Учет денежных средств

Деньги по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные - «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО - 3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера  кассовым  документам,  проверяется  полнота произведенных  кассиром  операций.

Кассовые  документы  составляются  на  основании  первичных  документов,  оформляющих  хозяйственную  операцию,  которая  в  данном  документе  указывается как приложение  (например,  при  получении  в  кассу  от  подотчетного  лица  остатка  неиспользованного  аванса – это  авансовый  отчет,  материальной  помощи – заявление  с  визой  руководителя,  вклада  от  учредителя -  решение собрания  учредителей  и т. д.).

После записи  в Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные ( расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги (ф. № КО-4).

Кассовая книга является отчетным регистром строгой отчетности. Поэтому она должна быть пронумерована и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью организации с указанием следующей записи: «В этой книге  пронумеровано и прошнуровано - листов» и подтверждением ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист Кассовой книги, состоящий  из двух частей, сгибается с вложением  внутрь листа копировальной бумаги и заполняется чернилами или  шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенными к ней оправдательными  документами  по приходу расходу денежных средств передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Затем осуществляются записи по приходу денежных средств с указанием номера документа, на основании которого делается запись, и от кого получено с указанием номера корреспондирующего счета,  субсчета. Последняя графа заполняется бухгалтером, принимающим отчет кассира. После указания всех сумм по приходу за отчетный день приводятся номера расходных документов со ссылкой, кому выдано, с заполнением графы 5 «Расход, руб. коп.». Подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием, в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии.

В условиях обеспечения полной сохранности  кассовых документов Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы при этом формируются в виде машинограммы «Вкладной лист Кассовой книги». Одновременно печатается машинограмма «Отчет кассира». Оба документа печатаются с одинаковой нумерацией автоматически в порядке возрастания с начала года. Обе машинограммы должны включать все реквизиты, предусмотренной формой Кассовой книги, иметь одинаковое содержание и быть составленными к началу следующего дня. Другими словами, к ним предъявляются те же требования, что и при составлении отчета кассира в условиях ручной подготовки.

В машинограмме «Вкладной лист Кассовой книги» последним за каждый месяц автоматически  печатается общее количество листов за отчетный месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов Кассовой книги за год.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги должен обеспечивать главный бухгалтер организации. [11,с. 182]

В целях контроля за правильностью  отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы. На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке, форма которой  приведена в Акте инвентаризации наличных денежных средств (ф.№ ИНВ-15). Комиссия сверяет сальдо по ведомости № 1 с данными Кассовой книги и фактической наличностью. Результаты инвентаризации  оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается  в бухгалтерию, а второй остается у кассира. В случае смены материально - ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается прежнему кассиру; второй экземпляр – материально – ответственному лицу, вступившему в должность кассира; третий - в бухгалтерию. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя организации, который принимает соответствующее решение.

Банк не реже одного раза в квартал  должен проверять состояние кассовой дисциплины клиента. При выявлении нарушений он направляет в налоговый орган  представление с приложением копий справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности. При несоблюдении кассовой дисциплины руководителем организации на него налагается штраф в сумме 50-кратного размера месячной оплаты труда. [11,с.184]

 

1.3. Теоретические основы  учета денежных средств на  расчетном счете

 

Свободные денежные средства  сверх  лимита, согласованного с банком, организация, выступающая в качестве юридического лица и имеющая самостоятельный баланс, обязана хранить на расчетном счете.

Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договорами. Формы расчетов между плательщиками и получателем средств определяют договора (соглашением, отдельными договоренностями).

Это способствует ускорению  денежного оборота, предотвращению инфляции, эффективному осуществлению кредитных, расчетных и кассовых операций, обеспечению сохранности денежных средств.

Расчетные счета открываются  предприятиями, являющимися юридическими лицами и имеющими самостоятельный баланс. Расчетный счет является основным счетом предприятия, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня. В соответствии с Указом Президента РФ от 21 марта 1995 г. № 291 количество расчетных счетов, которое необходимо для осуществления расчетов определяется самим предприятием. [19,с.142]

Порядок открытия  расчетного счета, совершения и оформления операций по нему определяется Центральным банком РФ.

