Облік і аудит загальновиробничих витрат підприємства

Структура бази даних повинна включати множину реквізитів, що є необхідною і достатньою для задоволення тих вимог, які ставляться перед обліковою службою, законодавством та апаратом управління підприємством.

Проведемо проектування бази даних для нашої предметної області. Перший крок полягає у визначенні інформаційних потреб бази даних. На цьому етапі необхідно з'ясувати такі питання: чи зможе нова система об'єднати існуючі програми або їх необхідно буде кардинально переробляти для спільної роботи з новою системою; які дані використовуються різними програмами; чи зможуть програми спільно використовувати які-небудь із цих даних; хто буде вводити дані в базу й у якій формі; як часто будуть змінюватися дані; чи достатньо буде для даної предметної області однієї бази або буде потрібно декілька баз даних із різноманітною структурою.

При створенні бази даних, призначеної для обліку загальновиробничих витрат в якості функціональної діяльності можна ідентифікувати отримання даних з задач обліку оплати праці, обліку основних засобів, обліку МШП, робіт і послуг тощо. Визначившись з задачами необхідно вибрати всі потрібні для ведення обліку реквізити [28, с. 94].

По закінченню проектування бази даних користувач має можливість працювати з отриманою інформацією. Але вся інформація буде вводитись лише у вигляді таблиць. Це може бути незручно і привести до збільшення помилок при введенні інформації. Тому для більшої зручності внесення інформації пропонується повести наступний етап – проектування екранних форм. На цьому етапі розробляється електронна копія первинного документу.

Перед початком проектування необхідно визначити документи, які підлягають вивченню і аналізу, встановити задовольняють чи ні діючі форми вимогам машинної обробки, чи відображають вони специфіку виробництва. При проектуванні форм вхідних документів виникає дві проблеми: перша пов'язана із проектуванням змісту (інформації) документу, який включає склад реквізитів і показників, які будуть в нього входити. Друга проблема заклечається в проектуванні геометрії документів, тобто розміщення реквізитів у формі документів. Зони документів можуть бути лінійними і табличними.

При застосуванні електронно-обчислювальних машин практично вся інформація зосереджена у системі масивів інформації, які складають базу даних підприємства. Отже, в умовах автоматизації облікового процесу вхідна інформація може бути отримана як з документів на звичайних паперових носіях з візуальним сприйманням, так і на машинних носіях [27, с. 76].

Головною метою проектування форм вхідних документів є зменшення реквізитів, які заповнюються вручну та забезпечення максимальної точності вхідної інформації та розрахунків.

Для спроектованої бази даних необхідності в екранних формах, для безпосереднього введення даних, немає через те, що ми обумовили надходження даних з інших задач автоматично. Але для контролю надходження на можливості корегування даних будемо такі форми використовувати. Розробимо також форму для перевірки рознесення витрат за статтями.

При створенні інформаційної системи по обліку загальновиробничих витрат необхідно отримати такі звітні документи: "Відомість аналітичного обліку загальновиробничих витрат за період", "Відомість відхилень від норм фактичних витрат", "Відомість розподілу загальновиробничих витрат по статтях витрат" та інші.

Превагою автоматизованої системи обліку є те, що крім обов'язкових та звичайних звітних форм в любий час користувач може отримати інформацію про стан задачі [24, с. 107].

Необхідною умовою проектування звітних форм (машинограм або відеограм) є те, що вони повинні мати зміст стандартних (паперових) бланків. Вихідна інформація формується в регламентному і запитному режимах. В регламентному режимі отримують вихідні документи, що регламентовані по строках і змісту. До цієї мети вихідні документи формуються в повному об'ємі і є звітними документами бухгалтерського обліку.

Для повного завершення проекту необхідно спроектувати систему меню користувача. За допомогою цього меню користувач отримає можливість дуже швидко вибирати режими роботи, переглядати або друкувати документи.

Систему меню можна спроектувати двох видів: на панелі у вигляді рядка або у вікні у вигляді набору кнопок для кожного режиму. Ми пропонуємо перший варіант. Пояснюється це тим, що дане меню буде комплексне і займати менше місця, дозволить у вигляді діалогу вибирати наступні пункти меню

В даному меню запропоновано шість основних пунктів. Пункт "Отримання даних" передбачає ініціативу режиму введення первинних даних в комп'ютер. Передбачено три варіанти. Перший – зв'язок з іншими робочими місцями через мережу і автоматичне отримання даних. Другий – перенесення даних за допомогою дискет копіювання. Третій – ручне введення.

