Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота

Анализ безубыточности помогает держать в поле зрения границы устойчивого положения организации в одном из важнейших аспектов финансовой политики - искусстве влиять на финансовый результат.

Для вычисления точки безубыточности применяется метод маржинального дохода (МД) (валовой прибыли).

В состав маржинального дохода входят прибыль и постоянные расходы. Задачей ООО «Волжские сувениры» является реализация товара таким образом, чтобы полученный маржинальный доход покрыл постоянные издержки, и получение прибыли. Когда получен маржинальный доход, достаточный для покрытия постоянных издержек, достигается точка равновесия.

Прибыль = Совокупный маржинальный доход - Совокупные постоянные расходы

 

Совокупные постоянные расходы =

Маржинальный доход на ед. продукции * Объем реализуемой продукции (шт.)

 

Таким образом, можно рассчитать точку безубыточности:

q _{безубыточности} =

 

Используя данные ф. №2 «Отчет о прибылях и убытках» ООО «Волжские сувениры» можем рассчитаем данные показатели

 

Таблица 2. Данные ф. №2 «Отчет о прибылях и убытках»

№	Показатели	Сумма (тыс. руб.)
1	Выручка за отчетный год	3'568'800
2	Переменные затраты за отчетный год	2'134'450
3	Постоянные затраты	256'300
4	Маржинальный доход в составе выручки от продаж  [МД = ВР - переменные затраты]	1'434'350

 

объем продаж	V	3'568'800
переменные затраты	VC	2'134'450
постоянные затраты	FC	256'300
маржинальный доход	МД	1'434'350

 

q безубыточности =  (256300 * 3568800) / (3568800 - 2134450) = (256300 * 3568800) / 1434350 = 637698,92 тыс. руб.

Данные расчеты для большей наглядности можно представить в виде построения графика безубыточности.

График состоит из двух прямых - прямой, описывающей поведение совокупных затрат (У₂) и прямой, отражающей поведение Выручки о продаж товаров (У₁) в зависимости от объемов реализации.

На оси абсцисс откладывают объем реализации (товарооборот в натуральных единицах измерения), а на оси ординат - затраты и доходы в денежной оценке.

 

Прибыль, 
 руб.

-

-

-

-

-

-

-

-

|  | | | | | | | | |

0 500 1000 1500 2000 2500    

 

Объем продаж, тыс. шт.

Рис. 1. Графика безубыточности

 

Согласно приведенному рисунку 8 пересечение прямых У₁ (ВР от реализации) и У₂ (полные расходы) образуют точку безубыточности (q безубыт), в которой величина издержек и объема выручки равны.

На данном графике обозначены зоны убытков продажи (QBA) и область дохода (QBC). Таким образом, из рисунка видно, что при объеме продаж, превышающем 637699 тыс. руб., организация получит прибыль. Таким образом, можно сделать вывод, что ООО  «Волжские сувениры» в 2007 году находится в зоне прибыли.

Для принятия перспективных решений рассчитывается Маржинальный Доход (МД) в процентах от выручки (т.е. уровень МД в ВР от продаж):

 

k = Маржинальный Доход(МД)(руб.)      1434350 
       Выручка от продаж (ВР) (руб.)                3568800

 

Это значит, что на каждые 100 руб. реализации товаров маржинальный доход составляет 40,19 рублей.

Порог рентабельности - определяется как отношение постоянных затрат и прибыли от продаж к удельному маржинальному доходу.

Порог рентабельности, обеспечивающий получение прогнозируемой прибыли составляет:

 

=  

= (256300 + 1178050) /0,4019 = 3568923 тыс. руб.

 

Запас финансовой прочности - представляет собой разность между выручкой от продаж и критической точкой объема продаж  :

3568800 тыс. руб. - 637699 тыс. руб. = 2931101 тыс. руб.

Уровень запаса финансовой прочности в объеме продаж составляет 82% (2931101 тыс. руб. / 3568800 *100%). Оптимальное значение этого показателя - свыше 60% от объема продаж.

Вывод - данная деятельность весьма прибыльна для организаций.

 

3. Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота

 

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, сглаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т.д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.

Эту же систему рекомендуется к использованию предприятию ООО «Волжские сувениры», кроме того в бухгалтерском учёте всё таки удобнее было использовать программу фирмы 1С - 1С-Бухгалтерия: Предприятие версии 8.2.

Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить систему отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.

Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:

1. Система должна быть ориентирована на первое лицо.

2. Система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных.

3. Исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.

4. Данные должны фиксироваться там, где порождаются.

5. Информация должна быть руководителю сразу же после её фиксирования.

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Её выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

Представим технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной системы учета и анализа ассортимента товаров ООО «Волжские сувениры».

Область применения разрабатываемого программного продукта - отдел хозяйственного учета рабочее место бухгалтера по учету товарных операций в ООО «Волжские сувениры».

Целесообразность разработки проекта учета и анализа ассортимента товаров автоматизированным способом заключается в следующем:

- отпадет необходимость ручной обработки информации по содержанию картотеки товаров, которая в настоящий момент находится преимущественно на бумажных носителях;

- появится возможность оперативного получения общих или детализированных данных по итогам работы;

- повысится точность и полнота анализа данных;

- определение действительно рентабельных видов товаров для оперативного изменения номенклатуры продаж;

определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики.

Расчет коэффициентов эксплуатационно-технического уровня приведен в таблице 3.

 

Таблица 3. Определение коэффициентов ЭТУ

Коэффициенты	Базовый вариант	Разрабатываемый продукт
Аи	1	1
Пр	1	1
Сз	1	3,5

 

Для оценки J_ЭТУ рекомендуется 5-ти бальная шкала оценивания. В таблице 4 представлены результаты расчета бально-индексным методом.

 

Таблица 4. Расчет показателя качества (балльно-индексный метод)

Показатель качества	Весовой коэффициент, bj	Оценка, Xj
		Проект	Ручная обработка
1. Удобство работы (пользовательский)	0,2	5	2
2. Надежность (защита данных)	0,2	3	5
3. Функциональные возможности	0,4	5	5
4. Временная экономичность	0,3	5	2
5. Время обучения персонала	0,1	5	5
Комплексный показатель качества		JЭТУ1 = 5,6	JЭТУ2 =4,9

 

Вычислим коэффициент технического уровня A_k = 5,6 / 4,9=1,14, этот метод также оправдывает с технической точки зрения создание данного проекта.

Расчет затрат на основную заработную плату приведен в таблице 5.

 

Таблица 5. Затраты на основную заработную плату сотрудника

Оклад в месяц, руб.	Стоимость одного рабочего дня, руб.	Трудоемкость, дни		Сумма, руб.
3000	142,86	Автоматизированный труд	90	12857,40
		Ручной труд	210	30000,06

 

Тогда с учетом дополнительной заработной платы и отчислений по налогам:

Ззп = 12857,40 ґ 1,3ґ1,356 = 22665,02 руб. - для автоматиз-ного труда

Ззп = 30000,06 ґ 1,3ґ1,356 = 52885,06 руб. - для ручного труда

Определим фонд времени работы оборудования: F_эф=264ґ8= 2112 часов.

Рассчитаем амортизационные отчисления по применению оборудования: