Расчёты с персоналоп по прочим операциям

2. Документы  второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный номер (ИНН)

· заводской  номер ККМ;

· порядковый номер чека;

· дата и  время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак  фискального режима.

Вместо кассового  чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления  документа;

· наименование организации, от имени которой составлен  документ;

· содержание хозяйственной операции

· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в  натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары»  и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого  товара не допускаются);

· должность  и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре  должны быть указаны:

· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· идентификационный  номер продавца (ИНН);

· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и  его почтовый адрес;

· идентификационный  номер покупателя (ИНН);

· наименование товара (работы, услуги);

· стоимость (цена) товара (работ, услуг);

· налоговая  ставка;

· сумма налога на добавленную стоимость;

· страна происхождения  товара;

Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий  вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу  представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной  стороне авансового отчета предусмотрены  отдельные графы для отражения  сумм расходов, фактически произведенных  подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема  первичной документации

В случае утери  каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник  по авансовому отчету отражает  неиспользованную сумму и возвращает  её в кассу организации;

2) утверждение  целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Однако для  уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без  первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

2.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ И  СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную  сумму соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена  курсовая разница при возвращении  подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредитуется  в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена  сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС,  отраженный в счете-фактуре по  приобретенным запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" Кредит 71

- приобретены  канцелярские принадлежности подотчетным  лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы,  возвращенные в кассу подотчетным  лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена  задолженность организации перед  работником на основании авансового  отчета;

Дебет 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача  будет удерживаться в течение  нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу  по расчетам с подотчетным  лицом нельзя возместить.