Для открытия счета в  банке представляются следующие  документы:

1. Заявление на открытие  счета;

Заявление подписывается  руководителем и главным бухгалтером  владельца счета. Если в штате нет должности главного  бухгалтера, заявление подписывается только руководителем.

2. Копия свидетельства  о государственной регистрации  предприятия;

3. Копия надлежаще  утвержденного устава предприятия;

4. Документ о законности  открытия предприятия (нотариально заверенное решением учредителей);

5. Справка налоговой  инспекции о постановке на  налоговый учет;

6. Карточка с образцами  подписей и оттиска печати (нотариально  заверена).

Карточка с образцами  подписей и оттиска печати подписывается  руководителем и главным бухгалтером предприятия, которому открывается счет. Если в штате предприятия нет должности главного бухгалтера, то карточка подписывается только руководителем.

Банк вправе  открывать  расчетный и иные счета организациям только при предъявлении этими организациями документа, подтверждающего постановку на учет  в органе налоговой службы, а физическим лицам – предпринимателям – при представлении информации об их идентификационных номерах налогоплательщиков. Сообщения об открытии или закрытии счетов кредитная организация обязана передать в орган налоговой службы не позднее трех дней, следующих за днем соответствующего открытия или закрытия таких счетов.

Каждому открытому счету  присваивается номер, о чем делается отметка в уставе предприятия, заверенная печатью банка. Этот номер в дальнейшем указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств на расчетном счете. При возникновении изменений в названии предприятия, характере его уставной деятельности, состава распорядителей расчетным счетом в указанную документацию вносятся соответствующие изменения, а при реорганизации предприятия (разделения, слиянии и т.д.) – предоставляются новые документы. [17,с.96]

Банковское расчетно-кассовое обслуживание предприятия осуществляется по договору между предприятием и учреждением банка, в котором оговариваются стоимость банковских услуг предприятию, размер начисляемых процентов за хранение денежных средств и другие обязательства сторон.

Операции по расчетному счету, как правило, осуществляются на основании письменных распоряжений владельцев счета, оформляемых специальными банковскими документами:  внесение наличных денег – по объявлениям о взносе; получение наличных денег с расчетного счета – по денежным чекам; перечисление денег – по платежным поручениям, расчетным чекам, аккредитивам, платежным требованиям.

Списание денежных средств  со счета производится в соответствии со статьей 855  Гражданского кодекса  РФ часть вторая (в редакции Федерального закона от 24.10.97 № 133 - ФЗ). При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, представленных к счету, списание этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не  предусмотрено законом. При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности. [18,с.134]

В первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов.

Во вторую очередь  производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору.

В третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим  перечисление или выдачу денежных средств  для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и фонды обязательного медицинского страхования.

В четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди.

В пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований.

В шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной  очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Расчетные документы  должны соответствовать требованиям  установленных стандартов и содержать:

1) наименование расчетного  документа;

2) номер расчетного документа,  число, месяц, год его выписки.  Число - указывается цифрами, месяц  - прописью, год - цифрами. На расчетных  документах, заполняемых на вычислительных машинах, допускается обозначение месяца цифрами;

3) номер банка плательщика; наименование  банка плательщика вместе с  наименованием банка плательщика  в тексте документа может быть  поставлено и его фирменное обозначение;

4) наименование плательщика,  номер его счета в банке;

5) наименование получателя  средств, номер его счета в  банке; наименование банка получателя (в чеке не указывается), номер банка - получателя средств.

Допускается рациональное сокращение наименования плательщика  и получателя средств, не затрудняющее работу банков и клиентов;

6) назначение платежа  (в чеке не указывается). Наряду  с текстовым наименованием можно поставить кодовое обозначение;

7) сумму платежа, обозначенную  цифрами и прописью;

8) на первом экземпляре - подписи предприятия, независимо  от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск печати.

Расчетные документы  принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных , должностными лицами, имеющими право  подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке.[17,с.95]

Расчетные документы  по операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями  от имени юридического лица, подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.

Расчетные документы  по операциям, осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке с образцом подписи, без оттиска печати.