Учет движения денежных средств в кассе ООО «Издательский дом «Регион»

При   работе   с   кассовыми  документами  кассиром   ООО ИД «Регион»  соблюдать    следующие    требования: приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены полностью с использованием ЭВМ; в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления   (даже   оговоренные); прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только  в   день   их   составления; в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним  документы.

Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. В журнале указывают реквизиты  (номера и даты составления) всех приходных и расходных  кассовых   ордеров,   выписанных   в    организации. Журнал регистрации   приходных   кассовых   ордеров и  расходных   кассовых   ордеров  построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций.   Журнал   ведется   в    течение   года.

В исследуемой   организации   применяется  таблично-автоматизированная форма учета с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера. При этой форме учета первичные документы перед сдачей на машинную обработку комплектуют в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машинно-счетной станции или от ПЭВМ получают в качестве регистра бухгалтерского учета машинограмму “Ведомость учета денежных средств и расчетов”. При автоматизации учета на базе ПЭВМ с использованием АРМ бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в ЭВМ с формированием рабочей информационной базы по каждому счету.

 

 

3.2. Синтетический   и   аналитический   учет   кассовых   операций

 

На  предприятии   ООО  ИД «Регион»  бухгалтерский   учет  осуществляется    по   плану    счетов   бухгалтерского   учета    финансово – хозяйственной   деятельности.

Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы,              в    ООО ИД «Регион»  отражают в кассовой книге.

Кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В конце года все листы кассовой книги  пронумеровываются и прошнуровываются. На последнем листе книги указывается их общее количество. Количество листов книги заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.  При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления.

Срок  хранения  приходных   и   расходных   кассовых   ордеров, журнала  регистрации   приходных   и  расходных  кассовых   документов,   кассовой   книги   и   отрывных   листов     в    архиве   организации  -  5 лет.

Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и бухгалтер-кассир. Материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся  в   кассе   организации,   несет    бухгалтер-кассир.

Синтетический учет   денежных   средств    в   кассе   осуществляется   на    активном   балансовом    счете    50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.   По  дебету  счета  50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата)                  денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие   суммы   денежных   средств   в   кассе предприятия   на    начало    месяца    или    на   конец   месяца.   Оборот   по дебету – это   суммы,  поступившие   наличными   в   кассу,   оборот   по кредиту – суммы,   выданные    наличными   из   кассы.

В   ООО  ИД «Регион» применяется счет   50  субсчет  1 «Касса  организации».    

Поступление наличных денег  в кассу отражаются следующими бухгалтерскими    проводками:

1. Получены наличные деньги со счетов в банках:

           Дебет    50 «Касса»  

           Кредит  51 «Расчетный счет».

2.  Поступления наличных  денег от реализация продукции,  основных средств, прочих активов:

          Дебет    50 «Касса» 

          Кредит  62 «Расчеты  с  покупателями  и  заказчиками»;

                        76 «Расчеты  с разными   дебиторами  и кредиторами»;

                        90 «Продажи »;

                        91  «Прочие  доходы  и   расходы»

3.  Возврат в кассу  ранее выданных авансов, излишне  выплаченных сумм заработной   платы,   неизрасходованных   подотчетных   сумм:

          Дебет    50 «Касса»

          Кредит  70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

                        71 «Расчеты с подотчетными лицами»

4.  Поступления наличных  денег в погашение задолженности  по материальному ущербу и  очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный   капитал    предприятия,    и  по  исполнительным   документам:

           Дебет   50 « Касса »

           Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям»;

                        75 «Расчеты с учредителями»;

                        76 «Расчеты  с  разными   дебиторами  и кредиторами»

                        

5.  Поступления наличных денег   в счет   доходов   будущих периодов  (арендная   плата   авансом,  плата  за  коммунальные   услуги  и т.д.)

             Дебет   50 « Касса »

                 Кредит 98 « Доходы   будущих периодов »

Выбытие наличных денег  оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный счет:

          Дебет    51 « Расчетный счет »;

          Кредит 50 « Касса »

2. Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, суммы по   исполнительным   документам:

            Дебет  70 « Расчеты с персоналом  по оплате труда »;

                       71 « Расчеты с подотчетными лицами »;

                        73 « Расчеты с персоналом по  прочим операциям »;

                        75 « Расчеты с учредителями  »;

           Кредит 50 « Касса »

3. Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными   бедствиями:        

                     Дебет   99 « Прибыли и убытки  »

                     Кредит 50 « Касса »

4. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие  выплаты   за   счет  прибыли   организации:

                    Дебет   91 « Прочие   доходы   и   расходы »                      

                    Кредит 50 « Касса »

Анализ счета 50 «Касса» показывает, что в ООО ИД «Регион» по кассе проходят только операции, связанные с расчетами с покупателями и заказчиками, с выплатой заработной платы и расчетами с подотчетными лицами.

