Учет денежных средств и расчетов неденежными средствами

    Контроль  за применением  контрольно-кассовой техники возлагается на налоговые  органы, которые:

• осуществляют контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Федерального закона;
• осуществляют контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
• проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
• проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
• налагают штрафы в случаях и порядке, которые установлены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Федерального закона.

 
 
 

2. Документирование и учет денежных средств и денежных документов в кассе организации, порядок ведения кассовых операций 

     Денежные  средства организации могут находиться в виде наличных денег и денежных документов на расчетных, текущих, специальных  счетах в банках, в выставленных аккредитивах, чековых книжках и  т. д.

     Порядок хранения и расходования денежных средств, открытия счетов, а также порядок  проведения безналичных расчетов и  ведения кассовых операций устанавливаются  Центральным банком России в соответствии с действующим законодательством.

            Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым кредитным учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

      Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

      Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей.

      Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

     Наличные  деньги поступают в кассу организации:

• с банковских счетов организации;
• от покупателей (выручка от продаж);
• от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм);
• в оплату за денежные документы;
• от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба);
• от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

     Операции  по поступлению денежных средств в кассу оформляются - Приходным кассовым ордером (форма КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу.

     Деньги, которые поступают в кассу  как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением  кассового аппарата, т.е. помимо квитанции  к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение  дня таких операций совершается  несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а  в конце дня на сумму общей  выручки оформляется один приходный  ордер.

     Выписанный  приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1 «Корреспонденция счетов по приходу денежных средств» 

 

     Операции  по выдаче денежных средств из кассы  оформляются - Расходными кассовыми ордерами (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

     Выписанный  расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

     Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
2. выдача денег под отчет сотрудникам организации;
3. сдача наличных денег в банк;
4. выплаты поставщикам;
5. выплаты учредителям.

 

Таблица 2 «Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств  из кассы» 

 

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в ней  должно быть заверено подписями руководителей  организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Один лист кассовой книги отрывной, его  сдают в конце дня со всеми  приходными и расходными документами  в качестве отчета по кассовым операциям  под расписку в кассовой книге. Подчистки  и неоговоренные исправления  в кассовой книге запрещаются. Сделанные  исправления заверяются подписями  кассира и главного бухгалтера организации.

     К счету 50 "Касса" могут быть открыты  субсчета:

50-1 "Касса  организации";

50-2 "Операционная  касса";

50-3 "Денежные  документы" и др.

     На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.

     На  субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями  при необходимости.

     На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе  организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки  государственной пошлины и другие денежные документы.

     Также в торговле применяются формы первичной учетной документации 
по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин:

     1. Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1). Применяется при вводе в эксплуатацию новой контрольно - кассовой машины и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули.

     2. Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2). Применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно - кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно - кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию.

     3. Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма № КМ-3). Применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

     4. Журнал кассира-операциониста (форма  № КМ-4) Применяется для учета  операций по приходу и расходу  наличных денег (выручки) по  каждой контрольно - кассовой машине  организации, а также является  контрольно - регистрационным документом  показаний счетчиков.

     5. Журнал регистрации показаний  суммирующих денежных и контрольных  счетчиков контрольно-кассовых машин,  работающих без кассира-операциониста  (форма № КМ-5). Применяется в  организациях, работающих без кассира  - операциониста (в случае установки  ККМ на прилавках магазинов  или для работы официанта), для  учета операций по приходу  наличных денег (выручки) по  каждой контрольно - кассовой машине, а также является контрольно - регистрационным документом показаний  счетчиков.

     6. Справка-отчет кассира-операциониста  (форма № КМ-6).  Применяется  для составления отчета кассира  - операциониста о показаниях  счетчиков контрольно - кассовой  машины и выручке за рабочий  день (смену).

     7. Сведения о показаниях счетчиков  контрольно-кассовых машин и выручке  организации (форма № КМ-7). Применяется  для составления сводного отчета  о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке  организации за текущий рабочий  день и является приложением  к Справке - отчету кассира  - операциониста за текущую дату.

     В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Фактически недостача или излишки представляют собой установленное при инвентаризации, ревизии или проверке несоответствие наличия денежных средств данным бухгалтерского учета.

     Любая недостача или излишки (независимо от причины их возникновения), выявленные в процессе инвентаризации или ревизии, должны быть отражены в учете организации.

     Если  при проверке выявлена недостача, то первоначально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

     Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в этом случае «работает» следующим  образом: по недостачам и порче ценностей  записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных  ценностей. При этом, используется бухгалтерская  проводка (в случае недостачи в кассе) - Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 50 «Касса».