Стан та напрямки удосконалення готівкових грошових коштів на підприємстві!

Перед інвентаризацією  касир зобов'язаний скласти звіт за документами за поточний день і дати розписку, де вказано що гроші, які надійшли в касу, оприбутковані і відповідно відображені як у прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені інвентаризаційній комісії. Даний звіт подається в бухгалтерію.

Подальшою процедурою є перерахунок готівки. Його спочатку проводить касир, а потім член Інвентаризаційної комісії. Як правило вся готівка в касі перераховується покупюрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні).

В такому випадку  перевіряючий перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії  їх відмічає окремим рядком. Окремим  рядком в акті вказується також кількість та сума наявних в касі грошових документів, до яких відносяться поштові марки, марки державного мита, цінні папери за їх номінальною вартістю.

Визначена в  процесі інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів відображається в спеціальному документі форми №-інв.-15 " Акт інвентаризації грошових коштів ". В цій формі вказується результат інвентаризації; недостача (списується на матеріально відповідальну особу) або надлишок (який зараховується в дохід підприємства). На кожен випадок відхилення касир зобов'язаний дати пояснення про його причини.

Перевірки касової  дисципліни здійснюється також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, Міністерство внутрішніх справ та фінансові органи.

У випадку відсутності  касира з поважних причин (хвороби), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості.

Особливу  увагу перевіряючі органи приділяють перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 10000 євро) розмірах знятих підприємцями зі свого рахунку.

Ліміт залишку  готівки 

Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах  лімітів залишку.

Ліміт залишку  готівки – це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитися в касі підприємства.

Всю готівку  понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.

Ліміт залишку  готівки в касі для кожного  підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.

Понадлімітні  залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленням йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.

Перевірка дотримання ліміту каси

Контролюючі органи здійснюють інвентаризацію готівкових коштів підприємства, результати якої відображають в Акті, який складається  в трьох примірниках (1-й – залишається на підприємстві, 2-й – у перевіряючий організації, 3-й - скеровується до відповідної податкової служби).

Під час перевірок  з'ясовують те, як підприємство дотримується ліміту каси. Для цього порівнюються записи про фактичні залишки готівки в касі за касовою книгою з установленим банком підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється виявлено перевищення ліміту каси, то визначають, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

За потреби  поглибленої перевірки повного  оприбуткування в касу готівкових коштів, одержаних з різних джерел можуть аналізуватися також обороти за дебетом рахунка 30 " Каса " порівняно з оборотами за кредитом кожного кореспондуючого рахунку з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та даними документів які підтверджують фактичне одержання підприємством певних сум готівки у відповідні строки.

При перевірці  цільового витрачання готівкових коштів, одержаних підприємством в установі банку, використовується банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, книга обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначанням. Крім того, можуть також використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки - фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо. Перевірці підлягають обороти за кредитом 30 "Каса".

4.5. Загальні правила визначення ознаки платіжності грошових

білетів та .розмінних монет Національного банку України

1. Грошові білети Національного банку України (далі за текстом —банкноти), щодо справжності яких не виникає жодних сумнівів, повинні прийматись для оплати та обміну організаціями будь-яких форм власності без обмежень, навіть якщо на них є такі пошкодження:

1. У будь-якому місці банкноти є плями, написи, надриви, а також природно зношені, забруднені, але від яких залишилось не менше, ніж 3/4 їх початкового розміру та видимі номінал, літери серії та номер;
2. Порвані, надірвані і склеєні, якщо окремі частини банкноти безперечно належать тій же банкноті і на них збереглись серія та номер і якщо місце склеювання не заважає визначити справжність банкноти та номінал.

Банкноти з переліченими дефектами вважаються зношеними і повинні прийматись банками від організацій будь-яких форм власності та фізичних осіб і вилучатись банками з обігу.

2. Підприємства, установи, організації, товариства не повинні приймати, але банки повинні обмінювати такі банкноти, щодо справжності і номіналу яких не виникає сумнівів.

2.1. Банкноти із загальним водяним знаком, яких залишилось менше 3/4, але більше ніж половина:

• пошкоджені вогнем або водою, у яких відсутня захисна стрічка, але на яких видимі номінал, серія та номер;
• забруднені, пописані;
• склеєні із частин однієї банкноти;
• змінили свій попередній колір під дією вологи, хімікатів тощо.

2.2. Банкноти  з фіксованим водяним знаком, які мають перелічені в п. 2.1 пошкодження і на яких залишився фіксований водяний знак незалежно від розміру пошкодженої банкноти.

Ці банкноти є неплатіжними, і банки повинні їх обмінювати на платіжні після підтвердження експертом або керівником кас їх справжності. Банки повинні обмінювати пошкоджені або зношені банкноти на платіжні за умов:

• якщо не виникає сумніву у їх справжності;
• якщо видимий номінал;
• якщо відсутня частина банкноти не може бути прийнята для обміну.

