Учет денежных средств

      Расходные кассовые документы  подписываются главным бухгалтером.  А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

    Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

    Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир  выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной  ведомости  делается  разрешительная  надпись  в  кассу  о  выдаче  денег  за  подписями  руководителя   предприятия  и  главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и  их  суммы  (прописью).  

    По  истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения  банка  для  оплаты  труда,  пособий,  премий  кассир  в платежной ведомости против фамилии лиц, не  получивших деньги, делает  пометку от  руки  “Депонировано”,  затем составляет  реестр    депонированных   сумм.  В ведомости  кассир  делает  надпись    о  фактически   выплаченных   и неполученных   суммах,   которую  заверяет  своей  подписью. На выписанный  по платежной   ведомости  сумму  выписывают  расходный  кассовый  ордер.

    Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

    Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

    При завершении операций кассир обязан подписать  расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные – «Получено», расходные -  «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

    Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО – 3) (Приложение №5). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

    Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитывают в кассовой книге  (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу (Приложение 4). В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста. 

    В обязанность кассира входит ведение  кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

    Записи  в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

    Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

    В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

    Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

    2.3  Инвентаризация денежных  средств, ревизия  кассы

    В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.                                                

    При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты я др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

    Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

    В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки  кассовых документов. Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира.

    Отдельные проверки кассовых операций и наличия  денежных средств могут производится:

    1) учредителями предприятий, вышестоящими  организациями (в случае их  наличия), а также аудиторами (аудиторскими  фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

    2) учреждениями банков, которые обязаны  систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

    3) в бюджетных организациях —  соответствующими финансовыми органами;

     4) органами внутренних дел в  пределах своей компетенции —  проверки технической укрепленности  касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

    2.4 Учет операций  на специальных  счетах в банке.

    Наряду  с расчетными счетами организации  могут иметь счета для учета  денежных средств целевого назначения, находящиеся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов.

    Учет  данных средств ведется на активном синтетическом счете 55 "Специальные счета в банках", который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов.

    К счету 55 "Специальные счета в  банках" могут быть открыты субсчета:

    55-1 "Аккредитивы";

    55-2 "Чековые книжки" и другие.

    Порядок осуществления расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется Центральным банком РФ.

    1) Зачисление денежных средств  в аккредитивы (т. е. открытие  аккредитива) отражается следующей проводкой:

    Дебет счета 55-1 «Аккредитивы» 

    Кредит  счетов 51 «Расчетный счет», 66 "Расчеты  по краткосрочным кредитам и займам";

    2) По мере использования этих  средств (на основе выписок  банка) производится запись:

    Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»

      Кредит счета 55-1 «Аккредитивы»;

    3) Оставшиеся (неиспользованные) средства  возвращаются на тот счет в банке, с которого они были ранее перечислены и отражаются бухгалтерской записью:

    Дебет счета 51 «Расчетный счет»,

      Кредит счета 55-1 «Аккредитивы».

    Аналитический учет по субсчету 55-1 «Аккредитивы»  ведут по каждому выставленному  аккредитиву.

    На  субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком.

    1) Выданные чековые книжки отражают  следующей бухгалтерской проводкой:

    Дебет счета 55-2 «Чековые книжки» 

      Кредит счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других подобных счетов.

    2) По мере оплаты задолженности  чеками их списывают следующими  бухгалтерской проводкой:

    Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

    Кредит 55 «Специальные счета в банках».

    Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной  организацией (не предъявленным к  оплате), остаются на счете 55 "Специальные  счета в банках"; сальдо по субсчету 55-2 "Чековые книжки" должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации.

3. Суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшиеся неиспользованными) отражаются:

Дебет счета 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета"

Кредит 55 "Специальные счета в банках"

    Аналитический учет по субсчету 55-2 "Чековые книжки" ведется по каждой полученной чековой книжке.

    На  отдельных субсчетах, открываемых  к счету 55 "Специальные счета  в банках" учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной  организации средств целевого финансирования. В частности, поступивших бюджетных средств, средств на финансирование капитальных вложений, аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета, и так далее.

    Филиалы, представительства и иные структурные  подразделения организации, выделенные на отдельный баланс, которым открыты текущие счета в кредитных организациях для осуществления текущих расходов (оплата труда, отдельные хозяйственные расходы, командировочные суммы и т.д.), отражают на отдельном субсчете к счету 55 "Специальные счета в банках" движение указанных средств.