Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Формирование и оформление дел.

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел¹¹⁵.

В ООО «ДИН»  формирование дел проводится по названиям  видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. ¹¹⁶

После составления  и утверждения номенклатуры дел  Компании рекомендуется лицам, ответственным  за ведение делопроизводства в подразделениях ООО «ДИН», совместно с начальником  Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей  документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в  ООО «ДИН» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям  Государственной системы документационного обеспечения управления¹¹⁷ и Основных правил работы ведомственных архивов¹¹⁸.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное  название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

• наименование организации;
• структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части);
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела.¹¹⁹

Составление описей дел.

ООО «ДИН» является крупной компанией с большим  объемом документации, который год  от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем Общего отдела ООО «ДИН».

Опись дел –  это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел¹²⁰.

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:

- дела по основной (производственной) деятельности;

- дела по личному  составу Компании.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные  описи:

- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей  последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;

- в опись №2  заносятся дела по личному  составу в следующем порядке:  книга учета сотрудников, приказы  по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению в следствии  работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить  акт (приложение №7). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться Генеральным директором Компании.

3.2. Совершенствование  документационного  обеспечения деятельности  на основе автоматизации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном  этапе можно отметить, что в  связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и  перспективные направления совершенствования  документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной  организации как ООО «ДИН», имеющей  разветвленную структуру и филиалы на отдельных

территориях, наиболее эффективной формой использования  стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение  деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением  в силу закона об электронной подписи ¹²¹, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный  разброс филиалов и некоторых  подразделений ООО «ДИН», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить  время на передачу, согласование и  подписание документов.

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной  вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических  процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые  должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация  всей поступающей корреспонденции,  включая письма, с последующим  направлением корреспонденции на  рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация  всей исходящей корреспонденции  и ее внутренних документов¹²²;

- списание документов  в дело в соответствии с  принятой в организации номенклатурой  дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов¹²³.

В последнее  время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке  представлены как импортные, так  и отечественные разработки.

К выбору системы  электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких  технических платформах работает  система и как это согласуется  с политикой предприятия в  этой области;

- какие объемы  хранимой информации ориентирована  система, согласуются ли эти  объемы с ожидающимся потоком  документов в организации; 

- какова организация  распределенния, хранения и обмена  документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться  с финансовыми затратами¹²⁴.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это  должно непременно входить в набор  корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.¹²⁵

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей  ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения  системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «ДИН». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое¹²⁶.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты¹²⁷.

Также система  автоматизации делопроизводства и  документооборота должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные  на рабочих местах работников структурных  подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные  СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к  визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД¹²⁸.

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит: