Расчеты с подотчетными лицами на государственном предприятии

Расходы по проезду к  месту командировки и обратно, возмещаемые  командированному работнику, складываются из следующих затрат (п.12 Инструкции № 62):

1. стоимости билета на самолет (поезд, иное транспортное средство общего пользования, кроме такси);
2. расходов по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;
3. расходов по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;
4. расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;
5. расходов по оплате страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы на проживание возмещаются  командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. Стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещается, а подлежит оплате самим командированным работником за счет суточных, возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. К дополнительным услугам относятся: стоимость завтраков, услуги химчистки, оплата за пользование мини-баром и пр.

Командированному работнику  возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме, а установленные законодательством нормы имеют значение исключительно для целей налогообложения. Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

Бухгалтер учреждения должен проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

К расходам, произведенным  работником с ведома или разрешения работодателя, относятся: оплата багажа, услуг связи, залов официальных лиц и делегаций, автостоянок, камеры хранения и др. Эти расходы не ограничиваются никакими нормами и возмещаются работнику в их фактическом размере при условии представления документов.

Особо следует оговорить  услуги залов официальных лиц  и делегаций. Этими услугами пользуются отдельные категории федеральных  государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» установлено, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент РФ.

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

• 212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;
• 222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;
• 226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;
• 290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие  отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

 

Заключение

 

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы  и нормативные акты, применяемые  в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

 

Список использованной литературы

 

1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
2. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2004.
3. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб.- 2005.
4. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
5. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58
6. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44
7. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41
8. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.
9. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.

 

Приложение 1

 

 

 

приложение  2

 

ООО «Мебель Комплект»

Приказ № 

от 200 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет

Приказываю:

1. В 200 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:

менеджеру

менеджеру

бухгалтеру.

2. Денежные средства  под отчет выдаются на срок  не превышающий 7 рабочих дней  с момента их выдачи.

Директор ООО «Мебель  Комплект» _________________/Горбенко Н.В./

 

 

ООО «Мебель Комплект»

 

Приказ № 

от 200 г.

О установлении размера (норм) суточных

 

Приказываю:

В 200 году установить размер суточных при командировках по территории России - рублей в сутки.

Директор ООО «Мебель  Комплект» _________________/Горбенко Н.В./

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 

 

Использование для автоматизации  бухгалтерского учета программы 1С:Предприятие  позволяет детализировать журнал-ордер  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе:

каждой проводки

 

Дата	Документ	Содержание	Нач.ост.Деб.	Нач.ост.Кред.	Деб.Оборот	44	50	Кред.Оборот	Кон.ост.Деб.	Кон.ост.Кред.
09.11.07	Расходный кассовый ордер №15	Выдача из кассы: расходы на командировочные  нужды Расход:			2 600,00				2 600,00
12.11.07	Авансовый отчет №12	Авансовый отчет: суточные	2 600,00			600,00		600,00	2 000,00
12.11.07	Авансовый отчет №12	Авансовый отчет: билет	2 000,00			1 800,00		1 800,00	200,00
12.11.07	Приходный кассовый ордер №21	Поступл.в кассу: возврат остатка  средсв выданных п Приход:	200,00				200,00	200,00
Итого					2 600,00	2 400,00	200,00	2 600,00

 

в разрезе каждой операции

 

Дата	Документ	Содержание	Нач.ост.Деб.	Нач.ост.Кред.	Деб.Оборот	44	50	Кред.Оборот	Кон.ост.Деб.	Кон.ост.Кред.
09.11.07	Расходный кассовый ордер №15	Выдача из кассы: расходы на командировочные нужды Расход:			2 600,00				2 600,00
12.11.07	Авансовый отчет №12	Авансовый отчет: суточные	2 600,00			2400,00		2400,00	200,00
12.11.07	Приходный кассовый ордер №21	Поступл.в кассу: возврат остатка  средсв выданных п Приход:	200,00				200,00	200,00
Итого					2 600,00	2 400,00	200,00	2 600,00

 

в разрезе отдельного подотчетного лица

 

Сотрудники			Нач. остаток		50	Оборот	44	50	Оборот	Кон. остаток
			Дебет	Кредит		Дебет			Кредит	Дебет	Кредит
Семенов Олег Николаевич					2 600,00	2 600,00	2 400,00	200,00	2 600,00

 

в разрезе отдельной даты

 

Дата	Нач.ост. Деб.	Нач.ост. Кред.	Деб.Оборот	44	50	Кред.Оборот	Кон.ост.Деб.	Кон.ост.Кред.
09.11.07			2 600,00				2 600,00
12.11.07	2 600,00			2 400,00	200,00	2 600,00
Итого			2 600,00	2 400,00	200,00	2 600,00