4.5.4. Заголовки  дел в номенклатуре должны  кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

- наименование  вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

- определение  участка работы или "опроса  деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с  кем и по какому вопросу она  ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

4.5.5. Составление  заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие  материалы", "Документы по общим  вопросам" и т. п. не допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

номенклатура  дел

(название отдела)

на 200__ год

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.

5. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные  документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.6.2. В дело, как  правило, подшиваются документы  одного года, за исключением личных  и переходящих на следующий  год дел. Если в дело включены  документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело  подшиваются только исполненные  документы с отметкой об исполнении  и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.6.4. Включение  в дело документов, не относящихся  к нему, а также черновиков  и копий не допускается. Расположение  документов внутри дел производится  в обратном хронологическом порядке  (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

4.6.5. Приказы  по личному составу и кадровые  группируются отдельно от приказов  по основной деятельности и  формируются в службе персонала.

4.6.6. Формирование  дел и их хранение организуется  так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.7. Обложка  дела оформляется следующим образом:

- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;

- наименование  подразделения;

- номер дела  по номенклатуре, состоящий из  индекса отдела и порядкового  номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения  или квартал года;

- том дела;

- срок хранения. 

5. Экспертиза  ценности документов

 

4.7.1. Под экспертизой  ценности документов понимается  определение значения документов  в целях отбора их для дальнейшего  хранения или на уничтожение.

4.7.2. Для организации  и проведения работы по экспертизе  создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

4.7.3. Если в  процессе отбора документов на  хранение обнаружится недостача  отдельных документов, должны быть  приняты меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов  на хранение и уничтожение  должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

 

В опись № __________включены _______________________дел 

(цифрами и  прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель  ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

4.7.5. После утверждения  описей дел долговременного хранения  производится отбор документов  и дел на уничтожение. Отобранные  дела включаются в акт.

Форма акта:

 

ЭК ЗАО «Строительная  Компания «Дружба» отобрала к уничтожению  следующие дела и документы, утратившие практическое значение: 

 

Итого: _______________дел  за годы ___________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК. 

Председатель  ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия  Подпись 

4.7.6. Акт на  уничтожение подписывается председателем  и членами ЭК и утверждается  Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные  для архивного хранения, должны  иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.8. Уничтожение  документов производится после  сдачи-приема дел на архивное  хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК  проводится ежегодно в первой  декаде января. Описи и акты  представляются на утверждение  Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.  

8. Передача  дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут  храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение  делопроизводственного года на  выданные по служебной необходимости  дела заполняется карточка-заместитель  дела. В ней указывается отдел,  номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя  дела:

Отдел______________

Дело № ____________ 

4.8.4. В случае  утраты какого-либо дела или  документа ответственный исполнитель  обязан незамедлительно известить  об этом начальника подразделения  и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка  наличия дел и документов проводится  в подразделениях ежегодно по  завершении делопроизводственного  года.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.

 

Список  нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики
2. Документы по материально-техническому снабжению
3. Материалы справочного и информационного характера
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
8. Приказы подведомственных организаций
9. Проекты планов
10. Проекты смет расходов
11. Расчеты
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
13. Технологические карты
14. Технические условия
15. Учебные планы и программы
16. Чертежи

 
 

На основании  перечня__________________________________________________________

(название и  выходные данные перечня

____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков  хранения) 

отобраны к  уничтожению как не имеющие практического  значения и научно-исторической ценности документы: 

 

Итого ______________________________дел  за ___________________ годы.

(цифрами и  прописью) 

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании. 

Председатель  ЭК __________________И.О.Ф. 

Члены ЭК __________________И.О.Ф. 

__________________И.О.Ф.