Документирование фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете

Для внедрения этой системы электронного документооборота внутри организации генеральным директором ОАО «ДЭП № 107» необходимо издать приказ «О создании положения об электронном документообороте», а также инструкции по работе с исходящими, внутренними, входящими документами, в которых описывается последовательность действий при создании документов в электронном виде, то есть так называемое руководство пользователя (где, какие кнопки располагаются и как ими пользоваться).

Это положение должно включает в себя:

• сферу применения Положения;
• термины и определения, которые применяются в Положении;
• раскрывается понятие электронный документ;
• действительность электронного документа, т.е. данный документ имеет юридическую силу одинаковой с письменным документом;
• расшифровывается понятие «подпись электронного документа»;
• защита электронных документов;
• подлинность электронного документа;
• удостоверение копий документа;
• регулирует процесс отправки электронного документа, время и место его отправления и получения;
• хранение и уничтожение информации и носителей информации.

Внедрение и использование системы Citrix не будет противоречить Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронный документ обладает юридической силой одинаковой с письменным документом; считается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронный документ создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронно-технических средств с соблюдением необходимой степени защиты. Защита информации, передаваемая с помощью электронного документа, гарантируется федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». Электронный документ, согласно этому Положению, считается подлинным, если он в действительности создан тем лицом, которое считается его автором, либо в него не вносились изменения с момента его регистрации, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа. Также раскрывается понятие оригинал электронного документа – это все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами. Копией электронного документа может быть надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Удостоверение внешней формы может осуществляться нотариусом.

Отправление электронного документа осуществляется автором данного документа либо лицом, уполномоченным действовать от имени составителя. Момент отправления электронного документа является момент его поступления в информационную систему. Хранение документа осуществляется в виде записи информации на машинном носителе. Уничтожение осуществляется путем физического уничтожения самого носителя документа, а именно: измельчением дискеты, флэш-карты, форматированием жесткого диска. Контроль за уничтожением документа осуществляет комиссия, создаваемая специально для данного конкретного случая.

При этом во внутреннем документообороте не требуется сложных ключей электронно-цифровой подписи, как, например, в финансовой отчетности. Для того чтобы прочитать документ или создать его, лишь необходимо знать пароль программы электронного документооборота. Никаких специальных шифров не требуется.

Основными видами документации, которые будут обрабатываться в этой электронной системой, являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты, уведомления и другие документы. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, будут входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, подпись, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении.

Для этой системы разработан более оптимизированный график электронного документооборота (См. В)

С помощью электронного документооборота у бухгалтеров появилась возможность отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места. Сегодня через интернет можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам. Здесь как раз и необходимо наличие сертифицированных средств электронно-цифровой подписи.

Заключение

В дипломной работе изложены теоретические и практические вопросы, касающиеся документирования фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете на предприятии ОАО «ДЭП №107».

В теоретической части рассмотрены основные правила составления и оформления документов; проанализированы приемы и регистрация документов; исследован внутренний контроль за исполнением документов.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Организация работы с документами в Филиале – самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

В практической части работы рассмотрена краткая характеристика ОАО «ДЭП №107», а также организация документооборота на исследуемом предприятии.

Одним из критериев финансового положения предприятия является его платежеспособность, т.е. способность предприятия рассчитываться по своим долгосрочным обязательствам. По данным баланса предприятия, можно сделать вывод, что ОАО» ДЭП№107» платежеспособно, так как текущие активы (3551,0 тыс. руб.) превышают внешние обязательства кредиторскую задолженность (618,0 тыс. руб.). Дебиторская задолженность к активам баланса составила 46,4% или 2731,0 тыс. руб. и  уменьшилась по сравнению с 2010 года на 98,0 тыс. руб.  Кредиторская задолженность 618,0 тыс. руб. уменьшилась на 1211,0 тыс. руб. за счет  погашения задолженности  по налогом.

Все хозяйственные операции, проводимые ОАО «ДЭП № 107 оформляются оправдательными документами.

Порядок внутреннего документооборота на ДЭП № 107 осуществлено на основании работы регистратора.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в ОАО «ДЭП № 107» графиком документооборота.

В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов

Внутренний документооборот основывается на Нормативном регулировании использования новых информационных технологий на предприятии ДЭП № 107. Основной порядок организации документооборота регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», а также ведение хозяйственной жизни осуществляется автоматизировано на основании MicrosoftOutlook.

Так как ОАО «ДЭП № 107» имеет сложную иерархическую структуру, необходимо внедрить систему для улучшения работы с документами – это электронная система Citrix. Citrix версия клиентского гипервизора построенного на графике документооборота предприятия

Она позволит автоматизировать основные делопроизводственные процессы, такие как регистрация, передача, постановка документов на контроль, поиск, хранение документов.

Еще одним положительным элементом в системе Citrix является электронная подпись.

Для внедрения этой системы электронного документооборота внутри организации генеральным директором ОАО «ДЭП № 107» необходимо издать приказ «О создании положения об электронном документообороте», а также инструкции по работе с исходящими, внутренними, входящими документами, в которых описывается последовательность действий при создании документов в электронном виде, то есть так называемое руководство пользователя (где, какие кнопки располагаются и как ими пользоваться).

Для этой системы разработан более оптимизированный график электронного документооборота

С помощью электронного документооборота у бухгалтеров появилась возможность отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места. Сегодня через интернет можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам. Здесь как раз и необходимо наличие сертифицированных средств электронно-цифровой подписи.

Таким образом, из выше сказанного, документация играет очень важную роль в бухгалтерском учёте. Поэтому правильное и грамотное заполнение первичной учётной документации является основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.

Список использованных источников и литературы

1. . Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая - Федеральный закон, № 117-ФЗ от 05.08.2000 г.
2. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации - Федеральный закон, № 95 - ФЗ от.24.07.2002 г.
3. О бухгалтерском учете - Федеральный закон, № 402 – ФЗ от 06.12.2011 г.
4. Об информации, информационных технологиях и защите информации - Федеральный закон №149 – ФЗ от 27 .07.2006 г.
5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации - Постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.
6. Положение по ведению бухгалтерского учета – ПБУ № 34 от 29.07.1998 г.
7. Учетная политика организации - ПБУ 1/2008 № 106н от 6.10.2008 г.
8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете – положение утвержденном Минфином СССР № 105 от 29.07.1983 г.
9. Устав Открытого акционерного общества «Дорожное эксплуатационное предприятие № 107»
10. Годовой отчет ОАО «ДЭП № 107» за 2012 г.
11. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. - М.: ИПБ-БИНФА, 2002.
12. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учеб. пособие / В.П. Астахов. – М.: ПРИОР, 2002. – 671 с. 
13. Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007.
14. Кавторева Я. Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. – 7-ое издан. –Харьков.: Фактор, 2006. – 240 с.
15. Справочная правовая система «Консультант Плюс»
16. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. Ларионова А.Д. -М.: Проспект, 2008. -368 с
17. Андросов А.М. Бухгалтерский учет и отчетность в России. –М.: Менатеп-

Информ, 1994

18. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. М.: Изд-во ИНФРА-М, 1999. - 575 с.
19. Электронно-цифровая подпись и электронный документооборот http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm
20. Основные понятия электронного документооборота http://www.wss-consulting.ru/workflow.php
21. А. Пахчанян, Д. Романов / Системы электронного документооборота http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm