3.2.2. Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Все операции, связанные  с движением материальных запасов, оформляют документами, которые  выписываются в минимальном количестве экземпляров. Поступающие документы (счета-фактуры, платежные требования-поручения, товарно-транспортные накладные), связанные  с получением материальных запасов, передают в отдел снабжения или  в бухгалтерию (на небольших предприятиях) для проверки и акцепта (приема к  оплате). Здесь их регистрируют в  Журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1), который предназначен для  контроля за поступлением и приходованием  запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

По учету движения материалов применяются следующие типовые  документы.

Доверенность (ф. № М-2 или  ф. № М-2а). Применяется для оформления права должностного лица выступать  в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия  и выдает под расписку получателю. Форму № М-2а применяют субъекты, у которых получение материальных ценностей регистрируют в заранее  пронумерованном и прошнурованном Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-З).

Журнал учета выданных доверенностей (ф. № М-3). Применяется  для регистрации выданных доверенностей  и расписки о их получении. При  использовании доверенности (ф. №  М-2) данные о их выдаче и получении  фиксируют в корешке доверенности. В этом случае Журнал учета выданных доверенностей не ведется.

Приходный ордер (ф. № М-4). Применяется для учета запасов, поступающих на субъекты от поставщиков  или из переработки. Приходный ордер  в одном экземпляре составляет материально  ответственное лицо в день поступления  запасов на склад.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с  данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при  приемке материалов, поступающих  без документов.

Акт о приемке материалов в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально  ответственного лица и представителя  отправителя (поставщика) или представителя  незаинтересованной организации. После  приемки ценностей акты с приложением  документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для  учета движения материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии  для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта (ф. №  М-8). Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также  для текущего контроля за соблюдением  установленных лимитов отпуска  запасов на производственные нужды  и является оправдательным документом для списания материальных запасов  со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно наименование материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих  экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток  лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка). Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов, непосредственно в карточках учета материалов (ф. № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск запасов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении запасов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

[К отчету приложены: договор поставки, счет-фактура на покупку тканей, товарная накладная, счет-фактура за услуги связи за июль 2010г.]

3.2.3. Синтетический  учет материально-производственных  запасов.

На предприятии синтетический  учет материалов ведется по фактической  себестоимости.

При учете материалов по фактической себестоимости в  дебет материальных счетов относят  все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы»  и кредитуют:

•    счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

•    счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;

•  счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

•     счет 20 «Основное производство» - на стоимость возвратных отходов;

•      другие счета.

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют  по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются  на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 23, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают  с кредита материальных счетов в  дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в  течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую  проводку:

Дебет счета 20 «Основное  производство» (материалы отпущены

основному производству);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (материалы

отпущены вспомогательным  производствам);

Дебет других счетов в зависимости  от направления расходов

материалов (25, 26 и др.);

Кредит счета 10 «Материалы»  или других счетов по учету

материалов.

Проданные материалы списывают  с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные  с продажей материалов, и сумму  НДС по проданным материалам.

При списании материалов они  «списываются со счета 10 «Материалы»  в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В зависимости от конкретных причин списания со счета 94 списанные  материалы относят на счета учета  затрат на производство и издержек обращения, расчетов по возмещению материального  ущерба (счет 73) или финансовых результатов (счет 91).

[К отчету приложена оборотно-сальдовая ведомость по сч. 10 за июль 2010г.]

3.2.4. Инвентаризация материально-производственных запасов

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.).

Излишки МПЗ, выявленные в  результате проведенной инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете  как внереализационные доходы (дебетуют счет 10 «Материалы», кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

При выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов их фактическая  себестоимость или ее часть (при  порче материалов) списывается с  кредита счета 10 «Материалы» в  дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Со счета 94 стоимость недостающих  и испорченных материалов списывают  на счета издержек производства и  обращения (если потери в пределах норм), в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» (при установлении конкретных виновников), в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании  недостающих или испорченных ценностей отказано судом).

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных форс-мажорных обстоятельств, списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». Материалы, израсходованные  при ликвидации последствий стихийных  бедствий, также списываются со счета 10 на счет 99.

3.3. Учет денежных средств и расчетов

3.3.1. Учет кассовых операций и денежных документов

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

Организации производят расчеты  по своим обязательствам с другими  организациями, как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация  должна иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме.

Прием наличных денег организациями  при осуществлении расчетов с  населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются  на цели, указанные в чеке.