Організація і шляхи вдосконалення обліку МШП

Товарно-матеріальні цінності, що надходять на підприємство під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису „Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації”, в якому вказується, коли і від кого надійшли матеріали, дата і номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна і загальна сума цінностей, що надійшли. Водночас на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться позначка „після інвентаризації” з посиланням на дату і номер опису, до якого занесено ці цінності.

На великих складах при тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера підприємства у процесі інвентаризації товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису за найменуванням „Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації ”. У видаткових документах у таких випадках також робиться відповідна позначка за підписом голови інвентаризаційної комісії.

Товарно-матеріальні цінності, що належать іншими підприємствам і перебувають на відповідальному зберіганні, інвентаризуються одночасно з власними виробничими запасами. На ці цінності складається окремий інвентаризаційний опис, в якому робиться послання на відповідні документи, що підтверджують прийняття цих цінностей на відповідальне зберігання.

Відповідно до Порядку заняття торговельною діяльністю затвердженого постановою КМУ, господарюючим суб’єктам, які займаються торгівлею, забороняється зберігати в торговельному залі та підсобних приміщеннях не оприбутковані належним чином товару. Згідно з п.35 цього Порядку зберігання в підсобних приміщеннях господарюючих суб’єктів товарів, які їм не належать, допускається на підставі договору зберігання, один примірник якого повинен знаходитися на підприємстві. Зміст такого договору визначається Цивільним кодексом України.

При інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, що перебувають у дорозі, відвантажених, не оплачених у строк покупцями, а також тих, що знаходяться на складах інших підприємств або організацій, перевіряється обґрунтованість сум, облікованих на відповідних рахунках. Причому на рахунках бухгалтерського обліку можуть залишитися тільки суми товарно-матеріальних цінностей, підтверджені належним чином оформленими документами. Інвентаризаційні описи (акти) складаються окремо по кожному такому виду цінностей.

В описах на товарно-матеріальні цінності, що перебувають у дорозі, по кожному окремому відправленню наводяться такі дані: найменування (згідно з документом), кількість і вартість (згідно з даними обліку), дата відвантаження, а також перелік і номери документів, на підставі яких ці цінності, які не прибули у встановлений термін і значаться в обліку як матеріали в дорозі, необхідно перевірити, яких заходів вжито до їх розшуку.

В описах на товари, відвантажені та не оплачені у строк покупцями, по кожному окремому відвантаженню зазначаються найменуванням покупця, найменування товарно-матеріальних цінностей, дата відвантаження, номер і дата виписки рахунка-фактури, а також сума по рахунку.

Товарно-матеріальні цінності, що зберігаються на складах інших підприємств, заносяться до описів на підставі документів, що підтверджують здавання цих цінностей на відповідальне зберігання. В описах на ці цінності вказуються їх найменування, кількість, сорт, фактична вартість (за даними обліку), дата приймання вантажу на зберігання, місце зберігання, номер і дата документів. При одержанні від підприємств, на відповідальному зберіганні яких ці цінності перебувають, копій інвентаризаційних описів комісія зіставляє фактичну наявність цінностей (за даними копій інвентаризаційних описів) з кількістю, встановленою за документами.

Товарно-матеріальні цінності, котрі переробляються на інших підприємствах, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі підтверджуючих документів із зазначенням назви підприємства, на якому вони перебувають у переробленні, найменування цінностей, їхньої кількості, фактичної вартості за даними обліку, дати передачі їх у перероблення, номера і дати відповідного документа.

В інвентаризаційних описах малоцінних і швидкозношуваних предметів вказуються їх найменування і первісна вартість. Предмети, що перебувають в експлуатації, інвентаризуються за місцем їхнього знаходження та по особах, на відповідальному зберіганні яких вони перебувають. Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмета. При інвентаризації малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкрито особисті картки, з їх розпискою в описі.

Якщо предмети спецодягу і білизни перебувають у ремонті або в пранні, вони вносяться до інвентаризаційного опису на підставі квитанцій підприємств побутового обслуговування або інших організацій

На малоцінні та швидкозношувані предмети, які стали непридатними і не списані, робочою інвентаризаційною комісією складаються акти встановленої форми із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів на інші господарські цілі.

Тара вноситься до інвентаризаційного опису за видами, цільовим призначенням і якісним станом (нова, та, що була у вжитку, що потребує ремонту та ін.). На тару, яка стала непридатною, робочою інвентаризаційною комісією складається акт із зазначенням причин і осіб, відповідальних за її стан.

У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від даних книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає звірювальну відомість, в якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці; здійснюється розрахунок природної нестачі; визначається кінцеві результати інвентаризації.

Якщо вартість нестач перевищуватиме вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально відповідальних осіб.

Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки по товарно-матеріальних цінностях одного й того ж найменування і в такій же кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той же період, що підлягав перевірці, та в однієї й тієї ж матеріально відповідальної особи.

За результатами інвентаризації складається протокол, у якому зазначається стан складського господарства, результати проведеної інвентаризації, пропозиції про залік нестач і лишків при пересортиці, списуванні нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі, і втрати від порції цінностей, запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат у подальшому. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий у 5-денний термін керівником підприємства.

Результати інвентаризації після затвердження керівником відображаються у бухгалтерському обліку підприємства у тому місяці, в якому проведена (закінчена) інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. У пояснювальній записці до річного звіту підприємства, установи наводяться відомості про результати проведених протягом року інвентаризацій.

Відповідно до статті 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації матеріальних цінностей, а також неприйняття заходів по відшкодуванню з винних осіб збитків від нестач, розтрат, крадіжок, безгосподарності тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподаткованих мінімумів доходів громадян. Ті ж дії, здійснені особою, яка протягом року підлягала адміністративному стягненню, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 неоподаткованих мінімумів доходів громадян.

По завершенні інвентаризації виробничих запасів складають інвентаризаційний опис , а потім за результати інвентаризацій протокол.

3. Шляхи вдосконалення обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Для здійснення господарської діяльності підприємств всіх форм власності та галузей економіки використовують цілий ряд ресурсів: трудових, матеріальних, фінансових, які діють в тісному взаємозв’язку, адже без достатньої кількості фінансових ресурсів неможливий вплив трудових ресурсів на матеріальні, що в кінцевому результаті дає новий продукт розвитку господарюючого суб’єкта. В сукупності ресурсів підприємства вагома частка належить матеріальним ресурсам – засобам та предметам праці, в результаті поєднання яких здійснюється процес виробництва підприємства.

Особливої актуальності набуває проблема подальшого вдосконалення методики бухгалтерського обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП), які є складником ресурсів підприємства та використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року.

Як свідчать теоретичні та практичні дослідження, питання організації обліку МШП приділяється недостатня увага, внаслідок чого ускладнюється дотримання основних методичних принципів ведення обліку, спотворюється інформація про фінансовий стан підприємства, стан розрахунків, знижується ефективність прийняття управлінських рішень.

Питання обліку МШП на підприємствах мають дискусійний характер, про що свідчить наявність проблем, пов’язаних з правильністю відображення на рахунках бухгалтерського обліку надходження МШП та зміни їх вартості в процесі експлуатації, правильність віднесення до валових витрат, нарахування зносу та списання МШП. Не буде перебільшенням стверджувати, що головною причиною помилок у відображенні надходження МШП є нестабільність та неоднозначність трактування законодавчої бази в Україні.

Термін «МШП» означає активи підприємства, котрі утримуються для споживання при виробництві продукції, виконанні робіт та наданні послуг, а також при управлінні підприємством. МШП визначається як актив у тому випадку, коли існує ймовірність, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірна визначена. Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про МШП і розкриття її у фінансовій звітності визначають положення(стандарт)бухгалтерського обліку «Запаси».

Виділення зі складу основних засобів оборотних МШП у особливу групу, не дивлячись на такий же характер їх використання на підприємстві, як і основних засобів, зумовлено двома причинами. По – перше, таке виділення очищую категорію основних засобів від усякого роду дрібних предметів, коли є можливість легко їх замінити іншими, з невеликими, як правило, терміном служби. У складі основних засобів при такому виділення з їх складу МШП залишаються предмети, що утворюють виробничо – технічну базу підприємства. По - друге, таке виділення дає можливість підприємству купувати (поновлювати) МШП за рахунок своїх оборотних коштів таким же чином як і матеріали, в той же час, як основні засоби поновлюється шляхом капітальних вкладень за рахунок спеціального фінансування.

Таким чином, за своїм характером МШП аналогічні основним засобам, а з точки зору порядку їх придбання – матеріалам.

В цілому малоцінні засоби праці поділяють на дві групи: одна належить до запасів (які відповідно відображаються в складі запасів у другому розділі активу балансу «Оборотні активи»), а друга частина до складу «Малоцінних необоротних матеріальних активів»(які, в свою чергу, відображаються в першому розділу активу балансу «Необоротні активи» в складі основних засобів).

Особлива увага до МШП викликана тим, що вони мають принципову розбіжність з іншими виробничими запасами, йдеться про те, що при їх використанні (експлуатації) не відбувається їх зменшення (зникнення) так, як це, наприклад, відбувається з матеріалами, сировиною чи паливом. МШП до кінця їх використання (експлуатації), як правило, своїх якостей не втрачають і зовні майже не змінюються (пластиковий стілець до кінця експлуатації так і залишиться пластиковим стільцем, звісно, якщо він не зламається).

Для МШП характерна багаторазова участь у виробництві та збереження натуральної (речової) форми. Однак необхідно пам’ятати, що будь які предмети, що купуються для подальшого продажу, до МШП не належать і обліковуються як товари.

П(С)БО 9 передбачено, що з метою бухгалтерського обліку запаси включають: МШП, які використовуються не більше одного року або одного операційного циклу, якщо він більше року.

Віднесення предметів до основних засобів і МШП впливає на трудомісткість обліку та собівартість продукції. Синтетичний і аналітичний облік основних засобів більш трудомісткий порівняно з обліком МШП(знос об’єктів основних засобів нараховуються протягом тривалого часу, потреба обчислення початкової вартості кожного об’єкта і використання рахунку 15 досить складний порядок списання об’єктів при їх вибутті та ін..). при віднесенні об’єктів до МШП підприємства мають значний вибір варіантів списання їх вартості на витрати виробництва та обігу, а, отже, й управління собівартості продукції. Цим пояснюється заінтересованість підприємств у віднесенні більшої кількості предметів до МШП.

Порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з МШП ведеться на рахунку №22 «МШП», який призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух МШП, що належить підприємству та знаходяться в складі запасів. Аналітичний облік МШП ведеться за місцями зберігання і знаходження, а також за особами, відповідальними за їх зберігання.

До основних методів узагальнення і реалізації результатів аналізу надходження МШП є систематизація результатів, групування і узагальнення результатів, кількісне обчислення невикористаних можливостей та результатів підвищення ефективності використання МШП на підприємстві, прийняття управлінських рішень і контроль за їх використанням.