Документооборот в канцелярии

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РОССИЙСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Факультет информационных технологий

 

 

 

Кафедра информационных технологий и телекоммуникаций

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Инструментальные средства разработки корпоративных экономических систем»

 

на  тему «Документооборот в канцелярии»

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                         Выполнила студентка

                                                        группы ФИТ-31

                                                                                    Пожидаева А.А.

 

  Проверила 

доцент кафедры ИТиТ, к.т.н.

  Киреева Г.И.

 

 

Оценка:_______________

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2011 

Оглавление

1.Введение 3

1)Выбор среды для создания базы данных 6

I. Теоретическая часть 7

1. SQL 7

1. Архитектура системы безопасности SQL Server 7

1.2 Характеристики информационных потоков 8

1.3Выделение объектов-сущностей предметной области 9

2. Основная часть 12

2.1 Разработка БД в среде SQL Server 2008 12

2.1.1. входящая_корреспонденция 12

2.1.2. отписано 12

2.1.3. отдел 13

2.1.4.сотрудники канцелярии 14

2.1.5. сотрудники отдела 15

2.1.6. важность 15

2.1.7. категория 16

2.1.8. Логическая модель базы данных 17

2.2. Физическая модель данных 18

2.2.3. Описание проекта 19

2.2.4.  Способ доступа к данным 25

2.2.5. Создание нового источника данных из файла базы данных SQL Server с помощью команды "Добавить новый источник данных": 26

Подключение источника данных на Windows Form: 26

2.2.6.  Демонстрация работающего проекта 30

3.Заключение 36

4.Список литературы 38

5.Приложения 39

 

 

 

 

1.Введение

 

Исследование предметной области

В качестве предметной области  для курсового проекта была выбрана  канцелярия. Таким образом, именно канцелярия является объектом информатизации.

         При компьютерной обработке информации, упорядоченные каким-либо образом данные принято хранить в базах данных - особых файлах, использование которых вместе со специальными программными средствами позволяет пользователю, как просматривать необходимую информацию, так и, по мере необходимости, манипулировать ею, например, добавлять, изменять, копировать, удалять, сортировать и т.д.

 

База данных предназначена  для автоматизации рабочего места  сотрудника канцелярии. Работа этого звена связана с накоплением большого количества информации, которая связана с регистрации входящей документации корреспонденции. Всю информацию о поступающих документах заносилась вручную на бумажные носители, что создавало большие неудобства, затрачивалось большое количество времени на поиск нужной информации о том или ином документе, нередко важная корреспонденция терялась. Сама картотека изнашивалась по ходу работы, т.е. через некоторое время бумага могла утратить своё было качество.

 

     Для того чтобы создать информационную базу необходимо четко представить ее на бумажном носителе. Для начала необходимо рассмотреть схему документооборота организации (рис. 1).

Рис.1 Порядок обработки  входящей корреспонденции

 

 

Рассмотрев схему документооборота в организации, можно прийти к выводу, что возможна реальная потеря важных документов при таком большом количестве отделов, поэтому создание базы данных для секретаря просто необходима. С помощью применения базы предоставляется возможность, проследить в каком отделе находится документ в данный момент.

 

Для реализации информационной системы необходимо осуществление следующих операций:

1. добавлять и удалять в базу данных записи; изменять и обновлять записи;

2. быстро осуществлять поиск нужных записей по критериям поиска;

3. создавать отчеты баз данных, как в электронном виде, так и с возможностью вывода их на печать;
4. необходим контроль за правильностью ввода данных;
5. работа с большим объемом данных из разных таблиц и т.д.;

Все эти операции должны осуществляться в удобной для  пользователя форме и не вызывать затруднений при работе.

 

Целью данного курсового проекта является проектирование системы электронного документооборота для канцелярии, внедрение которой позволит решить следующие задачи:

• Исследование предметной области
• Формирование единой БД по сотрудникам канцелярии;
• формирование единой БД по сотрудникам отделов;
• автоматизация регистрации входящей корреспонденции;
• поиск в БД по заданным параметрам.
• Разработка windows-приложений
• Изучение технологии создание windows-приложений в ADO.NET

Программа, разрабатываемая в рамках данного курсового проекта, предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого внутри канцелярии.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы в канцелярии, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения документации, используемой канцелярией  в процессе ее работы. Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

 

1)Выбор среды для создания базы данных

   Visual Studio 2010 предоставляет предопределенные коллекции параметров, настраивающие среду разработки (окна, меню и так далее) для обычных сценариев разработки. Например, Visual Studio включает одну предопределенную коллекцию параметров для разработки на C# и другую — для разработки на Visual Basic. Даже если используется предопределенная коллекция параметров, можно настраивать интегрированную среду разработки с помощью собственных параметров, таких как шрифты и цвета, форматирование и поведение редактора.

Среда разработки Visual Studio .Net - это уже проверенный временем программный продукт, являющийся седьмой  версией Студии. Но новинки этой версии, связанные с идеей .Net, позволяют  считать ее принципиально новой  разработкой, определяющей новый этап в создании программных продуктов. Выделю две важнейшие, на мой взгляд, идеи:

• открытость для языков программирования;
• принципиально новый подход к построению каркаса среды - Framework .Net.

