Документооборот

       Исправление ошибок.

       Существует определенный порядок исправления ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров. Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей проверке, до заключения баланса, бухгалтерского журнала, исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись: "Не считать", заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета. Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляется текущим днем два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником.

       Ошибочные записи, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов, и кредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств.

       В лицевом счете и бухгалтерском  журнале против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.

       Исправительные  ордера должны составляться в четырех  экземплярах, из которых первый экземпляр  служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих ордерах.

       Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы. 

       Составление итоговой отчетности. 

       Все бухгалтерские операции, совершенные  в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.

       По  лицевым счетам проверяется, все  ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов, правильно ли перенесены из предыдущего дня входящие остатки и выведены исходящие остатки - соответствие их ведомости остатков по счетам, правильность оформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам, соблюдения правил выдачи клиентам выписок по счетам, правильность совершения исправительных записей, если они делались.

       Информация, поступающая в банк в течение всего года, является основой для годовой отчетности.

       В целях обеспечения составления  годового отчета в целом по кредитной  организации, получения полной и  достоверной информации о работе кредитной организации часть операций за истекший год проводятся заключительными оборотами в соответствии с указаниями по составлению годового бухгалтерского отчета.

       Заключительными оборотами являются обороты по отдельным счетам и операциям, проводимые в новом году, но подлежащие учету как обороты истекшего года.

       Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются к выпискам текущего года в качестве расшифровки итогов оборотов, относящихся к прошлому году.

       По  внутрибанковским счетам заключительные обороты могут записываться в лицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. В таком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записи заключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов.

       В течение периода с 1 января по день окончания заключительных оборотов ведутся отдельные бухгалтерские журналы по этим оборотам, в которых январь месяц обозначается числом "13". Журналы эти брошюруются по дням проводки вместе с журналами по операциям нового года. На документах по заключительным оборотам ставится штамп или делается надпись "По заключительным оборотам". Документы по заключительным оборотам подбираются в отдельную пачку, но брошюруются вместе с документами данного дня по операциям нового года.

       Сверка  аналитического учета с синтетическим  по оборотам производится раздельно  по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года, а  остатки сверяются в обычном порядке.

       До  перечисления вышестоящему банку остатки  по транзитным счетам сверяются с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этих счетов.

       В период проведения заключительных оборотов в ежедневной оборотной ведомости по каждому счету второго порядка, по которому были проведены операции заключительными оборотами, а также по итоговым строкам обороты показываются по двум отдельным строкам, по первой строке - обороты нового года, по второй - заключительные обороты.

       В этом случае в графе 3 "Наименование счетов и разделов баланса" ежедневной оборотной ведомости по первой строке указывается наименование счета второго порядка, а по второй строке - "ЗО" (заключительные обороты).

       По  окончании заключительных оборотов составляется оборотная ведомость по всем заключительным оборотам, а также оборотная ведомость за год и баланс на 1 января, с включением заключительных оборотов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Хранение  документов. 

       Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

       Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

       Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.

       Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

       Сформированные  в установленном порядке и  сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

       Кассовые  документы хранятся в порядке, предусмотренном  нормативными актами Банка России.

       Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

       Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

       Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

       В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

       Сброшюрованные  документы подсчитываются, и сумма  их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

       Мемориальные  ордера и другие документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом.

       Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

       Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в  указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

       В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещается второй экземпляр бухгалтерского журнала. 
 

       На  лицевой стороне обложки папки  сброшюрованных документов помещается следующий текст: 

       Срок  хранения    ___________________________________

  Архивный индекс          ___________________________________

                             

       ______________________________________________

                  (наименование кредитной  организации (филиала) 

          Бухгалтерские документы  за "__" __________________ г.

                    по балансовым  счетам / по внебалансовым  счетам

        

         Бухгалтерские документы  на сумму

                                              ______ руб. ___ коп.    / ______ руб. ___ коп.  

       Из  них находится  в отдельных папках:

       кассовые  документы 

                                               ______ руб. ___ коп.    / ______ руб. ___ коп.

              по операциям с инвалютой:

       бухгалтерские документы