Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

 

Итоговая  запись о количестве дел, заведенных в ______ году. 

Долговременного хранения: 

Временного хранения: 

Итого: 

 

1. Общие положения

1.1. Документационное  обеспечение управления ООО «ДИН»  осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных  подразделений, административно-хозяйственный  отдел.

1.2. Работа Общего  отдела регламентируется настоящим положением . Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общего отдела  в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

2. Цели и задачи  службы ДОУ

2.1. Основными  целями Общего отдела являются  организация, руководство, координация,  контроль и реализация работ  по документационному обеспечению  управления.

2.2. Общий отдел  решает следующие задачи:

2.2.1. Совершенствование  форм и методов работы с  документами.

2.2.2. Обеспечение  единого порядка документирования, организации работы с документами,  построения поисковых систем, контроля  исполнения и подготовки документов  к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.2.3. Сокращение  документооборота, унификация форм  документов.

2.2.4. Разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в Компании.

2.2.5. Участие  в разработке и внедрении прогрессивных  технологий документационного обеспечения  управления на базе применения  вычислительной и организационной  техники.

3. Функции службы  Общего отдела

3.1. В соответствии  с возложенными задачами Общий  отдел осуществляет следующие функции: 

3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями) мероприятий  по совершенствованию форм и  методов работы с документами,  а также по повышению исполнительской  дисциплины.

3.1.2. Осуществление  экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация  своевременного рассмотрения и  подготовки к докладу руководству  поступающих документов, осуществление  контроля за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль  за прохождением, исполнением и  оформлением документов в установленные  сроки: обобщение сведений о  ходе и результатах исполнения  документов, систематическое информирование  руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация  машинописного изготовления, копирования  и оперативного размножения документов; разработка и проектирование  бланков документов.

3.1.6. Разработка  номенклатуры дел Компании, обеспечение  хранения дел и оперативного  использования документной информации.

3.1.7. Повышение  квалификации работников Общего  отдела, проведение совещаний и  консультирование по вопросам, относящимся  к их компетенции.

3.1.8. Организация  контроля за работой с документами  в структурных подразделениях.

3.1.9. Осуществление  контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.10. Организация  работы архива в соответствии  с законодательством по архивному  делу Российской Федерации, правилами,  инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.11. Организация  рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность  Общего отдела

4.1. Общий отдел  имеет право: 

4.1.1. Осуществлять  контроль за состоянием делопроизводства  в структурных подразделениях Компании.

4.1.2. Контролировать  и требовать от руководителей  структурных подразделений выполнения  установленных правил работы  с документами.

4.1.3. Запрашивать  от структурных подразделений  и организаций сведения, необходимые  для работы.

4.1.4. Проводить  проверки организации документального  обеспечения управления в структурных  подразделениях и доводить итоги  проверок до руководителей структурных  подразделений для принятия соответствующих  мер.

4.1.5. Привлекать  в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать  исполнителям на доработку документы,  подготовленные с нарушением  установленных требований.

4.1.7. Совместно  с отделом информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать  и визировать документы в пределах  своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать  положения о структурных подразделениях  службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить  предложения руководству о привлечении  к дисциплинарной ответственности  во всех случаях нарушения  подразделениями и должностными  лицами установленных правил  работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить  на рассмотрение руководства  представления о назначении, перемещении  и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Общий отдел  несет ответственность за: 

4.2.1. Обеспечение  установленного порядка работы  с документами в Компании.

4.2.2. Выполнение  указаний и поручений руководства  и соблюдение необходимых условий  труда работников.

5. Руководство
1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором Компании.
2. Начальник Общего отдела:

• несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства Компании;

• вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;
• в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с  другими структурными  подразделениями

Общий отдел взаимодействует: 

6.1. Со структурными  подразделениями - по вопросам  документационного обеспечения  управления.

6.2. С юридической  службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.3. Со службами  кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом  информационных технологий - по вопросам  разработки и внедрения новых  информационных технологий с  применением средств вычислительной  техники, оперативной обработки  информации и соблюдению требований  нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами _________________И.О.Ф. 

 

1. Общие положения

1.1. Постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации  и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.

1.2. Постоянно  действующая экспертная комиссия  является совещательным органом  при Начальнике Управления делами  ООО «ДИН». Решения комиссии  вступают в силу после их  утверждения Генеральным директором  Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

1.3. В своей  работе ЭК руководствуется Положением  об Архивном фонде РФ, Основами  законодательства РФ об Архивном  фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи  ЭК

2.1. Основными  задачами ЭК являются:

2.2. Организация  и проведение экспертизы ценности  документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.3. Организация  и проведение экспертизы ценности  документов на стадии подготовки  их к архивному хранению

2.4. Организация  и проведение отбора и подготовки  документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции  ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует  и проводит совместно с делопроизводственной  службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет  методическое руководство работой  по экспертизе ценности документов  Компании и по подготовке их  к архивному хранению, по разработке  номенклатуры дел, дает экспертную  оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.