Электронный документооборот

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ

БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Кафедра конституционного права

ГАРБАР

АННА АЛЕКСАНДРОВНА

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Дипломная работа

Научный руководитель: кандидат юридических наук, доцент М.С. Абламейко

Допущена к защите

« » 2014 г.

Зав. кафедрой конституционного права

доктор юридических наук, профессор Г.А. Василевич

Минск, 2014

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше белорусских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов [].

Использование современных технологий сбора, обработки и передачи информации стало одним из главных факторов в повышении эффективности процесса управления []. Результатом этих тенденций стало появление новой концепции государственного управления - концепции электронного правительства, которая призвана не только повысить эффективность работы государственного аппарата, но и способна изменить отношения государства и граждан в условиях глобального Информационного общества [].

По мнению многих белорусских авторов, необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам [].

На наш взгляд такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п [].

Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом [].

В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. На мой взгляд, электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [].

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами, изучение белорусской и международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в Республике Беларусь.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:

1. изучение системы источников правового регулирования документооборота в Республике Беларусь;
2. исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;
3. анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;
4. определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в Республике Беларусь.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в Республике Беларусь и в странах мира.

 

 

 

 

 

 

 

Источники и историография

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

Для раскрытия темы дипломной работы были рассмотрены: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», учебные справочники по делопроизводству, ежемесячный производственно-практический журнал «Секретарское дело», научнопрактический иллюстрированный журнал «Архивы и делопроизводство».

Проанализировав литературные источники можно сделать следующий вывод: в учебных пособиях уделено мало внимания теме «Электронный документооборот». Более подробно она раскрыта в ежемесячном производственно-практическом журнале «Секретарское дело» в статьях под редакцией Андрея Сукача, заведующего отделом документоведения БелНИИДАДа, Валентина Паневчика, доцента кафедры технологии Белорусского государственного экономического университета. В научнопрактическом иллюстрированном журнале «Архивы и делопроизводство» большое внимание уделяется использованию электронной почты в деятельности организации, которое описывает Андрей Сукач в своих статьях. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМЫ ПРАВОВОГО 
РЕГУЛИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБРОТА В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

Павлюкович В.Е. в своих работах отмечает :«Бумажный документооборот в мире канцелярии считается уже «пережитком старины», его сменяет электронный документооборот. Многие организации стремятся автоматизировать документационный процесс, чтобы перейти на документооборот без бумаги, ведь это принесет ощутимые выгоды из-за снижения затрат на поддержку бумажного оборота всяческих документов и качественного роста эффективности ведения бизнеса» [].

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества []:

• многокритериальный поиск документов;
• контроль исполнения документов;
• регистрация документов;
• ввод резолюций к документам;
• распределенная обработка документов в сети;
• распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
• ведение нескольких картотек документов;
• работа с проектами документов;
• распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
• формирование стандартных отчетов;
• обмен документами по электронной почте;
• списание документов в дело;
• отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
• ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
• редактирование шаблонов выходных печатных форм.[]

          На наш взгляд, введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).  
          На наш взгляд, в условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий.

По мнению Сабанова А.: «Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки, производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации» [].

Но, несмотря на все достоинства электронного документооборота, на мой взгляд, все-таки иногда возникает необходимость организовать взаимодействие систем электронного и бумажного документооборота, переводить документы из электронной в бумажную форму и наоборот. Классический пример приводит Сабанов А.: «...организация, в которой организационно-распорядительный документооборот реализован в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Если необходимо выдать какой-либо документ работнику на руки либо по запросу уполномоченного государственного органа, а также ввести бумажный документ в систему электронного документооборота организации, возникает вопрос, каким образом это можно сделать» [].

С технической точки зрения существенных проблем не возникает, т.к. задача решается путем распечатки / сканирования текста.

Но наряду с технической стороной вопроса, имеется еще и юридическая. Для участников документооборота важно, чтобы документ после перехода из одной формы в другую сохранял свою юридическую силу [].

Основным нормативным правовым актом, определяющим правовые основы применения электронных документов, предъявляемые к электронным документам требования, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, является Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» [].

Существуют следующие варианты сочетания электронного и бумажного документооборота, которые по-разному регламентируются законодательством.

- Параллельное создание электронного  документа и документа на бумажном  носителе. В случае, когда одним  лицом создаются документ на  бумажном носителе и электронный  документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными. В этом случае документ на  бумажном носителе не является  копией электронного документа (ст. 9 Закона «Об электронном документе») [].

• Создание электронного документа на основе бумажного. Бумажный документ исполняет роль своего рода «черновика» для подготовки электронного документа.
• Создание бумажного документа на основе электронного (Закон «Об электронном документе» именует в данном случае бумажный документ «копия электронного документа на бумажном носителе») []. При этом создаваемый экземпляр документа на бумажном носителе должен содержать указание на то, что он является копией соответствующего электронного документа. Кроме того, копию электронного документа на бумажном носителе требуется удостоверить. В результате оригинал электронного документа и его копия на бумажном носителе будут иметь одинаковую юридическую силу. При этом юридическая сила бумажного документа будет обусловлена юридической силой электронного документа [].

В соответствии с ч.3 ст. 10 Закона «Об электронном документе» удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе могут:

А) нотариус или иное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия;

Б) индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, имеющее в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Далее рассмотрим нормативную регламентацию этих двух процедур более подробно.

Отношения в области осуществления нотариальной деятельности регулируются Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности» [].

Данный Закон устанавливает перечни нотариальных действий, которые могут совершаться нотариусами (ст. 48), уполномоченными должностными лицами (ст. 49). В частности данные субъекты свидетельствуют верность копий документов и выписок из них (п.п. 1.5 ст. 48 и п.п. 1.4 ст. 49).

При этом уполномоченные должностные лица совершают нотариальные действия только в тех населенных пунктах, где нет государственных нотариальных контор и нотариальных бюро. В таких случаях по решению местного исполнительного и распорядительного органа совершение нотариальных действий возлагается на руководителя, его заместителя, секретаря или члена местного исполнительного и распорядительного органа [].                  

Свидетельствуя верность копии документа, нотариус руководствуется правилами совершения нотариальных действий, установленных Законом [] и Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63.