Облік, аудит та аналіз витрат операційної діяльності на залізничному транпорті

 Ремонт основних  засобів при плані 24,0 тис.грн,  фактично виконаний на суму 194,0 тис. грн., у тому числі поточний ремонт – на суму 34,0 тис.грн., кап. ремонт - на суму 160,0 тис.грн. Незавершене виробництво зменшилося на кінець звітного періоду на 231,0 тис.грн. і складає на кінець звітного періоду 595,0 тис.грн . Прибуток складає 26,0тис.грн при плані 12,0 тис.грн. По іншій операційній діяльності збиток склав 1,0 тис.грн за рахунок квитків працівникам, та збільшення суми льотної пенсії. Має місце дебіторська заборгованість у сумі 12,0 тис.грн з них за лікарняні 12,0 тис.грн.

                                           РОЗДІЛ 3

РЕКОМЕНДАЦІЇ  ЩОДО УДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ ТА АУДИТУ ВИТРАТ ОПЕРАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПРИКЛАДІ ДОРОЖНІ ЕЛЕКТРОМЕХАНІЧНІ МАЙСТЕРНІ

3.1 Загальна характеристика програмних продуктів системи обліку витрат операційної діяльності

Організація управління й обліку на підприємстві сьогодні неможливі без застосування інформаційних  технологій. Працівники практично всіх сфер господарського життя на виробництві, у торгівлі, у сфері обслуговування використовують у своїй діяльності комп'ютери. Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. При цьому застосування комп'ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію й вдосконалення обліку.

Об'єктом інформаційного забезпечення управління є організаційно-еконо-мічна, облікова та технологічна інформація, яка відображає процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ та послуг, та виникає в процесі виробничо-господарської діяльності і використовується для управління цією діяльністю при здійсненні всіх функцій управління. Вона виражає стан виробничо-господарської і фінансової діяльності підприємства в числовому вигляді через систему натуральних в вартісних показників.

Облікова інформація, як частина економічної інформації має ряд особливостей, які зображені  на рис. 4.1.

На формування облікової  інформації впливає методологія  бухгалтерського обліку. Структуру  інформаційної системи бухгалтерського  обліку визначають такі методологічні  принципи, як рахунки та подвійний  запис, баланс та інші. Ними позначається організація інформаційних процедур, зокрема обчислювальна обробка та використання облікової інформації. Особливості облікової інформації відображаються і в інформаційних задачах бухгалтерського обліку, сутність рішення яких полягає у визначенні зведено-підсумкових величин із встановленими групувальними ознаками.

Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництва підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства.

Застосування комп'ютерної  техніки вносить певні зміни  до організації бухгалтерського обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. При комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку.

Правильно організований облік витрат в розрізі статей калькуляції, за місцями їх виникнення, за видами продукції дає керівництву достатній обсяг інформації для прийняття ефективних управлінських рішень. Комп'ютеризація обліку витрат охоплює широке коло трудомістких операцій. До них відносять: групування   виробничих   витрат   за   напрямами   витрачання,   визначення нормативної (планової) та фактичної собівартості продукції, напівфабрикатів і незавершеного виробництва, облік відхилень від норм витрат, зведений облік витрат на виробництво, відображення на рахунках синтетичного обліку кореспонденції рахунків. В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції. В комп'ютерній  бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку можлива побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності. Така схема калькуляції дозволить отримати інформацію про: витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу по конкретному розділу; витрати за видами і групами продукції; витрати по підрозділах; витрати за видами витрат або за групами витрат (використовуючи різні рівні аналітичного обліку).

Стандартні підходи  до обробки даних дають можливість взаємо замінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії  на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.

Спеціалізовані бухгалтерські  програми дозволяють:

1. складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі  обліку  складати  кілька проміжних  оборотних  відомостей  для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків, тощо;
2. в будь-який момент часу коригувати введені операції:

• змінювати суму, дату, зміст і коментарі;

• доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;
• цілком та безслідно знищувати будь-які операції;

3. будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є ймовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри. Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, необхідні для прийняття ефективних рішень. До того ж, правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

Комп'ютерні системи сьогодні дозволяють:

1. обробляти і зберігати велику кількість однакових в структурному плані одиниць інформації (наприклад, адреси із зазначенням імені, міста, вулиці, телефону, поштового індексу тощо);
2. здійснювати вибірку інформації з великої кількості даних (пошук адреси, назв фірм чи телефонів будь-яких конкретних осіб тощо);
3. виконувати складні математичні розрахунки (складати графіки повернення кредиту на кілька років вперед тощо);
4. одержувати паперову копію будь-якого документу (первинних документів, форм звітності тощо) за декілька секунд;
5. багато разів відтворювати будь-які дії (наприклад, роздруковувати примірники певного документу тощо).

