Кассовые операции

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

1. На “закрытую”  расчетно-платежную ведомость при  выдаче заработной платы, пособий  и т. д. По истечении срока, установленного  для расчетов с работниками по оплате труда, в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп “ДЕПОНИРОВАНО” или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т. д., поставить штамп “РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № _ ”.

2. При разовой  выдаче заработной платы отдельным  лицам, а также при выдаче депонированной  суммы заработной платы.

3. При выдаче  денег под отчет должностным  лицам для поездки в командировку.

4. При выдаче  денег под отчет для приобретения  материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной  торговле за наличный расчет  без зачета в лимит мелкого  опта и в других случаях.

5. При расчетах наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме до 100 000 рублей.

6. При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится 'по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

 

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

 Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов (ф. № КО-3) предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один — для регистрации приходных кассовых ордеров, другой — расходных кассовых ордеров (Приложение К).

По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления.

 Кассовая  книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом  порядке все совершенные организацией  кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

Форма кассовой книги приведена в Приложении Г, И.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) — служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров — прописью).

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Авансовый отчет по форме  № АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (Приложение З).

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (8, 9, 10).

 

 

 

 

 

2. Организация учета и аудита кассовых операций на примере некоммерческой организации «Творческий центр»

2.1 Учет кассовых операций на некоммерческой организации «Творческий центр»

Для осуществления операций с наличными деньгами на предприятии имеется специальный работник – кассир.

Кассир является специально выделенным материально ответственным лицом, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Администрация на предприятии обязана создавать необходимые условия для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе.

Приказом руководителя установлены лица, имеющие право на получение подотчетных сумм.

Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их от покупателей за проданные билеты.

Согласно установленным требованиям, не реже одного раза в месяц проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

2.2 Синтетический  и аналитический учет кассовых операций в организации

Движение денег по кассе на предприятии учитывается на счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» в учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

На предприятии счет 50 отражает кассовые операции. В кассе предприятия проводятся следующие операции:

- выдача денежных средств в  подотчет (ф. № КО-2);

- сдача наличности в банк (ф. № КО-2);

- прием денежных средств в  виде выручки от продажи билетов (ф. № КО-1);

- прием добровольных пожертвований  в счет уставного капитала (ф. № КО-1);

- прием неизрасходованных подотчетных  сумм (ф. № КО-1).

Рассмотрим основные операции по поступлению денежных средств в кассу предприятия:

1.02.2013г. - Получена  от билетного кассира Ивановой  Светланы Ивановны выручка от  продажи входных билетов в  сумме 15 000 рублей. Оформлен приходный кассовый ордер (Приложение А). Д-т 50 К-т 62.1. – 15 000 рублей.

Подотчетными лицами считаются работники организации, которые получили денежные средства (авансы) на командировочные расходы и прочие нужды. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки, на которые они могут быть выданы, строго регламентированы.

Выдача аванса из кассы на служебную командировку (хозяйственные нужды по выполнению поручения, на наем жилья, проезд, питание и прочие расходы) оформляется бухгалтерской проводкой:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» (по авансовому отчету);

- возврат остатка подотчетной суммы оформляется обратной проводкой:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».

1.02.2013г. – Выданы  денежные средства под отчет на хозяйственные расходы Петрову Степану Анатольевичу в сумме 2 000 рублей. Оформлен расходный кассовый ордер (Приложение Б). Д-т 71.1 К-т 50 – 2 000 рублей.

1.02.2013г. – Получены  добровольные пожертвования в кассу от Андреевой Анны Сергеевны в счет уставного капитала в размере 1 000 рублей. Оформлен приходный кассовый ордер (Приложение В). Д-т 50 К-т 86 – 1 000 рублей.

В конце рабочего дня по окончанию кассовых операций была внесена запись в лист кассовой книге состоящий из  2-х частей: одна часть, вкладной лист кассовой книги подшивается в ней, другая часть является отчетом кассира (Приложение Г).

Предприятия могут получать выручку наличными денежными средствами не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц.