Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих  документах Компании проставляется  исходящий регистрационный номер  в соответствии с действующими требованиями.⁶⁹ Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ⁷⁰ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих  документов ООО «ДИН» ведется  в журнале, содержащем следующие  графы:

 

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари  структурных подразделений. Все  внутренние документы, поступающие  на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

Журналы регистрации  внутренних документов содержат следующие  графы:

 

ООО «ДИН» имеет  в своем составе несколько  филиалов, территориально находящихся  за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе  регистрации документов ООО «ДИН»  была выявлена серьезная ошибка в  процессе регистрации: регистрация  приказов по личному составу и  приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ⁷¹. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.⁷² об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации  исходящих документов предлагается использовать только электронную форму  с возможностью поиска по максимально  большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов⁷³. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.⁷⁴

Практическая  работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства  Компании.

В ООО «ДИН»  для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

Сотрудниками  Общего отдела осуществляются следующие  операции:

- формирование  базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения;

- получение информации  о ходе и результатах исполнения;

- занесение в  базу данных информацию о ходе  и результатах исполнения контролируемого  документа;

- регулярное  информирование руководителя о  состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов  с контроля по указанию руководителя.

После указания руководителя ЗАО "Строительная Компания "Дружба" о постановке документа  на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимает  копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки  исполнения документов Компании, если они не указываются в самом  документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ⁷⁵. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием  нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные  руководителями. В случае существенного  отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных  подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении  контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий  момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего  порядка контроля за исполнением  документов является то, что формируемые  базы не сведены в одну единую и  в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями⁷⁶, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов. 

2.6. Составление номенклатуры  дел

Номенклатура  дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.⁷⁷

Номенклатура  дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел⁷⁸. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура  дел – это классификатор, позволяющий  быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.⁷⁹

Несмотря на то, что ООО «ДИН» существует несколько  лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее  время начальником Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении  учитываются требования, предъявляемые  нормативно-методическими документами  – Государственной системой документационного  обеспечения управления⁸⁰, Основными правилами работы ведомственных архивов⁸¹, Перечнем документов с указанием сроков хранения⁸², методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого  используются положения о структурных  подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную  форму номенклатуры дел следует  включить такие реквизиты:

- наименование  организации;

- наименование  структурного подразделения;

• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8. 

2.7. Формирование дел

Быстрый поиск  и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку⁸³.

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел и систематизацией документов внутри дела⁸⁴. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.