Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета в бюджетных организациях

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя учреждения, подпись его  на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный  кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя.

При выдаче денег из кассы  под отчет нескольким лицам оформляется  Ведомость (ф. 0504501). Каждая законченная  Ведомость оформляется как расходный  кассовый ордер.

Необходимо помнить о  том, что выписка нескольких расходных  кассовых ордеров на одного и того же сотрудника по разным субсчетам  счета 20800 000 "Расчеты с подотчетными лицами" является нарушением Порядка  ведения кассовых операций. В этом случае в поле расходного ордера для  отражения корреспонденции счетов их следует отразить в несколько  строк, а в графе, отражающей сумму, отразить не только сумму по каждому  аналитическому счету, но и итоговую. [19]

Если заменяющий расходный  кассовый ордер документ составлен  на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  учреждения, производится по расходным  кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без составления  расходного кассового ордера на каждого  получателя. На титульном листе платежной  ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера учреждения или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут  оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе  в отпуск, болезни и др.), а также  выдача депонированных сумм и денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, нескольким лицам. [26]

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

При наличии в платежных  ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и  стипендиям составляются отдельные "Реестры  депонированных сумм" (ф. 0504047) с внесением  в них каждого лица, не получившего  заработную плату, денежное довольствие  или стипендию. Реестр заполняется  кассиром на основании платежной  или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилий лиц, не получивших заработную плату, стипендию  или денежное довольствие, следует  поставить штамп или сделать  отметку от руки "Депонировано". В конце платежной ведомости  необходимо сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах. Затем следует  сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью. Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____". Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: "Деньги по ведомости  выдавал (подпись)". Выдача денег  кассиром и раздатчиком по одной  ведомости запрещается.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в  платежных (расчетно-платежных ведомостях) и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы  на следующий день сдаются для  зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в  учреждениях Центрального банка  РФ или кредитных организациях. На сданные суммы составляются расходные  кассовые ордера.

Аналитический учет депонированных сумм раздельно по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям ведется в "Книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий" (ф. 0504048). Записи производятся по каждому  депоненту, при необходимости с  указанием структурного подразделения  учреждения. В соответствующих графах "Кредит" должны быть указаны месяц  и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы. А в графах "Дебет" - против фамилии  депонента записывается номер расходного кассового ордера и выплаченная  сумма. В конце месяца в книге  подсчитываются итоги по графам "Кредит" и "Дебет" и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Приходные кассовые ордера и  квитанции к ним, а также расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки  или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается  основание для их составления  и перечисляются прилагаемые  к ним документы. Выдача приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить: [21]

-                   наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц на это уполномоченных;

-                   правильность оформления документов;

-                   наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы  в бухгалтерию для надлежащего  оформления. Приходные и расходные  кассовые ордера, или заменяющие их документы, немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью "Оплачено" с указанием  даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники. При  этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. [26]

Все поступления и выдачи наличных денег учреждения учитывают  в кассовой книге. Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в  иностранных валютах ведется  в кассовой книге ф. 0504514. Поступление  и расходование наличных денежных средств  в иностранной валюте ведется  на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам иностранных валют.

Каждое учреждение ведет  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного учреждения. Записи в кассовой книге ведутся  в 2-х экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми  номерами.

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера учреждения или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня  кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

В учреждении при условии  обеспечения полной сохранности  кассовых документов кассовая книга  может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные  машинограммы должны составляться к  началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое содержание и включать все  реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. [26]

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются  в хронологическом порядке. Общее  количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма  считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются  излишком кассы и зачисляются  в доход учреждения.

Учет операций по движению наличных денежных средств ведется  в Журнале операций по счету 20104 000 "Касса" на основании кассовых отчетов. При отражении операций по получению бюджетными учреждениями наличных денег и выплаты их из кассы применяются счета бюджетного учета 20104 510 "Поступления в кассу" и 20104 610 "Выбытия из кассы". Для  счета 20104 установлен тип классификации - "Источники внутреннего финансирования дефицитов бюджетов". [5]

Порядок обеспечения наличными  деньгами получателей средств федерального бюджета утвержден Приказом Минфина  России от 21.09.2004 N85н "О порядке  обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной  системы Российской Федерации" (далее - Приказ N85н).

Для снятия наличных денежных средств с лицевого счета бюджетное  учреждение должно получить в учреждении Банка России или кредитном учреждении денежную чековую книжку. Для этого  составляется Заявление на получение  необходимого количества денежных чековых  книжек (ф. 0510031 согласно Приложению N 2 к Приказу N 85н).

Для снятия наличных средств  по чеку оформляется Заявка на получение  наличных денег (ф. 0510033 согласно Приложению N 3 к Приказу N 85н). Указанные в  Заявке показатели бюджетной классификации  должны отражать содержание операции в соответствии с направлениями  использования средств, отраженными  в графе денежного чека "Цели расхода". На каждую Заявку оформляется  отдельный денежный чек. Денежные чеки принимаются в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки.

Согласно п.1 Приказа N 85н  для осуществления операций с  наличными деньгами получателей  средств бюджетной системы органам  Федерального казначейства (далее - ОФК) открываются счета на балансовом счете N 40116 "Средства для выплаты  наличных денег бюджетополучателям" (далее - счет 40116) в учреждении Банка  России или кредитных организациях.

Для подкрепления счета N 40116 производится списание со счетов N 40105 "Средства федерального бюджета" и N 40503 "Средства предприятий, находящихся  в федеральной собственности. Бюджетные  учреждения" и зачисление средств  на счет N 40116.

При таком порядке возникают  временные кассовые разрывы. Подобная ситуация возникает и при сдаче  наличных средств на лицевой счет. Причины возникновения и подробности  отражения возникающего временного кассового разрыва изложены в  совместном Письме Минфина России N 02-14-10а/462 и Федерального казначейства Российской Федерации N 42-7.1-01/5.1-58 от 18.03.2005 "О порядке применения Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов". Однако с введением Инструкции N 25н изменились используемые в проводках счета бюджетного учета. Схема новых бухгалтерских записей приведена в таблице 5.

Таблица 5

Корреспонденция проводок при  операциях получения и сдачи  наличных денег на лицевой счет, открытый в ОФК