Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Конверты с  документами, в том числе и  заказные, вскрываются, при этом проверяется  правильность доставки, целостность  упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том  числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки  и получения документа;

- при поступлении  личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный  штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит  из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и  вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения  руководства. Остальные документы  после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и  передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно  сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также  для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит  резолюцию – распределяет поручения  между заместителями. С документа  снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник  должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ ⁶³.

Порядок прохождения  входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45. 

Схема 1. Оперограмма  движения входящих документов

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

2.3. Порядок работы  в Компании с  исходящими документами

Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление  проекта документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

- согласование  проекта документа;

- подписание  документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация  документа;

- отправка документа  адресату;

- подшивка второго  экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется  сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.⁶⁴

В ООО «ДИН»  проект исходящего документа обязательно  согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется  визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для  регистрации.

Для регистрации  исходящих документов требуются  следующие данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации  и присвоения исходящему документу  номера, фиксируют его номер и  дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие  документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО  «ДИН» приведен в схеме 2, стр. 48.

Схема 2. Оперограмма  движения исходящих документов

 

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами  и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».⁶⁵

Задачи регистрации  не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные  формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов⁶⁶.

Правила организации  регистрации описаны в Государственной  системе документационного обеспечения  управления⁶⁷ и Типовой инструкции по делопроизводству⁶⁸. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная  система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие  филиалов, находящихся на разной с  главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН»  регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию  и заносит данные о поступивших  документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов: