Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

3.3. Рассматривает,  принимает решения об одобрении  и представляет:

3.3.1. на утверждение  Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения  управленческой и специальной  документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. Совместно  со службами делопроизводства  и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах  своей компетенции давать рекомендации  структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать  от руководителей структурных  подразделений:

- письменные  объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения  документов постоянного и долговременного  сроков хранения, в том числе  документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать  на своих заседаниях руководителей  структурных подразделений о  ходе подготовке документов к  архивному хранению, об условиях  хранения и обеспечения сохранности  документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать  на заседания комиссии в качестве  консультантов и экспертов специалистов  структурных подразделений, представителей  учреждений Государственной Архивной  службы России.

4.5. ЭК в лице  ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать  руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная  комиссия Компании работает в  тесном контакте другими структурными  подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся  к компетенции ЭК, рассматриваются  на ее заседаниях, которые проводятся  по мере необходимости, но не  реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание  ЭК и принятые на нем решения  считаются правомочными, если в  голосовании приняли участие  не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается  простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.

5.4. ведение делопроизводства  ЭК, хранение и использование  ее документов, ответственность  за их сохранность, а также  контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела. 

Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.

(подпись) 

Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.

(подпись) 

 

1. Общие положения 

1.1. Секретарь  руководителя является специалистом  секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность  секретаря назначается лицо, имеющее  высшее образование. 

1.3. В своей  работе секретарь руководствуется  действующим законодательством  РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь  должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена  и отчества руководителей и распределение  обязанностей между ними, правила  подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь  должен уметь:

- работать на  компьютере в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на  компьютере со скоростью 150 слов  в минуту.

2. Основные задачи  и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно  в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты  резолюций на поступившие документы,  согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию  директора по производству планирует  его рабочий день, корректирует  его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по  поручению директора проекты  документов, согласовывает их с  заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует  сохранность документов в приемной  директора, правильность формирования  дел.

2.7. Организует  выполнение указаний и поручений  директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует  подготовку дел приемной к  сдаче в архив, их предархивную  обработку, подписывает описи  и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет  машинописные работы, проводит набор  на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет  копировальные работы.

2.11. Ежедневно  ведет контроль за сроками  исполнения документов, находящихся  на исполнении у специалистов  структурного подразделения.

2.12. По поручению  директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно  раскладывает исполненные документы  в папки в соответствии с  номенклатурой дел, контролирует  наличие в них отметки о  списании документов в дело, визы  и подписи, своевременную сдачу  исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет  доставку документов из структурного  подразделения в канцелярию и  секретариат руководства.

2.15. Принимает  и передает по телефону информацию  для руководителя и сотрудников;  организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно  получает в канцелярии распорядительные  документы дирекции, доводит их  до сведения руководства (директора  по производству, его заместителю  и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает  сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18. Ведет учет  документооборота, ежеквартально передает  в канцелярию сводки о составе  и объеме документооборота.

2.19. Выполняет  указания и поручение руководителя  секретариата по бронированию  номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
22. Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения  возложенных на него функций  секретарь обязан:

3.2. Сохранять  конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно  выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать  правила делового общения, нормы  служебного этикета, служебную  субординацию.

Обеспечивать  сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться  к руководителям структурных  подразделений предприятия за  информацией по вопросам подготовки  документов.

4.2. Самостоятельно  решать вопросы, связанные с  незапланированными посещениями  посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет  административную ответственность  за:

5.1. Нарушение  действующего законодательства  РФ при подготовке документов

5.2. Сохранение  конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование  предоставленных прав, нарушение  служебной субординации, некачественное  и несвоевременное выполнение  своих обязанностей.

5.4. Нарушение  правил трудового распорядка, инструкции  по делопроизводству организации.

5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по  должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам  получения необходимой информации  и совместной подготовки документов

6.2. с канцелярией  по вопросам делопроизводства, правил  документоведения

6.3. с юридической  службой по вопросам согласования  проектов распорядительных документов 

6.4. со сторонними  организациями, органами власти  и управления по вопросам получения  и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Секретарь в  своей деятельности обязан:

• руководствоваться настоящей должностной инструкцией;
• качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

8. Порядок пересмотра  должностной инструкции

8.1. Инструкция  подлежит пересмотру и утверждению  один раз в год.

8.2. Изменения  в должностную инструкцию могут  быть внесены руководителем кадровой  службы с последующим утверждением  директора по производства. 

Руководитель

Кадровой службы ____________ Ф.И.О. 

С инструкцией  ознакомлен: