Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

В ООО «ДИН»  формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование  дел руководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «ДИН» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами  никак не оформлены, что является  грубым нарушением «Основных  правил работы ведомственных архивов»;⁸⁵

- для приложений  к документам сформирована отдельная  папка;

-документы, относящиеся  к одному вопросу, расформированы  по двум папкам;

- в дела помещаются  лишние экземпляры и документы,  не относящиеся непосредственно  к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

- в дело со  сроком хранения один год были  подшиты документы с 5-ти летним  сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" необходимо соблюдать  следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов⁸⁶.

Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости  от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.⁸⁷

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).⁸⁸

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении  точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.⁸⁹ Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении  календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это  не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении  названия структурного подразделения  Компании в течение периода, охватываемого  документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.⁹⁰

2.8. Подготовка документов  к передаче в  архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив  включает:

- проведение  экспертизы ценности документов;

- оформление  дел;

- составление  описей дел; 

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре  ООО «ДИН» до настоящего момента  отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его  созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах  отвечают секретари структурных подразделений.

В настоящее  время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного  обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для  размещения стеллажей.

Приказом Генерального директора № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник Общего  отдела;

- юрист;

- секретарь-референт  Генерального управления.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения⁹¹: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов⁹². Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «ДИН» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием  и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения⁹³.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в Компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

- документы,  предназначенные для архивного  хранения;

- документы,  подлежащие уничтожению;

- документы,  необходимые для дальнейшего  использования в делопроизводстве  Компании.

После утверждения  номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе⁹⁴. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №7.

Все лица, ответственные  за делопроизводство в Компании, обязаны  завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства ООО «ДИН» обладает рядом недостатков:

- отсутствует  четкий порядок регистрации документов;

- встречаются  нарушения правил оформления  и подготовки документов;

- отсутствуют  необходимые организационные документы  для ведения делопроизводства: инструкция  по делопроизводству, Положение  об Управлении делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

- не разработана  должностная инструкция для секретаря  Генерального директора;

- отсутствует  номенклатура дел Компании;

- отсутствует  архив документов Компании;

- при внутренней  переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.⁹⁵

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот  позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3. Рекомендации по  совершенствованию  документационного  обеспечения деятельности  Закрытого Акционерного  Общества «Строительная  Компания «Дружба» 

3.1. Совершенствование  нормативной базы  документационного  обеспечения ООО  «ДИН»

В результате анализа  системы документационного обеспечения  управления ООО «ДИН» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования  делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о  службе документационного обеспечения  управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления⁹⁶ и Типовой⁹⁷ инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру  инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

5. Общие положения.
6. Правила подготовки и оформления документов.
7. Требования к реквизитам документов.
8. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
3. Организация контроля исполнения документов.
4. Поисковая система по документам.
5. Составление номенклатуры дел.
6. Формирование и оформление дел.
7. Экспертиза ценности документов.
8. Передача дел в архив⁹⁸.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать  все основные моменты работы с  документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Вторым обязательным нормативным документом по организации  службы документационного обеспечения  управления является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела ООО  «ДИН» необходимо разработать положение  об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.⁹⁹ В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты: