Контроль и ревизия

Аудит расчетов чеками

В процессе аудирования этой формы расчетов должны быть проверены все этапы документооборота и контроля в банке по выдаче и оплате чеков, их соответствие принятым нормам.

При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение плательщику, банку, выдавшему счет на уплату определенной суммы денег, указанной в чеке, чекодержателю (получателю средств). Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, но в расчетах между физическими  лицами не разрешается их использовать. Чек является ценной бумагой, а бланки чеков являются бланками строгой  отчетности, поэтому подлежат учету  на внебалансовом счете 91207 «Бланки строгой отчетности».

Покрытием чека в банке  чекодателя могут быть:

средства, депонированные чекодателем  на отдельном счете;

средства по счетам клиента, но не свыше суммы, гарантированной  банком.

Банк может по просьбе  клиента гарантировать ему оплату чеков за счет своих средств при временном отсутствии их у клиента.

В ходе аудиторской проверки необходимо тщательно изучить все  первичные документы по оформлению чеков с учетом действующего стандарта.

Для получения чеков предприятие  предоставляет в банк заявление (форма 040107) в одном экземпляре (при  получении гарантии банка – в  двух экземплярах). Документ должен иметь  подписи должностных лиц и  оттиск печати, образцы их должны быть в карточке образцов подписей и оттисков печатей. В заявлении предприятие  указывает номер счета, с которого будут оплачиваться чеки.

Перечисление суммы чека, депонируемой на отдельном счете, оформляется  платежным поручением клиента.

Чек должен быть предъявлен к оплате в учреждении банка в  течение 10 дней, не считая день его выдачи. Установлены определенные правила  заполнения чека банковскими учреждениями. В чеке указывают наименование банка, выдавшего чек, его двадцатизначный  номер, номер лицевого счета чекодателя, наименование чекодателя – юридического лица, номер его счета, а также  предельный размер суммы, на которую  может быть выписан чек, – на оборотной  стороне чека. Сумма лимита чека указывается цифрами и прописью, заверяется печатью и подписями должностных лиц банка. Это один из основных контрольных моментов при проверке чека в банке получателя денег и выявления фальшивых чеков.

Вместе с чеками банк обязан выдать клиенту идентификационную  карточку (чековую карточку). Чековая  карточка выдается клиенту в одном  экземпляре независимо от количества чеков и идентифицирует чекодателя по каждому выданному им чеку.

В ходе проверки аудита в  выборочном порядке необходимо проверить  правильность заполнения (и оформления) идентификационной карточки чека. Чек  должен быть выписан на сумму не более указанной на его оборотной стороне и чековой карточке. Подпись чекодателя должна соответствовать образцу подписи, поставленной на чековой карточке, номер счета чекодателя, указанный в чеке, должен соответствовать номеру на чековой карточке. Чек должен быть оплачен в полной сумме, на которую он выписан, без взимания комиссии. Такой контроль за состоянием оформления чека проводит предприятие-продавец в момент получения чека от чекодателя. Правильно оформленная карточка должна содержать на лицевой стороне следующие реквизиты:

наименование банка и  его местонахождение;

название «чековая карточка №»;

подпись чекодателя;

номер счета чекодателя.

На обратной стороне выписанной карточки ставится подпись «гарантируем оплату чека, транстированного на нас, при соблюдении установленных условий». Условия эти названы выше при раскрытии основных контрольных моментов передачи чека продавцу от получателя. Предприятия-продавцы сдают принятые в уплату чеки в обслуживающий банк в установленном порядке – либо через инкассаторский аппарат, либо самостоятельно.

Бухгалтерская запись по кредиту  счета предприятия-продавца и дебету корреспондирующего счета совершается  только после списания денег со счета  банка-плательщика. Банки сдают принятые от предприятий чеки в расчетно-кассовые центры (РКЦ) при реестрах установленной  формы в 4 экземплярах, из которых 1–2-й  экземпляры вместе с дебетовым авизо  направляют в РКЦ, обслуживающий  плательщика: 3-й – с чеком остается в РКЦ, обслуживающем банк поставщика; 4-й экземпляр выдается как расписка о приеме чеков банку поставщика.

