Кассовые операции

Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.

При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191).

В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется обязательство кассира.

Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств (9).

После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. — у руководителя организации устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации. Начиная с 1 января 2012 года, лимит фирма устанавливает самостоятельно, на основании специального расчета, в зависимости от оборотов за предшествующие периоды. При необходимости лимит может быть пересмотрен. Банки больше не контролируют соблюдение кассовой дисциплины, поэтому размер лимита согласовывать с ними не требуется.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и социальных пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Кроме того, допускается превышение лимита в выходные, нерабочие праздничные дни, если для фирмы эти дни являются рабочими (пример — магазины).

Если лимит остатка наличных денег не утвержден фирмой, он считается равным нулю. В этом случае фирма обязана сдавать в банк всю денежную наличность.

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение, лимита денежных средств в кассе (10).

За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита организация может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. Одновременно на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Проверки кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции. Банки в этих контрольных мероприятиях не участвуют.

Кроме того, проверяется соблюдение организацией "предельных сумм налично-денежных расчетов. Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными ограничены.

Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя фирмами, фирмой и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб. Организация, нарушившая указанный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Например, если вы заплатите поставщику наличными по одному договору 100 001 руб., вашу организацию могут оштрафовать. Если же вы внесете сумму, превышающую 100 000 руб., не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 50 000 руб., а по второму — 50 001 руб.), никакого нарушения не будет.

 

 

1.3 Синтетический и аналитический учет кассовых операций

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Министерством Финансов РФ, в бухгалтерском учете организации, для учета наличия и движения денежных средств в кассе, используется активный счет - 50 "Касса". Счет 50 “Касса” по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье “Денежные средства и денежные эквиваленты.

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. Оборот дебету счета отражает поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

-  50-1 "Касса организации",

-  50-2 "Операционная касса",

-  50-3 "Денежные документы".

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Он открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса", например, в ведомости по аналитическому счету 50-1 “Касса организации” записывается сальдо на 1-е число месяца и производятся записи на поступление денег в кассу (по дебету субсчета 50-1 “Касса организации” с кредита различных счетов):

Дебет субсчета 50-1 “Касса организации”

Кредит счетов:

51 “Расчетные  счета” — при получении наличных  денег в кассу для расчетов  с работниками, как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет и т. д.

62 “Расчеты с  покупателями и заказчиками”  — при поступлении выручки  наличными деньгами от покупателей  и заказчиков за проданную  продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;

66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам” — при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

67 “Расчеты по  долгосрочным кредитам и займам”  — при получении долгосрочных  кредитов и займов наличными деньгами;

71 “Расчеты с  подотчетными лицами” — при  поступлении в кассу наличных  денег в порядке возврата неизрасходованного  аванса, выручки столовых, буфетов, ларьков и т. д.;

73 “Расчеты с  персоналом по прочим операциям”  — при получении денег наличными по возмещению материального ущерба;

76 “Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами”  — при поступлении в кассу  наличных денег от родителей  за содержание детей в детских  учреждениях, от квартиросъемщиков  за пользование жилой площадью  и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды, и в других случаях.

В журнале-ордере № 1 производятся записи на расходование (выдачу) денег и денежных документов из кассы (по кредиту субсчета 50 “Касса организации” в дебет различных счетов).

Дебет счетов:

26 “Общехозяйственные  расходы” — при оплате из  кассы купленных канцелярских  принадлежностей;

51 “Расчетные  счета” — при взносе наличных  денег на расчетный счет в  банке;

70 “Расчеты с  персоналом по оплате труда” — при выдаче из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;

71 “Расчеты с  подотчетными лицами”— при выдаче  работникам наличных денег под  отчет на служебные командировки  и хозяйственные расходы;

73 “Расчеты с  персоналом по прочим операциям”  — при выдаче работникам наличных  денег в виде ссуды на индивидуальные  нужды и другие счета.

Кредит субсчета 50-1 “Касса организации” (9, 11).

1.4 Инвентаризация кассовых операций

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех средств, находящихся в кассе, о чем дает письменное обязательство при приеме на работу.

В результате инвентаризации могут быть обнаружены излишки наличных денег или выявлена их недостача. Излишки приходуются и зачисляются в доход предприятия: Д-т счета 50 «Касса», К-т счета 80 «Прибыль и убытки».       

Недостача оформляется несколькими проводками.

Отражается факт недостачи наличных в кассе:

Д-т счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т счета 50 «Касса».

Недостача списывается на виновника (кассира):

Д-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба», К-т счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Впоследствии недостача возмещается виновником полностью или частями наличными или удержанием из зарплаты:

Д-т счета 50, 70, К-т счета 73-3(9, 10).

 

1.5 Документальное оформление кассовых операций

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены определенные унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций таблица №1.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций – Таблица № 1.

№ формы	Наименование формы
КО-1	Приходный кассовый ордер
КО-2	Расходный кассовый ордер
КО-3	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
КО-4	Кассовая книга

 

Единственным документом для оприходования денежных средств в кассе, является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. №  КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении А, В, Д, Ж.

При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

-  наличие на документах подписи главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного;

-  правильность оформления полученных документов;

-  наличие сопроводительных документов, прилагаемых к приходным кассовым ордерам;

-  соответствие хозяйственной операции, указанной в приходном кассовом ордере, наименованию операции в квитанции к нему.

При приеме денег кассир обязан проверить соответствие сумм вносимых денежный средств суммам, указанным в сопроводительных документах, приходном кассовом ордере и квитанции к нему.

Денежные средства могут поступать в кассу:

- со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;

- в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

- в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных, ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);

- в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”. Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении Б, Е.

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченных.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.