Стан та напрямки удосконалення готівкових грошових коштів на підприємстві!

Касові операції здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за прийняті на зберігання гроші і цінні папери і за збитки, скоєні організації,  підприємству,  як в результаті  навмисних дій так і недбалого або недобросовісного відношення до своїх обов'язків. Тому при прийнятті касира на роботу з ним заключається договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру забороняється передовіряти доручену йому роботу іншим особам. Головні бухгалтера та інші працівники, які користуються правом підпису касових документів, не можуть виконувати обов'язки касира.

Для видачі заробітної плати, премії і при других масових  виплатах, наказом керівника можуть зазначатися спеціальні особи (громадські касири); під розписку вони одержують в відповідності з потребою грошей в касі, а потім звітуються перед касиром.

Гроші, які  зберігаються в касі, відносяться  до ненормованих оборотних засобів.

Готівкова виручка, одержана від реалізації товарів (робіт, послуг), може використовуватися ними в необхідних розмірах для забезпечення своєї статутної та господарської діяльності (крім здійснення виплат, пов'язаних з оплатою праці та виплатою дивідендів (доходу).

Кошти на виплати, пов'язані з оплатою праці та виплатою дивідендів (доходу), всі підприємства незалежно від форм власності мають одержувати виключно з кас банків.

Готівка, видана під звіт на відрядження, але не витрачена, має бути повернена до каси підприємства не пізніше 3 робочих днів після закінчення відрядження, а видана на всі інші цілі - 10 робочих днів з дня видачі її під звіт і здана до каси банку не пізніше наступного дня.

Готівка, що видана під звіт, але не витрачена і  не повернена до каси підприємства протягом 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (за відрядження - протягом 3 робочих днів після закінчення відрядження), починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків, включається до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті сума порівнюється зі встановленим лімітом залишків готівки в касі.

У разі витрачання підприємством готівки з виручки  на виплати, пов'язані з оплатою праці і виплатою дивідендів (доходу), ці кошти включаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі виплати, з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.

Всю грошову  наявність зверх встановленого  ліміту залишку готівки в касі, підприємства повинні здавати для  зарахування на рахунок в банку.

Зверх встановлених лімітів підприємства мають право  зберігати в своїх касах гроші тільки для виплати заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендії, пенсії і премії на протязі трьох днів, з дня отримання цих грошей в банку, включаючи день отримання. Своєчасно не виплачена заробітна плата повинна бути здана касиром у банк. При необхідності розрахуватись з робітником банк видає необхідну суму по першій вимозі підприємства.

Гроші, отримані підприємствами із банку, повинні використовуватись ними суворо по цільовому призначенню.

 

 

4.2. Порядок приймання і видачі готівки та оформлення касових

документів

 

Порядок приймання, зберігання, використання та обліку грошових коштів у касі підприємств і організацій усіх форм власності регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 02.02.95 № 21 у редакції постанови Національного банку України від 13.10.97 № 334 з урахуванням змін і доповнень, внесених постановами Правління Національного банку України від 22.05.98 №206; від 19.01.99 № 16; від 04.01.2000 №3.

Надходження грошей в касу і видача їх із каси, незалежно від використання касових апаратів, оформляються прибутковими і видатковими касовими ордерами (ф. № КО-І і ф. КО-2), які виписуються і реєструються бухгалтером. Нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів ведеться по порядку, починаючи з 1 січня і до кінця року. До передачі в касу прибуткові і видаткові касові ордери реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, виписані на підставі платіжних відомостей на оплату праці та інших подібних до неї платежів, реєструються після видачі грошових коштів із каси.

Одноразові виплати грошей із каси на оплату праці окремим особам, що не перебувають в обліковому складі підприємства, проводяться при поданні паспорта або замінюючого його документа за видатковим касовим ордером, у якому ставляться підпис в одержанні і дані поданого документа. Гроші, видані під звіт на службові відрядження, але не витрачені, мають бути повернені в касу підприємства не пізніше трьох робочих днів від дня видачі. Ніякі підчистки або виправлення в касових документах не допускаються.

В міру видачі або отримання грошей касир прибуткові і видаткові касові ордери і додані до них документи погашає штампом (або надписом від руки) «Оплачено», «Отримано» із зазначенням дати. Це запобігає можливості повторного використання цих документів.

Облік касових  операцій ведеться в Касовій книзі (ф. № КО-4). Листки Касової книги мають бути завчасно пронумеровані, прошнуровані й опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість листків у Касовій книзі засвідчується підписами керівника підприємства і головного бухгалтера і скріпляється печаткою. Записи в Касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір. Другий (відривний) листок книги служить звітом касира, який наприкінці дня разом з доданими документами надається бухгалтеру (під розписку в касовій книзі) для перевірки правильності записів і виведених залишків грошових коштів на кінець дня.

Касові документи  після складання звіту касира і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців в окремому сейфі або в спеціальному приміщенні.

Крім готівки  в касі можуть зберігатися грошові  документи і бланки суворої звітності. До грошових документів належать, зокрема,:

• акції,
• облігації й інші цінні папери;
• путівки в будинки відпочинку і санаторії;
• поштові марки, марки держмита, проїзні квитки тощо.

Надходження і видача здійснюються за прибутковими та видатковими касовими ордерами і відображаються на рахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» або 332 «Грошові документи в іноземній валюті» (з подальшим складанням касиром звіту про рух грошових документів).

Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами. Бланки суворого обліку, які знаходяться на зберіганні і видаються під звіт (бланки товаро-супровідних документів тощо), обліковуються на забалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». Аналітичний облік ведеться по кожному виду бланків із зазначенням даних про місце зберігання, нумерації, кількості і вартості таких бланків.

Найважливішими  вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:

• негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;
• виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;

- погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;

- встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по не підписаних документах.

 

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджено Міністерством статистики України за угодою з НБУ і Міністерством фінансів України, і які мають використовуватися без змін на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підзвітності і форм власності.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3. Порядок ведення касової книги і зберігання грошей.

 

Надходження і видачу грошей обліковують у Касовій книзі (тип, ф. № КО -4), записи до якої робить касир відразу після одержання або видачі грошей за кожним ордером чи документом, який його замінює. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок грошей у касі на наступний день і передає до бухгалтерії відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими і видатковими касовими документами, як звіт касира, під розписку в касовій книзі. Підприємство веде тільки одну касову книгу. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучною печаткою. На останній сторінці касової книги необхідно указати кількість пронумерованих сторінок, яка завіряється підписами керівника господарства та головного бухгалтера господарства.

Відокремлені  підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів або застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами, самостійно здають готівкову виручку до каси установи банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством – юридичною особою, до складу якої вони входять.

Підприємства, за умови забезпечення належного  зберігання касових документів, можуть вести касову книгу в електронній  формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Записи в  касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових  документів. Записи в касовій книзі  мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто Із залишками  на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" наприкінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії за власноручним підписом у "Вкладному аркуші касової книги".

"Вкладний  аркуш касової книги" протягом  року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

За наявності  в підприємства кількох касирів  старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки за власноручним підписом у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Касири наприкінці робочого дня зобов'язані скласти звіт про одержання авансу і готівки, прийнятих (виданих) за відповідними касовими документами, і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру за власноручним підписом у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Про аванси, одержані для оплати праці та виплати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт у встановлений термін з урахуванням дня їх одержання. До закінчення цього терміну касири зобов'язані щоденно здавати старшому касиру залишки готівки, яка не видана за видатковими відомостями. Готівка здається старшому касиру за власноручним підписом у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей із зазначенням сум.

За наявності  в підприємства тільки одного касира облік прийнятої та виданої готівки веде цей касир.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.4. Ревізія каси і контроль за дотриманням касової дисципліни.

 

Інвентаризація  каси.

Контроль за додержанням  касової дисципліни можна поділити на внутрішній та зовнішній.

Порядок проведення інвентаризації

Внутрішній  контроль здійснюється спеціальною  інвентаризацією комісією, призначеною наказом керівника. Раптова ревізія каси на підприємстві проводиться на підставі наказу керівника.

Ревізія каси перш за все передбачає інвентаризацію наявності грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства. Інвентаризація проводиться за обов'язкової участі касира.