Организация и бухгалтерский учет денежных средств в кассе на примере воинской части 20770

В заявке указываются: серия, номер и дата чека; номер лицевого счета получателя средств; должность, фамилия, имя и отчество бухгалтера по кассовым операциям (кассира), на которого выписан чек, данные его паспорта или иного удостоверяющего личность документа; коды классификации расходов бюджетов Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денежных средств по данному чеку; сумма получаемых по чеку наличных денежных средств.

В заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении коды классификации расходов бюджетов Российской Федерации не заполняются.

Получение наличных денежных средств воинской частью 20770, лицевой счет которой открыт в органе казначейства, производится по чеку, на лицевой стороне которого указываются полное или сокращенное наименование органа казначейства, номер счета органа казначейства, открытого в кредитной организации для обеспечения наличными денежными средствами бюджетополучателей, а также проставляются печать органа казначейства и подписи ответственных должностных лиц органа казначейства.

На оборотной стороне денежного чека указываются паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность бухгалтера по кассовым операциям (кассира), полное или сокращенное наименование воинской части 20770, назначение сумм платежей в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций. (Приложение 2)

Испорченные или неправильно заполненные чеки перечеркиваются двойной чертой с надписью «погашено» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Получение наличных денежных средств воинской частью, счет которой открыт в кредитной организации, производится по чеку, описанному выше, за исключением следующих особенностей.

На лицевой стороне чека указываются полное или сокращенное наименование воинской части, номер ее счета, открытого в кредитной организации, а также проставляются печать воинской части и подписи ответственных должностных лиц воинской части, указанных в карточке с образцами подписей.

Одновременно с получением наличных денежных средств на выплату денежного довольствия (заработной платы) производится перечисление по принадлежности начисленных (удержанных) из денежного довольствия (заработной платы) налогов, страховых взносов, алиментов и других платежей.

Полученные денежные средства приходуются в день их получения в кредитной организации по приходному кассовому ордеру  (форма по  ОКУД 0310001),  выписанному  на основании корешка чека из чековой книжки.

Прием в кассу воинской части 20770 наличных денежных средств, принадлежащих этой части, от подотчетных лиц и в иных установленных случаях производится по приходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310001)(Приложение5).

О приеме наличных денежных средств лицам, сдавшим их, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями начальника финансового органа (или лица, на это уполномоченного) и бухгалтера по кассовым операциям (кассира).

Прием наличных денежных средств от юридических и физических лиц за реализованную им продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) производится по квитанциям (форма по ОКУД 0504510) или в установленных случаях через контрольно-кассовые машины, включенные в установленном порядке в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Квитанция и через копировальную или самокопировальную бумагу копия квитанции с корешком квитанции заполняются шариковой ручкой. Квитанция, копия квитанции и корешок квитанции подписываются плательщиком и лицом, принявшим наличные денежные средства. Сумма в квитанции проставляется цифрами и прописью.

Принятые наличные денежные средства вместе с копиями квитанций должны быть в день получения сданы в финансовый орган и проведены по бюджетному учету. Расходование принятых подразделениями воинской части наличных денежных средств не допускается. Прием указанных денежных средств производится финансовым органом по квитанции с указанием номеров квитанций, по которым уполномоченными должностными лицами были приняты наличные денежные средства. Копии квитанций сдаются уполномоченными лицами вместе с наличными денежными средствами по реестру сдачи документов (форма по ОКУД 0504053).

В случае если наличные денежные средства принимаются с использованием контрольно-кассовых машин, то вместе с наличными денежными средствами в финансовый орган по реестру сдачи документов сдаются контрольные ленты контрольно-кассовых машин.

Полученные воинской частью 20770 наличные денежные средства подлежат сдаче на счет, открытый органу казначейства (воинской части), в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими счет кредитными организациями.

При наличии значительного количества выдаваемых за день квитанций (форма по ОКУД 0504510) о приеме денежных средств (более пяти по однотипным операциям) допускается записывать в кассовую книгу (форма по ОКУД 0504514) (Приложение 6) не каждую квитанцию, а реестр этих квитанций (итоговую сумму), сгруппированных по однотипным операциям (отражаемым в бюджетном учете одинаковыми записями по кредиту одного счета), с указанием номера и суммы по каждой квитанции. При этом в аналитическом учете расчеты отражаются в разрезе каждого дебитора (кредитора).

Выдача наличных денежных средств из кассы воинской части 20770 производится по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) (Приложение 7) или надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным (платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу аванса и другим) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера «Расходный кассовый ордер №__» (в этом случае расходный кассовый ордер не выписывается).

Документы на выдачу наличных денежных средств должны быть подписаны командиром воинской части, начальником финансового органа или лицами на это уполномоченными письменным распоряжением командира воинской части 20770.

Плановая выдача наличных денежных средств (денежного довольствия, заработной платы) личному составу воинской части производится по расчетно-платежным (платежным) ведомостям. (Приложение 8). На выданную по расчетно-платежным (платежным) ведомостям сумму выписывается расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002), в котором проставляется общая выплаченная по расчетно-платежным (платежным) ведомостям сумма.

Разовые выдачи наличных денежных средств нескольким лицам на оплату труда, а также выдача депонированных сумм могут производиться по расчетно-платежным (платежным) ведомостям.

  Разовые выдачи наличных денежных средств на оплату труда одному лицу производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

При выдаче наличных денежных средств личному составу воинской части 20770 по отдельному расходному кассовому ордеру (форма по ОКУД 0310002) или заменяющему его документу бухгалтер по кассовым операциям (кассир) требует предъявить документ, удостоверяющий личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и истребует расписку получателя.

Запись о реквизитах документа, удостоверяющего личность получателя, на денежном документе, заменяющем расходный кассовый ордер, не производится.

Если выдача наличных денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных денежных средств указываются фамилия, имя и отчество лица, получающего наличные денежные средства. В случае, когда выдача наличных денежных средств производится по ведомости, перед распиской в получении денег бухгалтер по кассовым операциям (кассир) делает надпись: «По доверенности». Доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру или расчетно-платежной (платежной) ведомости.

При выдаче из кассы воинской части 20770 наличных денежных средств уполномоченным должностным лицам (раздатчикам) их учет ведется бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма по ОКУД 0310005). В указанной книге отражается также возврат уполномоченными должностными лицами (раздатчиками) остатка наличных денежных средств и документов, по которым осуществлялась выдача денег.

Выдача наличных денежных средств из кассы воинской части 20770, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере (форма по ОКУД 0310002) или другом заменяющем его документе, считается недостачей и подлежит взысканию в установленном порядке с виновного должностного лица.

Наличные денежные средства, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310001) или квитанциями (форма по ОКУД 0504510), считаются излишком кассы и отражаются в бюджетном учете в составе неналоговых доходов федерального бюджета и зачисляются в доход данного бюджета.

После выдачи наличных денежных средств бухгалтер по кассовым операциям (кассир):

в расчетно-платежной (платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, проставляет штамп или производит надпись от руки «Депонировано»;

составляет реестр депонированных сумм (форма по ОКУД 0504047);                             

в конце расчетно-платежной (платежной) ведомости производит надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по расчетно-платежной (платежной) ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Если наличные денежные средства выдавались не бухгалтером по кассовым операциям (кассиром), а другим должностным лицом, то на расчетно-платежной (платежной) ведомости дополнительно производится надпись «Деньги в сумме                               _________________    по ведомости выдал ________________________.

                                                                                                                        (должность, подпись, расшифровка подписи)»

Выдача наличных денежных средств бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) и уполномоченным должностным лицом (раздатчиком) по одной расчетно-платежной (платежной) ведомости запрещается;

на выплаченную сумму выписывает расходный кассовый ордер (форма, по ОКУД 0310002) и записывает ее в кассовую книгу (форма по ОКУД 0504514). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма по ОКУД 0310003). На расчетно-платежных (платежных) ведомостях проставляется номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание наличных денежных средств по кассе (проставляется штамп «Расходный кассовый ордер № __»).

Уполномоченное должностное лицо финансового органа производит проверку отметок, сделанных бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) в расчетно-платежных (платежных) ведомостях, а также осуществляет подсчет выданных и депонированных сумм.

Депонированные суммы на следующий день после истечения срока выдачи денежного довольствия (заработной платы) и иных установленных законодательством Российской Федерации выплат сдаются в кредитную организацию. На сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордеры (формы по ОКУД 0310001, 0310002) выписываются уполномоченным должностным лицом финансового органа, подписываются командиром воинской части (в части расходных кассовых ордеров), начальником финансового органа или должностными лицами, на это уполномоченными, письменным распоряжением командира воинской части 20770 и передаются непосредственно в кассу воинской части  20770.

Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу воинской части регистрируются уполномоченным должностным лицом финансового органа в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма по ОКУД 0310003).

Расходные кассовые ордера, оформленные на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на оплату труда и иные приравненные к ней платежи, регистрируются после выдачи соответствующих сумм.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены финансовым органом, за исключением заявления на выдачу аванса (форма по ОКУД 6002404), четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В оформляемых документах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача наличных денежных средств по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных (форма по ОКУД 0310001) и расходных (форма по ОКУД 0310002) кассовых ордеров или заменяющих их документов бухгалтер по кассовым операциям (кассир) проверяет:

наличие и подлинность на документах подписи начальника финансового органа, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) командира воинской части или должностных лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований бухгалтер по кассовым операциям (кассир) возвращает документы в финансовый орган для надлежащего оформления.

Приходные и (или) расходные кассовые ордеры (формы по ОКУД 0310001, 0310002) или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним наличных денежных средств подписываются бухгалтером по кассовым операциям (кассиром), а приложенные к ним документы погашаются в установленном порядке.

Учет движения денежных средств в кассе учреждения осуществляют в журна­ле операций по счету «Касса».(Приложение 9)

Все поступления и выдачи наличных денежных средств в воинской части 20770 учитываются в кассовой книге (форма по ОКУД 0504514).(Приложение 6)

Воинская часть 20770 ведет только одну кассовую книгу (форма по ОКУД 0504514), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а при ее отсутствии - мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями командира воинской части и начальника финансового органа этой части.