В реестре должна содержаться  информация о чеке: наименование банка-плательщика  и его номер, номер счета чекодателя, сумма и номер чека. Некоторые  банки выявляют фальшивые чеки на этапе приема их от предприятий-поставщика и составления реестра, поскольку в этот момент может быть обнаружен несущественный банк, приводимый как банк плательщика.

Банки, обслуживающие покупателя, проводят списание средств со счета  чекодателя на основании поступившего из РКЦ реестра чеков.

Сами чеки остаются на хранении в РКЦ, а их копии могут быть затребованы по мере необходимости. При выявлении на этом этапе фальшивых  чеков (например, отсутствие в данном банке плательщика и счета  по депонированию денежных средств) ущерб, причиненный банку поставщика, невозможно предотвратить, так как  деньги уже выплачены предприятию-поставщику.

Контрольным моментом в документообороте является и проверка чека предприятием, принимающем его к оплате. Оно  обязано убедиться, что сумма  чека не превышает предъявленной  суммы, обозначенной на его оборотной  стороне и в чековой карточке; номер счета чекодателя, проставленный  в чеке, соответствует обозначенному в чековой карточке. Необходимо убедиться в идентичности подписи, проставленной в чеке в момент его заполнения, и подписи, поставленной в чековой карточке. Наиболее часто встречаются случаи внедрения фальшивых чеков в оборот именно на этом этапе, и поэтому предприятия-продавцы должны нести ответственность перед банком за причиняемый ему ущерб. В ходе аудита целесообразно проверить организацию кредитно-расчетных отношений банков с такими клиентами.

Убытки, возникающие в  результате оплаты плательщиком (банком) утраченного или похищенного  чека, несет чекодатель, т.е. предприятие-покупатель, если не будет доказано, что чек  был оплачен вследствие умысла или  неосторожности плательщика.

Убытки, возникающие в  результате оплаты плательщиком чека, который выписан на сумму, большую, чем предельный лимит, обозначенный на его оборотной стороне и  в чековой карточке, а также  при расхождении номера счета  чекодателя и его паспортных данных, несет предприятие, принявшее чек  в качестве платежного средства.

РКЦ, принимающие чеки от коммерческих банков, проверяют правильность их заполнения, а также реестров чеков и проводят оплату чеков  с последующим отдебетованием расходов другому РКЦ, который обслуживает коммерческий банк плательщика.

Списание средств со счетов банка плательщика производится обслуживающим РКЦ немедленно на основании полученных при дебетовой авизо реестров чеков. В соответствии с действующими правилами учреждения Банка России (РКЦ) отвечают за убытки, произошедшие из-за оплаты ими неправильно заполненных чеков.

Чеки, принятые предприятием, не могут быть ими индоссированы, т.е. передаваться их владельцам поставщикам-предприятиям посредством индоссамента.

В отдельных случаях, когда  при полном использовании всех чеков  сумма депонированных средств окажется неиспользованной, предприятию по его  заявлению могут быть выданы чеки на сумму неиспользованных средств. В случае отказа предприятия в  получении новых чеков оно  по своему поручению может получить обратно на свой счет неиспользованные деньги.

При установлении фактов нарушения установленного порядка учета хранения и использования бланков чеков коммерческие банки могут лишаться лицензий на осуществление банковских операций. Поэтому в ходе аудиторских проверок необходимо особенно тщательно проверить соблюдение коммерческими банками данного законодательства.

Аудит расчетов аккредитивами

При открытии аккредитива банк, выставивший  аккредитив (банк-эмитент), по поручению  плательщика (покупателя) переводит  средства в другой банк – банк поставщика, для осуществления платежа при  выполнении всех условий, предусмотренных  в аккредитиве, в банке поставщика открывается отдельный балансовый счет «Аккредитивы».

Могут открываться следующие  виды аккредитивов:

покрытые (депонированные) или  непокрытые (гарантированные);

отзывные или безотзывные.

Покрытыми считаются аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент  перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный  ему кредит в распоряжение банка-поставщика (исполняющий банк) на отдельный  балансовый счет «Аккредитивы» на весь срок действия обязательств банка-эмитента.

При установлении между банками  корреспондентских отношений непокрытый (гарантированный) аккредитив может  открываться в исполняющем банке  путем предоставления ему права  списывать всю сумму аккредитива  с ведущегося у него счета банка-эмитента.

Ходатайства предприятия  о выставлении непокрытого аккредитива  приходуются банком-эмитентом на отдельном внебалансовом счете.

Каждый аккредитив должен ясно указывать, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания изменен или аннулирован  банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных  договором, досрочного отказа банка-эмитента гарантировать платежи по аккредитиву). Все распоряжения об изменении условий  отзывного аккредитива плательщик может давать поставщику только через банк-эмитент, который извещает банк поставщика (исполняющий банк), а последний – поставщика. Однако исполняющий банк обязан оплатить документы, соответствующие условиям аккредитива, выставленные поставщиком и принятые банком поставщика до получения последним уведомления об изменении или аннулировании аккредитива.

Безответный аккредитив не может быть изменен или аннулирован  без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Поставщик может досрочно отказаться от использования аккредитива, если это предусмотрено условиями  аккредитива.

Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с  одним поставщиком.

Срок действия и порядок  расчетов по аккредитиву устанавливаются  в договоре между плательщиком и  поставщиком, в котором следует  указать:

наименование банка-эмитента;

вид аккредитива и способ его исполнения;

способ извещения поставщика об открытии аккредитива;

полный перечень и точную характеристику документов, представленных поставщиком для получения средств  по аккредитиву;

сроки представления документов после отгрузки товаров, требования в их оформлении. Другие необходимые  документы и условия.

Открытие банком-эмитентом  гарантированных аккредитивов осуществляется по договоренности с покупателем  и в соответствии с условиями  корреспондентских отношений с  другим банком. Исполнение таких аккредитивов банком поставщика осуществляется в  установленном порядке.

Для открытия аккредитива  плательщик предоставляет обслуживающему банку (банку-эмитенту) заявление на бланке, в котором обязан указать:

номер договора, по которому открывается аккредитив;

срок действия аккредитива;

наименование поставщика;

наименование банка, исполняющего аккредитив;

место исполнения аккредитива;

полное и точное наименование документов, против которых производятся выплаты по аккредитиву, срок их представления  и порядок оформления (полный развернутый  перечень может указываться в  приложении к заявлению);

вид аккредитива с указанием  по нему необходимых данных;

для отгрузки каких товаров (оказание услуг) открывается аккредитив, срок отгрузки (оказание услуг);

сумма аккредитива;

способ реализации аккредитива.

Заявление об открытии аккредитива  представляется в количестве экземпляров, необходимых банку плательщика  для выполнения условий аккредитива.

Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с  одним поставщиком.

Срок действия и порядок  расчетов по аккредитиву устанавливаются  в договоре между плательщиком и  поставщиком, в котором следует  указать:

наименование банка-эмитента;

вид аккредитива и способ его исполнения;

способ извещения поставщика об открытии аккредитива;

полный перечень и точную характеристику документов, представленных поставщиком для получения средств  по аккредитиву;

сроки представления документов после отгрузки товаров, требования к их оформлению. Другие необходимые  документы и условия.

Открытие банком-эмитентом  гарантированных аккредитивов осуществляется по договоренности с покупателем  и в соответствии с условиями  корреспондентских отношений с  другим банком. Исполнение таких аккредитивов банком поставщика осуществляется в  установленном порядке.

Для открытия аккредитива  плательщик представляет обслуживающему банку, (банку-эмитенту) заявление на бланке, в котором плательщик обязан указать:

номер договора, по которому открывается аккредитив;

срок действия аккредитива (число и месяц закрытия аккредитива);

наименование поставщика;

наименование банка, исполняющего аккредитив;

место исполнения аккредитива;

полное и точное наименование документов, против которых производятся выплаты по аккредитиву, срок их представления  и порядок оформления (полный развернутый  перечень может указываться в  приложении к заявлению);

вид аккредитива с указанием  по нему необходимых данных;

для отгрузки каких товаров (оказание услуг) открывается аккредитив, срок отгрузки (оказание услуг);

сумма аккредитива;

способ реализации аккредитива.

Заявление об открытии аккредитива  представляется в количестве экземпляров, необходимых банку плательщика  для выполнения условий аккредитива.

Для получения средств  по аккредитиву поставщик, отгрузив товары, представляет реестр счетов, отгрузочные  и другие предусмотренные условиями  аккредитива документы в обслуживающий  банк.

Документы, подтверждающие выплаты по аккредитиву, должны быть представлены поставщиком банку  по истечении срока аккредитива  и подтверждать выполнение всех условий  аккредитива. При нарушении хотя бы одного из этих условий выплаты  по аккредитиву не производятся.

При выплате по аккредитиву  банк поставщика (исполняющий банк) обязан проверить соблюдение поставщиком  всех условий аккредитива, а также  правильность оформления реестра счетов, соответствие подписей и печати поставщика на нем заявленным образцам.

Если условиями аккредитива  предусмотрен акцепт уполномоченного  покупателя, то проверяется наличие  акцептной надписи и соответствие подписи уполномоченного представленному  им образцу.

Не принимаются к оплате реестры счетов без указания в  них даты отгрузки, номеров товарно-транспортных документов, номеров почтовых квитанций  при отправке товара через предприятия  связи, номеров или дат приемно-сдаточных  документов и вида транспорта, которым  отправлен груз при приеме товара представителем покупателя на месте  у поставщика.

Реестр счетов представляется поставщиком банку в 3-х экземплярах, их которых 1-й экземпляр используется в качестве мемориального ордера, 3-й – выдается поставщику в качестве расписки в приеме реестров счетов, а 2-й – с приложением товарно-транспортных документов и отметкой банка отсылается банку-эмитенту для вручения плательщику  и одновременного отражения по счету  «Аккредитивы к оплате».

Выплата с аккредитива  наличными деньгами не допускается.

Банки не несут ответственности  за последствия задержки или утери  в пути каких-либо документов.

Если условиями аккредитива  предусмотрен акцепт уполномоченного  покупателя, то указанные лица обязаны  представить исполняющему банку:

паспорт или другой заменяющий его документ;

образец своей подписи, если таковой в банке не имеется (заполняется  в банке на карточке образцов подписей);

командировочное удостоверение  или доверенность, выданные организацией, открывшей аккредитив.

На реестрах счетов или  товарно-транспортных документах, акцептованных  для оплаты за счет аккредитива, уполномоченный делает следующую запись:

Акцептован за счет аккредитива  от ___________________________

дата

Уполномоченным ________________________________________  
(наименование организации покупателя)

Подпись __________________________________________________

«______» ___________ 200 г.

Закрытие аккредитива  в банке поставщика производится:

по истечении срока  аккредитива. О закрытии аккредитива  исполняющий банк уведомляет банк-эмитент;

по заявлению поставщика об отказе дальнейшего использования  аккредитива до истечения срока  на основании заявления поставщика об отказе от дальнейшего использования аккредитива. Банку-эмитенту посылается уведомление исполняющим банком. Неиспользованная сумма перечисляется банку плательщика по его указанию на счет, с которого депонировались средства;

по заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью  или частично аккредитив закрывается  или уменьшается в день получения  сообщения от банка-эмитента, но не более суммы остатка на счете  «Аккредитивы». О закрытии аккредитива  посылается уведомление банку-эмитенту.

Все претензии к поставщику, кроме возникших по вине банка, рассматриваются без участия банка