Учет денежных средств

   Правилами расчетов организации с работниками, направленными в командировки, установленными в инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Министерством финансов СССР (совместно с Госкомтрудом СССР и ВЦСПС) приказом от 07.04.88 № 62 , - в части командировок внутри страны;

   постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. от 21.03.98), а также Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.81 № 144, 02.06.82 № 121, 24.02.89 № 71, постановления Минтруда РФ от 20.08.92 № 12), - в части командировок за пределы России;

   указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.10.98 № 383-у «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» (в ред. от 18.06.99), определяющими порядок покупки иностранной валюты за рубли, в том числе на командировочные расходы;

   Положением Центрального банка Российской Федерации от 25.06.97 № 62 о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, определяющим порядок использования иностранной валюты для командировок.

   При выдаче денежных средств организация обязана:

   определить  сумму подотчетных средств и  срок, на который она выдается;

   получить  от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

   выдавать  денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

   запретить передачу подотчетных денежных средств  от одного работника другому;

   определить  перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет.

   Список  работников, которым могут выдаваться деньги под отчет, а также порядок предоставления отчетов об использовании этих сумм утверждаются внутренними распорядительными документами организации (приказ, распоряжение руководителя предприятия и т.п.). Выдача наличных денег под отчет на расходы связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели .На основании приказа о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды.

   Выдача  наличных денег под отчет или  в порядке  возмещения перерасхода  по авансовому отчету  из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Организация может выдать подотчет любую сумму ( В Порядке ведения кассовых операций нет ограничения размеров выдаваемых сумм). После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляет на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

   После этого бухгалтерия погашает аванс ( списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но неизрасходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия.

   В случае не предоставления авансового отчета и невозвращения в кассу остатка неиспользованного аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

   Эти суммы включаются в облагаемый подоходным налогом доход работника. По средствам выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по Дт 71, налог не удерживается.

   Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

   Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

   Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

   Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты – при списание израсходованных сумм.

   При наличии  внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам (счет 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами  по загранкомандировкам”). Пересчет выданной суммы (аванс на командировочные расходы) иностранной валюты в рубли производится по курсу БР на дату выдачи. Валюта может выдаваться из кассы и в том случае, когда вернувшийся  из командировки работник имеет перерасход по авансу, признанный организацией. Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие  в утвержденный перечень. Запрещается использование средств  в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

   Неиспользованный  на командировочные расходы аванс  должен быть внесен работником в кассу  организации в иностранной валюте ( не обязательно  в той, в которой  был выдан). Полученная таким образом с работником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течении 10 дней с момента  ее возвращения в кассу организации. В случае несостоявшейся командировки наличная валюта должна быть возвращена в уполномоченный банк в течении 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки. Сданная в банк наличная валюта зачисляется им  на текущий валютный счет организации.

    Записи  на счетах производятся как  по видам валют, так и в  рублевом эквиваленте. Остатки  валют в подотчете подлежат  переоценке по курсу ЦБ РФ, действующему на последний календарный день в отчетном периоде. Может возникнуть курсовая разница курсовая разница, которая отражается  в первую очередь на том счете, где возникает, т.е. по счету 71.

   Основные  проводки по счету 50 « Касса » 

 

   Глава 5. Инвентаризация  денежных средств

   Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

   Порядок проведения инвентаризации активов  и обязательств организации подлежит утверждению одновременно с принятием  учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет),

   Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

   Руководитель  организации может принять решение  о проведении дополнительных внеплановых инвентаризаций.

   Обязательная  ежегодная инвентаризация имущества  и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного  года и закончена до его завершения.

   Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

   Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49

   Сведения  о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи (акты).

   Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственного лица. При  этом не допускается вносить в  описи данные об остатках ценностей  со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

   После завершения инвентаризации описи, оформленные  в установленном порядке и  подписанные членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, сдаются в бухгалтерию организации.

   Анализ  результатов инвентаризации в бухгалтерии  организации заключается в проверке наличия расхождений между фактическими данными, полученными в процессе инвентаризации, и показателями по данным бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений составляются Сличительные ведомости.

   В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества и его порча относятся:

   - в  пределах норм естественной убыли  - на издержки производства и  обращения;

   - сверх  норм естественной убыли - на  счет виновных лиц. При отсутствии  норм убыль рассматривается как  недостача сверх норм.

   Если  в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении  операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых  неправильно определена налоговая база при исчислении налогов и сборов, то необходимо внести изменения в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку платежей.

   Инвентаризация  кассы

   Инвентаризация  наличных денежных средств в кассе  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

   Для обеспечения  надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

   Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.