В пункті «Введення довідників» користувач має можливість переглядати, а при необхідності редагувати необхідну інформацію.

Пункт "Рознесення витрат" дозволяє в автоматичному режимі проводити рознесення загальновиробничих витрат по їх видам або по галузям виробництва. Рознесення відбувається над даними, які були введені в комп'ютер. Для початку виконання роботи необхідно буде ввести період, за який будуть розглядатись первинні дані.

"Звітні форми" - передбачає  вибір потрібної звітної форми, її автоматичне формування, перегляд на екрані, запису файлу або друк документа. За допомогою пункту "перевірка даних" користувач може перевірити вірність отриманих сум витрат, поглянувши відповідні первинні документи, на основі яких ці витрати обраховувались.

Для завершення роботи та закриття програмного продукту передбачений пункт «Кінець роботи».

В запитному режимі вихідна інформація видається згідно вимоги користувача. Прийнято вважати, що програмний продукт «1С: Бухгалтерія 8 для України» використовується в основному для ведення бухгалтерського та податкового обліку. Проте його широкі функціональні можливості дозволяють вирішувати завдання, що виходять далеко за межі бухгалтерії, — наприклад, автоматизація облікових завдань виробничого процесу.

Використовуючи програму «1С: Бухгалтерія 8.0», можна обліковувати виробничі процеси починаючи з моменту придбання сировини до випуску вже готової продукції. При цьому виробничі операції автоматично відображатимуться як у бухгалтерському, так і в податковому обліку. Протягом місяця витрати, пов’язані з виробничою діяльністю підприємства, відображаються на рахунках обліку витрат [34, с. 157].

Весь алгоритм дій бухгалтера з обліку операцій виробничого характеру візуалізовано у програмі в розділі «Виробництво». Послідовність облікових операцій починається із заповнення документа «Вимога-накладна». Проте тут важливо підкреслити ось що: запаси, які використовуються для виробництва товарів, обов’язково повинні заздалегідь бути оприбутковані на складі, і лише зі складу вони можуть бути передані у виробництво.

Потім наприкінці місяця на підставі інвентаризації визначаються залишки незавершеного виробництва. I фінальною операцією обліку виробництва є розрахунок фактичної собівартості продукції, до вартості якої включаються загальновиробничі витрати.

Перед тим як проводити першу завершальну операцію, вам потрібно буде встановити налаштування облікової політики. Тут визначається спосіб розподілу непрямих витрат і спосіб розрахунку собівартості виробництва.

Розглянемо послідовність дій з обліку виробництва у програмі «1С: Бухгалтерія для України 8» (рис. 2.8.).

Рис. 2.8 Послідовність дій з обліку виробництва у програмі «1С: Бухгалтерія для України 8»

Для фіксації домовленості з постачальником про придбання сировини використовується документ «Рахунок на оплату постачальника», який може бути також підставою для його оплати й отримання (рис. 2.9).

У документі вмикається прапорець Сплачено - для обліку фактичної витрати коштів за відомостями, отриманими з банку. Унаслідок цього після проведення документа залишок коштів на розрахунковому рахунку підприємства зміниться. Отриману податкову накладну вносять до програми за допомогою документа «Реєстрація вхідного податкового документа», який буде підставою для його запису до реєстру податкових накладних. Відповідними документами відображається надходження сировини і матеріалів на склад - за оплати готівкою ця операція фіксується документом «Авансовий звіт», при безготівковій оплаті - документом «Надходження товарів і послуг». Заздалегідь вибирається вид операції (кнопка Операція), яка буде виконана під час проведення документа (у цьому разі операція Покупка, комісія), при цьому автоматично формуються назва документа та необхідний склад графічної частини документа. А при заповненні даних про куплені запаси рахунки бухгалтерського та податкового обліку автоматично підставляються з регістру «Рахунок обліку».

Рис. 2.9 Фіксація домовленості з постачальником про придбання сировини у програмі «1С: Бухгалтерія для України 8»

Для реєстрації факту передачі матеріалів зі складу у виробництво використовується документ «Вимога-накладна»(рис.2.10). Вартість матеріалів, поміщених до табличної частини документа, списується на витрати виробництва. Причому в цьому документі можна відобразити різні види витрат: виробничі та загальновиробничі, адміністративні та витрати на збут (закладка Рахунки витрат). У бухгалтерському обліку вони відповідають списанню вартості матеріалів на відповідні рахунки.

Перелік матеріалів, зазначених в документі, прив’язується до певної номенклатурної групи, яка визначає аналітику витрат (закладка Рахунки витрат). Розподіл непрямих (загальновиробничих) витрат при розрахунку собівартості готової продукції буде виконано саме на цю номенклатурну групу.

На цій самій закладці вибирається підрозділ, на витрати якого списуватимуться матеріали, передані у виробництво [24, с. 124].

Виробничі підсумки випуску продукції щодня повинні вноситися до інформаційної бази документом «Звіт виробництва за зміну». У цьому документі реквізити склад, підрозділ організації, продукція/послуга є обов’язковими для заповнення та вибираються з відповідних довідників.

У табличній частині документа значення Специфікація визначає норми витрати матеріалів для виготовлення конкретної продукції. Цей довідник норм потрібен для автоматичного розрахунку матеріалів при введенні на підставі цього документа іншого документа — «Вимога-накладна». Решта реквізитів заповнюється автоматично при виборі продукції. Наприклад, реквізит Рахунок витрат — його значення вибирається з плану рахунків бухгалтерського обліку й автоматично заповнюється при виборі продукції залежно від виду підрозділу підприємства.

Планова витрата матеріалів на випущену продукцію та розрахункові залишки у незавершеному виробництві програма визначає автоматично. Дані цього документа відображаються у регістрах «Випуск продукції» у бухгалтерському обліку та в регістрах податкового і бухгалтерського обліку в планових цінах.

У цьому документі на спеціальній закладці Послуги можна зазначити відомості про «внутрішні» послуги, надані іншому підрозділу підприємства, а на закладці Зворотні відходи — відомості про зворотні відходи, які утворилися під час виготовлення продукції.

Рис. 2.10 Вимога - накладна у програмі «1С: Бухгалтерія для України 8»

Особливий вид виробничого процесу — надання послуг виробничого характеру, внаслідок яких не з’являються матеріальні цінності. Результати цього виробничого процесу вносять до інформаційної бази програми документом «Акт про надання послуг виробничого характеру». Проведенням цього документа реєструється витрата матеріалів, пов’язаних із наданням послуг виробничого характеру.

Повернення на склад відходів виробництва реєструється документом «Оприбуткування матеріалів з виробництва». Наприкінці місяця розрахункові залишки матеріалів у незавершеному виробництві можуть бути скориговані документом «Iнвентаризація незавершеного виробництва».

Операції з обліку виробничих витрат автоматично відображаються у бухгалтерському та податковому обліку. Підсумковий розрахунок собівартості продукції, виготовленої підприємством, виконується автоматично за допомогою документа «Закриття місяця». Цей документ проводить велику частину регламентних операцій у бухгалтерському та податковому обліку. Причому кожна регламентна операція виконується не більше одного разу на місяць для бухобліку та раз на квартал для податкового обліку. Для виробництва такими регламентними операціями є:

1) коригування фактичної  вартості номенклатури;

2) розрахунок і коригування  собівартості продукції;

3) переоцінка вартості запасів;

4) формування залишку  незавершеного виробництва (для  податкового обліку).

«1С:Бухгалтерії 8.0» автоматизовано облік витрат підприємства на випуск готової продукції та розрахунок собівартості продукції і послуг. Протягом місяця облік готової продукції ведеться за плановою собівартістю, а наприкінці місяця розраховується її фактична собівартість.

При розрахунку фактичної собівартості випущеної продукції автоматично формуються записи на різницю між плановою та фактичною собівартістю готової продукції і напівфабрикатів, розподіляються прямі та непрямі витрати за підрозділами.

Залежно від специфіки виробництва на підприємстві при розподілі загальновиробничих витрат застосовують різні бази розподілу.

База розподілу витрат у вигляді способу розподілу встановлюється у регістрі відомостей «Методи розподілу непрямих витрат організацій». У колонці База розподілу вибирається один із 4-х методів розподілу (рис. 2.11):

- обсяг випуску - за базу береться кількість випущеної в звітному періоді продукції;

- планова собівартість - за базу береться планова вартість випущеної продукції;

- оплата праці - за базу береться сума витрат за статтями з видом Оплата праці;

- матеріальні витрати - за базу береться сума витрат за статтями з видом Матеріальні витрати.

 Якщо для загальновиробничих  витрат потрібно встановити загальний  спосіб розподілу, в цьому випадку  не зазначаються рахунок витрат, підрозділ та стаття витрат. Так  само можна встановити загальний  спосіб розподілу всіх витрат, що акумулюються на одному  рахунку.

Рис. 2.11 Методи розподілу непрямих витрат організацій у програмі «1С: Бухгалтерія для України 8»