 

 

 

I. Теоретическая часть

1. SQL

1. Архитектура системы безопасности SQL Server

Система безопасности SQL Server базируется на пользователях и учетных записях. Пользователи проходят следующие два этапа проверки системой безопасности. На первом этапе пользователь идентифицируется по имени учетной записи и паролю, то есть проходит аутентификацию. Если данные введены правильно, пользователь подключается к SQL Server. Подключение к SQL Server, или регистрация, не дает автоматического доступа к базам данных. Для каждой базы данных сервера регистрационное имя (или учетная запись — login) должно отображаться в имя пользователя базы данных (user). На втором этапе, на основе прав, выданных пользователю как пользователю базы данных (user), его регистрационное имя (login) получает доступ к соответствующей базе данных. В разных базах данных login одного и того же пользователя может иметь одинаковые или разные имена user с разными правами доступа.

Итак, на уровне сервера система безопасности оперирует  следующими понятиями:

• аутентификация (authentication);
• учетная запись (login);
• встроенные роли сервера (fixed server roles).

На уровне базы данных используются следующие понятия:

• пользователь базы данных (database user);
• фиксированная роль базы данных (fixed database role);
• пользовательская роль базы данных (users database role);
• роль приложения (application role).

1.2 Характеристики информационных потоков

Всю совокупность документов, используемых канцелярии в осуществлении документооборота можно разделить на три вида:

1. входящие документы;
2. внутренние документы;
3. исходящие документы.

Входящие документы – это  документы, которые поступают в организацию из внешних организаций.

 

Множество допущений:

1)  каждый сотрудник канцелярии  имеет один номер телефона;

2) в программе осуществляется только регистрация входящей корреспонденции.

 

В базе данных хранится информация о сотрудниках,  документах и отделах.

 

1.3Выделение объектов-сущностей предметной области

 

Объекты-сущности предметной области:

2) входящая корреспонденция

3) отписано

4) отдел 

5) сотрудники канцелярии

6) сотрудники отдела

7) важность

8) категория

 

В базе данных учитываются следующие процессы:

 

1)Регистрация входящей корреспонденции 

 

 

В предметной области учитываются  следующие информационные процессы:

 

 

 

2. Основная часть

2.1 Разработка БД в среде SQL Server 2008

 

 

Разработанная база данных состоит из следующих таблиц:

2.1.1. входящая_корреспонденция

таблица «входящая_корреспонденция» содержит информацию о  входящем документе. ее структура указана в таблице 2.1.2, вид заполненной таблицы - рис.2.1.2. ключевое поле – входящий номер.

 

таблица 2.1.1. структуры таблицы «входящая_корреспонденция»

 

имя поля	тип данных	длина	краткое описание
входящий_номер(ключевое)	int		номер документа
отправитель	varchar	30	фамилия сотрудника
дата_поступления	datetime		когда документ поступил
номер_документа	text		номер документа  входящего
содержание	nvarchar	50	краткое содержание о документе
важность_документа	int		важный или  не важный документ
категория_документа	int		категория документа
ответственный_сотрудник	int		сотрудник канцелярии фамилия

 

рис. 2.1.1. заполненная таблица «входящая_корреспонденция»

2.1.2. отписано

таблица «отписано» содержит информацию о поставках. ее структура указана в таблице 2.1.3, вид заполненной таблицы - рис.2.1.3.

 

 

таблица 2.1.2. структуры таблицы «отписано»

 

имя поля	тип данных	длина	краткое описание
входящий_номер	int		номер документа
автор_резолюции	int		фамилия сотрудника ректората
исполняющий_отдел	varchar	50	какому отделу отдано
срок_исполнения	datetime		номер документа  входящего
снято_с_учета	nvarchar	50	на учете  документ или нет
примечание	varchar	50	краткое содержание о документе

 

рис. 2.1.2. заполненная таблица «отписано»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3. отдел

таблица «отдел» содержит информацию о сотрудниках сети салонов сотовой  связи. ее структура указана в  таблице 2.1.4, вид заполненной таблицы - рис.2.1.4. ключевое поле - id_отдел

 

таблица 2.1.3. структуры таблицы «отдел»

имя поля	тип данных	длина	краткое описание
id_отдела	int		порядковый  номер
отдел	varchar	50	название  отдела
начальник_отдела	varchar	30	фамилия начальника отдела
внутренний_номер	varchar	50	внутренний  телефон отдела
телефон	varchar	50	телефон сотрудника

 

рис. 2.1.3. заполненная таблица «отдел»

 

2.1.4.сотрудники канцелярии

таблица «сотрудники канцелярии» содержит информацию о товарах. ее структура указана в таблице 2.1.5, вид заполненной таблицы - рис.2.1.5 . ключевое поле – id сотрудника.

 

таблица 2.1.4. структуры таблицы «сотрудники канцелярии»

 

 

имя поля	тип данных	длина	краткое описание
id_сотрудника	int		порядковый  номер
фамилия	varchar	30	фамилия сотрудника
имя	varchar	30	имя сотрудника
отчество	varchar	30	отчество  сотрудника
должность	varchar	50	должность сотрудника
дата_рождения	date		дата рождения сотрудника