Схема бухгалтерских проводок по учету движения денежных средств в ООО ИД «Регион» за период 25-29 декабрь 2011 г. представлена в табличной форме (см. табл. 2).

Таблица 2

Учет движения денежных средств в ООО ИД «Регион»

с 25 по 29 августа 2011 г.

№ и дата совершения операции	Содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов		Основание для совершения операции
			Дебет	Кредит
ПКО 302 от 25.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от покупателя	3200	50/01	62	Кассовый чек
ПКО 303 от 25.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от продажи товаров, услуг	11050	50/01	90/01	Гашение ККМ
ПКО 304 от 26.12.11	Сдан остаток аванса не использованных денежных средств подотчетным лицам	1000	50/01	71	Авансовый отчет
РКО 207 от 26.12.11	Выплачен больничный лист	433	69/01	50/01	Больничный лист
ПКО 305 от 26.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от продажи товаров, услуг	18043	50/01	90/01	Гашение ККМ
РКО 207 от 27.12.11	Выданы денежные средства из кассы в под отчет	1500	71	50/01	Служебная с визой  директора
ПКО 308 от 27.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от покупателя	1200	50/01	62	Кассовый чек
ПКО 309 от 27.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от продажи товаров, услуг	4350	50/01	90/01	Гашение ККМ
ПКО 310 от 28.12.11	Поступление в кассу  наличных денежных из банка	50000	50/01	51	Получение наличных из банка по чеку
ПКО 311 от 28.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от продажи товаров, услуг	14685	50/01	90/01	Гашение ККМ
РКО 208 от 28.12.11	Выплачена заработная плата работником	52400	70	50/01	Платежная ведомость
ПКО 312 от 29.12.11	Поступление в кассу  денежных средств от продажи товаров, услуг	9071	50/01	90/01	Гашение ККМ

 

3.3. Инвентаризация   денежных   средств   кассы

 

Инвентаризация денежных средств кассы ООО  ИД «Регион»  проводится    регулярно   в соответствии  с   Порядком ведения   кассовых   операций   в    Российской   Федерации,   утвержденным    решением   Совета   директоров   ЦБ РФ от   22.09.1993г. №   40 и     сообщенного    письмом   Банка России   от   04.10.1993г. №  18.

Порядок  ведения   кассовых   операций   не  устанавливает   периодичность   проведения   инвентаризаций.  Однако   считается, что   оптимальный   период  для  проведения   инвентаризаций   кассы   является     один    календарный    месяц.

Проведение  инвентаризации  может   быть   обязательным   в   следующих   случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене кассира;
• если были выявлены факты хищения наличных денег;
• если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок  и  сроки  проведения  инвентаризации ООО ИД «Регион»  определяет   руководитель.   Инвентаризацию  проводит специальная   комиссия,   назначенная   приказом   руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и др. При проведении инвентаризации комиссия проверяет                       достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем   полного   пересчета.

Одновременно  с   проверкой  фактического  наличия  денежных   средств   и   денежных  документов в кассе организации проводится проверка:

• правильности  оформления   первичных   расходных   документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для   осуществления   расходования     денежных    средств;
• полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы  в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;
• полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по    приходным    кассовым   ордерам;
• соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного   года.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств  проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально- ответственными лицами по выданным подотчетным суммам.  Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с  которыми заключены   договоры   о  полной   материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет  (на  хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации,  на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Для   оформления   инвентаризации   применяют   формы   первичной   учетной   документации,  к ним относятся:

• ИНВ – 15  «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
• ИНВ – 16  «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности»;
• КМ – 9   «Акт  о  проверке  наличных  денежных   средств   кассы».

Результаты инвентаризации в  ООО  ИД «Регион» оформляется   актом  инвентаризации    наличных  денежных  средств в  двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию   организации,   второй   -  остается  у  материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в  трех  экземплярах.  Один  экземпляр передается  материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному   лицу,   принявшему   ценности,   и   третий    -   в   бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В организации могут  также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая   ревизия    возможна:

• по инициативе руководителя организации;
• по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная          приказом руководителя.  Если  ревизию проводят по требованию           налоговой  инспекции,  в  состав   комиссии   включают   ее   сотрудника (проверяющего).