3. Монети приймаються до платежу й обмінюються у разі, якщо немає жодного сумніву щодо їх справжності і якщо на них збережені зображення малого герба України – ТРИЗУБА та цифра, що вказує її вартість.

1. Платіжні, але непридатні для обігу монети – деформовані, такі, що були під дією різних реагентів, вогню тощо, здаються до банківських кас і надалі вилучаються з обігу.
2. Монети, на яких зображення номіналу і малого герба України не проглядаються, з отворами, зламані тощо, є неплатіжними, не приймаються для оплати і не обмінюються.

4. Банківські установи повинні стежити, щоб гроші, які знаходяться в обігу, були чистими та якісними і не випускати в обіг порвані, склеєні, облиті фарбою, обгорілі, ті, що мають жирові або чорнильні плями, написи, пошкодження та природно зношені, погнуті та пошкоджені монети, а повинні їх відбирати і переводити до категорії зношених.

5. Банкноти, на яких є ознаки навмисних пошкоджень (із отворами, порізані, списані, із змитим малюнком, що не дає змоги визначити справжність та номінал, не мають номера та серії, не приймаються до платежів і не обмінюються банками.

6. Банкноти та монети, які викликають сумнів у їх справжності або які мають явні ознаки підробки, пред'явнику не повертаються, а підлягають вилученню з видачею пред'явнику довідки про прийняття на експертизу.

7. Банкноти та монети, які викликають сумнів у їх справжності, надсилаються на експертизу в департамент готівково-грошового обігу Національного банку України, а фальшиві та підроблені – до установ МВС на місцях.

8. За випуск в обіг пошкоджених банкнот та монет, перелічених в цих правилах і відмову в обміні цих пошкоджених справжніх банкнот і монет, винні в цьому банки та службові особи можуть бути оштрафовані Національним банком України або його регіональними управліннями за встановленими нормами.

9. Обмін зношених, пошкоджених банкнот та монет на платіжні проводиться банками безкоштовно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.6. Рекомендації щодо забезпечення схоронності коштів під час їх

зберігання  і транспортування.

 

Хто на підприємстві здійснює ведення касових  операцій?

Для ведення  касових операцій у штаті підприємства може бути передбачено посада одного або кількох касирів, які несуть повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих цінностей. Після рішення про призначення на посаду касира головний бухгалтер ознайомлює його під підпис з Положенням проведення касових операцій у національній валюті в Україні. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

У разі відсутності  касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що передані йому під відповідальність, перераховуються Іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

Підприємства, штатним розписом яких не передбачено  посади касира, виконання його обов'язків  можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

На підприємствах, які  мають відокремлені підрозділи або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплату праці, виплати допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій та премій можуть проводити за письмовим наказом керівника інші, крім касирів, особи, з якими укладається договір, і на яких покладаються обов'язки, установлені для касирів.

Хто забезпечує збереження грошових коштів ?

Підприємство  створює необхідні умови, що забезпечують збереження грошових коштів у касі, при доставці їх з установ банків або при внесенні на поточні рахунки.

Касою називається  спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів де, як правило, ведеться Касова книга. Керівники підприємств несуть персональну відповідальність у тих випадках, коли за їх провиною не було створено необхідні умови, які б забезпечили збереження готівки в касі або при транспортуванні. Двері в касу під час проведення грошових операцій повинні бути зачинені з внутрішнього боку. Доступ у касу особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Уся готівка  і цінні папери на підприємствах  зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, які після закінчення роботи закривають ключем і опечатують сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються в касира, а дублікати - в опечатаних касиром пакетах зберігаються в керівника підприємства. Зберігання в касі готівки й інших цінностей, які не належать цьому підприємству, заборонено.

Перед відкриттям каси і металевих шаф касир  зобов'язаний оглянути їх, упевнитися в справності сигналізації і якщо помічено будь-які пошкодження, зобов'язаний сповістити про це керівника підприємства, а ті, у свою чергу, – в органи внутрішніх справ і забезпечити охорону каси до появи працівників міліції.

Керівник підприємства має надати касиру охорону при транспортуванні грошових коштів з установ банків або здачі в них і в разі потреби транспортний засіб.

При транспортуванні  грошових коштів касиру, супровідним його особам і водію транспортного засобу забороняється:

• розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів, що перевозяться;
• допускати в салон транспортного засобу осіб, які не призначені керівником для доставки грошей;
• їхати попутним або громадським транспортом;
• відвідувати магазини, ринки та інші такі місця;
• виконувати якісь доручення, не пов'язані з транспортуванням коштів, і будь-яким іншим засобом відволікатись від доставки грошей за призначенням.