Организация и бухгалтерский учет денежных средств в кассе на примере воинской части 20770

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом бухгалтера по кассовым операциям (кассира). Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями бухгалтера по кассовым операциям (кассира), а также начальника финансового органа или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу (форма по ОКУД 0504514) производятся бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня бухгалтер по кассовым операциям (кассир) подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает для проверки в финансовый орган второй отрывной лист кассовой книги за день с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги (форма по ОКУД 0504514) по видам иностранных валют, также на отдельных листах кассовой книги ведется поступление и выдача денежных документов.

Контроль за правильным ведением кассовой книги (форма по ОКУД 0504514) возлагается на начальника финансового органа.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами воинская часть20770 должна иметь оборудованную в соответствии с установленными требованиями кассу.

Наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы хранятся в несгораемом металлическом шкафу (сейфе), который по окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается печатью бухгалтера по кассовым операциям (кассира).

Хранение в кассе наличных денежных средств, ценных бумаг и денежных документов, не принадлежащих воинской части (включая личные вещи бухгалтера по кассовым операциям (кассира) или иных лиц), запрещается.

Ключи от несгораемого металлического шкафа (сейфа) и печати для его опечатывания хранятся у бухгалтера по кассовым операциям (кассира), которому запрещается их передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенный дубликат ключа в опечатанной бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) шкатулке (тубусе) хранится в сейфе у командира воинской части 20770. Не реже одного раза в квартал производится проверка наличия дубликата ключа комиссией, назначаемой командиром воинской части, результаты которой фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа командир воинской части 20770 сообщает о происшествии в довольствующий финансовый орган, органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка в несгораемом металлическом шкафу (сейфе).

Ежедневно перед сдачей бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) под охрану кассы начальник финансового органа проверяет фактическое наличие денежных средств в несгораемом металлическом (шкафу) сейфе и соответствие их остатку, указанному в кассовой книге (форма по ОКУД 0504514) на конец текущего дня. Результаты проверки оформляются справкой о наличии денежных средств при проверке кассы (форма по ОКУД 6002703).

Воинская часть 20770 сдает в кредитную организацию все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

Воинской части 20770 разрешается хранить в кассе наличные денежные средства сверх установленного лимита только для выдачи денежного довольствия (заработной платы), выплат социального характера (выплаты военнослужащим и лицам гражданского персонала, не относящиеся к денежному довольствию и заработной плате) не свыше 3 рабочих дней (для воинской части, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения наличных денежных средств в кредитной организации. По истечении указанных сроков не использованные по назначению суммы наличных денежных средств должны быть сданы в кредитную организацию.

Числящиеся в кассе воинской части 20770 наличные денежные средства сверх установленного лимита наличных денежных средств подлежат сдаче по объявлению на взнос наличными (форма по ОКУД 0402001) на лицевой счет (счет) в органе казначейства (в кредитной организации). ( Приложение 10).

Внесение наличных денежных средств воинской частью 20770, обслуживаемой в органе казначейства, осуществляется в соответствии с Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета.

В кассе воинской части 20770 могут храниться наличные денежные средства в пределах лимита остатка наличных денежных средств, ежегодно устанавливаемого кредитной организацией по согласованию с командиром воинской части 20770. Лимит остатка наличных денежных средств воинской части 20770, открывшей лицевой счет в органе казначейства,    устанавливается    этим    органом казначейства.

Для установления лимита остатка наличных денежных средств воинская часть20770 представляет в кредитную организацию (орган казначейства), осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на установление воинской части 20770 лимита остатка наличных денежных средств (ОКУД 0408020). (Приложение 11)

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе воинской части 20770 (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи наличности и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Не реже одного раза в месяц должна производиться внезапная проверка кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе, комиссией воинской части 20770 или лично командиром этой части. Остаток наличных денежных средств в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге (форма по ОКУД 0504514) по состоянию на дату проверки.

По результатам проверки комиссией оформляется акт ревизии наличных денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, хранящихся в кассе (форма по ОКУД 6002604) и инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма по ОКУД 0504086) с последующим докладом командиру воинской части 20770.Кроме того, председателем комиссии в кассовой книге производится запись о результатах проверки.

При проверке кассы непосредственно командиром воинской части 20770 производится только соответствующая запись о результатах проверки в кассовой книге.

За нарушение порядка ведения кассовых операций и правил обращения с наличными денежными средствами командир воинской части 20770, начальник финансового органа и иные должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.4. Учет кассовых операций и денежных документов

воинской части 20770

Счет 020104000 предназначен для учета движения наличных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.

При оформлении кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации, с учетом следующих особенностей.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - Квитанциям (ф. 0504510) и Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченньми лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом командира части и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег и выплату заработной платы гражданским и денежного довольствия военнослужащим.

При выдаче наличных денежных средств из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф.0504501)

Учет кассовых операций в учреждениях ведется в Кассовой книге (ф.0504514).

Учет операций по движению денежных средств на счете 020104000 «Касса» ведется в Журнале операций по счету «Касса» на основании основных отчетов.

Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями:

поступление наличных денежных средств с банковского счета Воинской части отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»;

поступление наличных денежных средств со счета бюджета Воинской части, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание испол­нения бюджетов, отражается то дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030465000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов»;

поступление наличных денежных средств, полученных во временное
распоряжение, со счета денежных средств во временном распоряжении
отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредита
счета 020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во
временное распоряжение»;

прием наличных денежных средств во временное распоряжение отража­ется по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счета
030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полу­ченным во временное распоряжение»;

поступление наличных денежных средств от подотчетного лица отражается по дебету счета 020164510 «Поступления в кассу» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подот­четными лицами» (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020810660, 020811660, 020812660, 020813660, 020814660, 020815660, 020816660).

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями:

внесение наличных денежных средств на счет бюджета учреждения, от­крытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов», 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов»;

внесение наличных денежных средств, полученных во временное рас­поряжение, на счет учреждения в банке отражается по кредиту счета 026104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения»;

выдача наличных денежных средств, находящихся во временном распо­ряжении учреждения, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из
кассы» и дебету счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженно­сти по средствам, полученным во временное распоряжение»;

выдача наличных денежных средств под отчет отражается  по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов
аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»
(020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020810560, 020811560, 020812560, 020813560, 020814560, 020815560, 020816560);

выдача заработной платы и денежного довольствия из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 030201830 «Погашение кредиторской задолженности по оплате труда»;

выдача депонентской задолженности отражается по дебиту счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депо­нентами» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы».

  Пример корреспонденции счетов по счету 020104000 «Касса» представлен в таблице 1.

Таблица 1.

Корреспонденции счетов по счету 020104000 «Касса»