Автор: Пользователь скрыл имя, 31 Марта 2011 в 10:49, дипломная работа
Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО «ДИН», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление с организационной структурой Компании;
- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;
- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ДИН»;
- изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем отделе дан в приложении №9.
В связи с тем, что в ООО «ДИН» создана комиссия
по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее
деятельность.
Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. 100
Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии101.
При разработке
положения следует учитывать рекомендации
действующего законодательства. В структуру
положения о постоянно действующей экспертной
комиссии должны входить следующие пункты:
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в приложении № 10.
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
- во-первых, отбираться
для постоянного хранения
- во-вторых, выявляются
к уничтожению документы с
истекшими сроками хранения, а
также малоценные материалы (
Среди нормативных документов ООО «ДИН» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.
Должностная инструкция – правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.102
Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой103.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
- закрепляет
правовой статус и место
- определяет его задачи, функции, права и обязанности;
- позволяет обоснованно
оценить результаты
- является правовой
основой для аттестации
- устанавливает организационные основы работы секретаря.104
На основе наблюдений
и анализа должностных
При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ105, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.
Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям107.
В целях совершенствования работы с документами в ООО «ДИН» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка входящих документов.
Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение №6).
Регистрация.
В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.
Документы, поступающие из филиалов ООО «ДИН», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.
Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:108 регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.
Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
Составление номенклатуры дел.
Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления109, Основными правилами работы ведомственных архивов110, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Дружба» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.
Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.
Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год. 111
Номенклатура
дел состоит из разделов, соответствующих
структурным подразделениям или
направлениям деятельности Компании.
В такой крупной организации,
имеющей разветвленную структуру, удобнее
всего выделять в виде разделов наименования
структурных подразделений. Первым разделом,
независимо от его места в штатном расписании,
должна быть служба документационного
обеспечения управления (Общий отдел).
Это связано с тем, что именно в службе
документационного обеспечения управления
создаются и хранятся документы, фиксирующие
организационно-
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен112. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.
При составлении номенклатуры дел ООО «ДИН», необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:
При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.114
Номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.