На даному підприємстві (ЗАТ “СБМУ №15), на мою думку, можуть використовуватися наступні технології обробки інформації:

Для вирішення різноманітних  завдань за допомогою персональних комп'ютерів застосовують пакети прикладних програм, які дозволяють вводити в комп'ютер дані та виконувати над ними різні операції.

Найбільш відомими і  розповсюдженими є такі програми, як “Галактика”, “Парус - Предприятие 7.11” та “1С: Предприятие”.

Програма “Галактика” є багатокористувацькою комплексною системою автоматизації управління підприємством, яка охоплює всі аспекти його внутрішньої і зовнішньої господарської діяльності. Значною відмінністю програми “Галактика” від інших програм є комплексний підхід до проблеми автоматизації підприємства, що охоплює всі сфери управління сучасним підприємством, включаючи фінансове і господарське планування, управління кадрами, бухгалтерський облік, оперативне управління. Вирішення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами.

Контур - це сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач. В програмі „Галактика" їх є чотири:

1. “Контур адміністративного управлення”;
2. “Контур оперативного управлення”;
3. “Контур управлення виробництвом”;
4. “Контур бухгалтерського обліку”.

Модульний принцип побудови даної програми дозволяє залежно від виробничо-економічної необхідності використовувати окремі програмні модулі або комбінувати їх за умови встановлення всіх модулів програми. Наприклад, модуль “Фактичні витрати” призначений для розрахунку бухгалтерських фактичних витрат за підсумками виробничої діяльності підприємства за місяць. Основним джерелом первинної інформації для проведення розрахунків є книга бухгалтерських проводок. Розподіл непрямих витрат здійснюється шляхом такої процедури, як закриття рахунків. Ця процедура служить також для розподілу витрат при наданні зустрічних послуг підрозділів підприємства один одному. Результатом послідовного виконання операцій по закриттю рахунків є бухгалтерські проводки, які містять суми затрат по аналітичним рахункам. Ці суми враховуються при розрахунках кошторисів витрат, зведення витрат і калькуляцій, на основі яких визначається фактична виробнича собівартість. Різноманітні звіти по зведенню витрат, кошторисів, калькуляцій, фактичному випуску дозволяють отримати повну картину калькулювання бухгалтерської фактичної собівартості.

Ведення виробничого  обліку в системі „Галактика" передбачає певне групування витрат підприємства, які розподіляються за:

1. Видами. Згідно П(С)БО 16 „Витрати" витрати групуються за економічними елементами. Крім того, витрати на виробництво і реалізацію класифікуються за статтями витрат. Організація обліку витрат за їх видами дозволяє підприємству розрахувати структуру собівартості виробленої продукції. Аналіз структури собівартості сприяє виявленню найбільш ефективних напрямків її зниження.
2. Місцями виникнення. Облік витрат за місцем виникнення забезпечує контроль за роботою підприємства в цілому та його структурних підрозділів зокрема.  Комп'ютерні  системи вирішують такого  роду  задачі  досить оперативно, надаючи керівництву саму різноманітну аналітичну інформацію.
3. Центрами відповідальності. Метою організації обліку за центрами відповідальності є накопичення даних про витрати по кожному з них, з тим, щоб   відхилення від кошторису могли відноситись до матеріально відповідальної особи. Фактичні дані за центрами відповідальності відображаються в звітах про виконання кошторису. З них керівники центрів отримують інформацію про відхилення від кошторису за різними статтями витрат.
4. Носіями витрат. Носіями витрат в залежності від виду продукції і технології її виробництва можуть бути товари або напівфабрикати, групи однорідних товарів, будівельні об'єкти, види робіт та послуг.
5. Інші способи групування виробничих витрат. За допомогою комп'ютерної системи “Галактика” надається можливість групування витрат з метою планування і прийняття рішень. Застосовуючи дану систему, користувач може не тільки калькулювати собівартість, а і одночасно ділити витрати на постійні і змінні, що дозволяє використовувати методи поглибленого оперативного аналізу для планування діяльності підприємства.

Програма „Галактика" є багатофункціональною і тому вона підходить для великих підприємств, об'єднань, корпорацій тощо. На Україні  дана програма використовується на таких  великих підприємствах, як наприклад, Компанія „NEMIROFF".

Програма “Парус-Предприятие” є комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого та середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру записів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо. Наприклад, в існуючій версії собівартість готової продукції можна визначити, використовуючи розширену користувацьку   аналітику по рахунку 23 “Виробництво”, розкривши інформацію, принаймні, в двох розділах: за типами витрат (рекомендується для виявлення тих витрат, які можна скоротити і знизити собівартість) і за видами готової продукції.