Учет денежных средств

-  управление денежными потоками, изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход; 

-    контроль за  оплатой счетов, получение долгов  с заемщиков и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты из кассы.

Учет денежных средств  в кассе предприятия ведется  в соответствии с  Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации (письмо Центрального Банка России № 40 от 22.09.1993).[6,с.2]

Касса организации предназначена  для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных билетов, акций, облигаций и др.).

В соответствии с действующими нормативными актами (Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и др.) помещение кассы должно быть специально оборудовано, оснащено охранной сигнализацией.

Организация обязана  обеспечить сохранность денег в  помещении кассы, а также при доставке их из банка или иной кредитной организации и наоборот. Администрация несет в установленном законодательством порядке ответственность в тех случаях, когда по ее вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу  во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.[18,с.196]

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в  опечатанных кассирами пакетах,  шкатулках и т. п. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы  и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или  решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный  бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

В результатах проверки составляется акт в четырех экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – отсылается в страховую компанию, третий – высылается в вышестоящею  организацию (в случае ее наличия), а четвертый – остается у предприятия. [14, с.16]

Руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств  кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения  и размер суммы  доставляемых  средств и ценностей;

- допускать в салон транспортного  средства лиц, не назначенных  руководителем предприятия для их доставки;

- следовать пешком, попутным или  общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и  другие т. п. места; 

- выполнять какие – либо поручения  и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.[14,с.65]

При принятии на работу кассира издается приказ и после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и из-за небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

У организации должна быть одна (главная) касса. При наличии  у нее большого количества подразделений  на наиболее удаленных из них могут  быть открыты кассы-филиалы или  пункты выдачи заработной платы, пособий и компенсаций.

Перечень лиц, которым  поручается исполнение кассовых операций, определяется приказом руководителя организации с возложением на них полной материальной ответственности. Права и обязанности, установленные для кассиров Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, распространяются и на работников организации, выполняющих их функции при отсутствии в штатном расписании должности кассира.

Кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами  первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. [11,с.176]

С 1 января 1999 года вступили в силу унифицированные формы  первичной учетной документации: № КО-1  «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,  № КО-4 «Кассовая книга»,  № КО-5  «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.[21,с.9]

В кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетных  счетов, а также в результате платежей наличными за товарно-материальные ценности и  услуги,  при  возврате  ранее  выданных  сумм  и т. п.

Для  получения   денег  со  своих счетов  организации  выдается  чековая  книжка.  В чеке  указывают  назначение  требуемой  суммы  (на  оплату труда, хозяйственные расходы и т. п.). Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок  с  указанием  полученной  суммы -  у организации.

Выручки за реализованную  продукцию, в виде платы за коммунальные услуги, перевода сумм с расчетного счета предприятия и пр.

Поступление денежных средств  имеет место в результате оприходования кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным  распоряжением  руководителя  предприятия.[21,с.18]

Приходный кассовый ордер  выписывается работником бухгалтерии  в одном экземпляре, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.  

По строке «Основание» указывается  содержание хозяйственной операции, а по строке «В том числе» - сумма НДС цифрами. Если операция не предусматривает обложению какого – либо наименования продукции(работ, услуг) данным налогом, то по указанной выше строке делается запись «без налога (НДС)». По строке «Приложение» указываются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления.

Вторая часть приходного кассового  ордера – квитанции является его  отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу.  Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером и кассиром, заверена печатью (штампом)  кассира  или оттиском  кассового  аппарата и зарегистрирована в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.№ КО-3).[11,с.176]. После этого квитанция выдается лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по оприходованию  денежных средств.

В большинстве случаев при получении  денежных платежей от физических лиц  по коммерческим  операциям  кроме  квитанции  к приходному ордеру им выдается чек контрольно-кассовой машины.

Предприятие могут иметь  в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных  банками ежегодно по согласованию с  руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе  предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно–кассовое  обслуживание, расчет по форме №0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в кассу».

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Установлено, что предприятия обязаны  сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

При этом наличные деньги могут быть сданы в дневные  и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при  предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. [21,с.4]

За накопление в кассе  наличных денег сверх установленных  лимитов и за превышение предельной суммы расчетов наличностью согласно действующему законодательству к самой организации и ее руководителям могут быть применены штрафные санкции.

Что касается выдачи наличных денег из кассы предприятия, то кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.).

Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование  и  номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указание  полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную плату, пособия по временной  нетрудоспособности, премии кассир выплачивает  по платежным ведомостям. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). [27,с.147]

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки "Депонировано", затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в  расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки,  помарки  или исправления в кассовых документах не допускаются.