Учет денежных средств

    Если  предприятию необходимо выплатить наличные денежные средства другой организации, то избежать штрафа можно только одним способом: сумма выплаты в рамках одного договора не может превышать 60000 рублей. Соответственно выплатить сумму, превышающую 60000 рублей, можно только в том случае, если основанием для осуществления выплаты является несколько разных договоров. Причем размер оплаты по каждому договору не должен превышать 60000 рублей.

    Для расчетов с физическими лицами (как  предпринимателями, так и не предпринимателями) никаких ограничений не существует.

    Поэтому физическое лицо предприятия может  в рамках одного договора выплатить  наличными любую сумму, в том  числе и превышающую 60000 рублей. 

    Ответственность за несоблюдение Порядка  ведения кассовых операций.

    К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

    Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 " Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей " предусмотрена следующая ответственность за нарушение правил ведения операций наличными денежными средствами:

1. за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;
2. за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверхустановленных предельных сумм - штраф в двух кратном размере суммы произведенного платежа.

    Согласно  пункту 5 письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

    3) за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов – штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

    На  руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

    За  не установление лимита кассы ответственность не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из учреждений банков, лимит остатка считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность – сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена между предприятием и банком.

    В том случае, если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающем его банком и управлением инкассации установлен сверхлимитный остаток в кассе в случае не приезда инкассатора, то это не является нарушением порядка ведения кассовых операций. Согласно п.9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 административная ответственность за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах не применима. Данный вывод подтверждается постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 5 ноября  1996г.  №3561/96.

    Исчисление  сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

    За  нарушение требований Закона РФ “О применении  контрольно-кассовых машин  при осуществлении денежных расчетов с населением” применяются штрафные санкции к гражданам в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), к должностным лицам от 30 до 40 МРОТ, к юридическим лицам от 300 до 400 МРОТ.

    Синтетический учет кассовых операций

    Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса». Счет 50 «Касса» предназначен для  обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

    По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

    Кассовые  операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.

    При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты  субсчета «Касса предприятия» и «Операционная  касса». На субсчете «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

    В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта).

    Когда в разрешенных законодательством  случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

    Денежные  средства в иностранной валюте и  операции с ними учитываются в рублях.

    Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Получены наличные деньги со счетов в банках:

        Дебет 50 «Касса» 

       Кредит 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный  счет», 55 «Специальные счета в  банках» 

2. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:

      Дебет 50 "Касса"

      Кредит 61 «Расчеты по авансам  выданным», 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда», 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»;

3. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников, по вкладам в уставный капитал предприятия и так далее;

            Дебет 50 "Касса" 

      Кредит 73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям»,75 «Расчеты  с учредителями», 76 «Расчеты »; 

4. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации:

      Дебет 50  "Касса"

      Кредит 79 «Внутрихозяйственные расчеты»

5. Поступление  в кассу процентов связанные с продажей и прочим списанием основных средств и иных активов:

    Дебет 50 " Касса "

    Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

6. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:

      Дебет 50 «Касса» 

    Кредит 67 "расчеты по долгосрочным кредитам и займам", 66 "Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам"

    Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета:

      Дебет 51 «Расчетный счет»,52 «Валютный  счет»

      Кредит 50 «Касса»

2. Оплачено задолженность поставщикам и по авансам полученным, по отчислениям в социальные фонды: 

      Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

      Кредит 50 «Касса»

3. Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:

    Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,71 «Расчеты с подотчетными лицами»,73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,75 «Расчеты с учредителями»,76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами»

    Кредит 50 «Касса»

    В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

    Дебет 50 "Касса"

    Кредит 91 " Прочие доходы и расходы ".

    Недостача денег в кассе подлежит взысканию  с материально ответственного лица (кассира), что и отображается бухгалтерской записью:

    Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

    Кредит 50 "Касса"

    и одновременно:

    Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

    Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей".

    В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они  не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

    Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"

    Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей.

    2.2 Документальное оформление  поступления и  выдачи наличных денежных средств.

    Все кассовые операции должны оформляться  унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ и согласованными с Министерством экономики РФ.

    В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета  в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и прочее. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка.

    Чек  денежный - является приказом предприятия  банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег, необходимых на выплату заработной платы, пособий или пенсий, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Чек выписывается от руки чернилами или шариковой ручкой, при этом фамилия, имя, отчество получателя средств и сумма пишутся с заглавной буквы, обязательно с начала строки, а свободные места в строках прочеркиваются сплошной чертой. Одновременно с заполнением чека его реквизиты переносятся в корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке и являющийся оправдательным документом. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

    При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых  предприятий необходимые документы.

    Сдача наличных денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными.

    Объявление  на взнос наличными выписывается при внесении наличных денег на расчетный  счет. В нем проставляются номер  расчетного счета, сумма взноса и  дата. В подтверждение о получении  денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

    Утверждены  согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные  формы первичной учетной документации вступившие в действие с 1 января 1999 года (в ред. от 03.05.00): № КО-1 "Приходной кассовый ордер", № КО-2 "Расходный кассовый ордер", № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", № КО-4 "Кассовая книга", № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств". (Приложение №8)

    Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главный бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия (Приложение №3). При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№Т-49, Т-51) или другим надлежащем оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) (Приложение №4).