Действующая практика учёта расчётов с подотчётными лицами

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.) (18, С.52). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия (20, С. 140). Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)              руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)              руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В ОАО ЗКЗ данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета (24, С.66). Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».

        Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса» (16, С. 6).

       Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

        ПРИМЕР: На ОАО «ЗКЗ» инженер получил 1000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 900 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 900 руб. Излишне выданную 100 руб. удержали из зарплаты.

Д-т 71 - К-т 50 - 3000 руб. - списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

Д-т 20 - К-т 71 - 3500 руб. - списание утвержденной суммы в себестоимость.

Д-т 71 - К-т 50 - 5000 руб. - выдача из кассы денежных средств, в счет погашения кредиторской задолженности подотчетному лицу.

2.3 Состав первичных документов и учёт регистров по расчётам

с  подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета (9, С. 365).

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

                 -     авансовые отчет;

-     приказы о направлении сотрудников в командировки;

-    командировочные удостоверения;

-    копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

-    список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

-    сметы представительских расходов;

-    приказы об утверждении смет представительских расходов;

-    оправдательные первичные документы.

         Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

-    главная книга;

-   иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

Таким образом, мы  рассмотрели перечень используемых документов и выяснили, что в ОАО ЗКЗ применяется журнал-ордер № 7. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника. Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71.

Заключение

На примере ОАО «ЗКЗ» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в ОАО «ЗКЗ» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение продукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги. Представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Рассмотрены такие аспекты как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по РФ, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.

В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных, что оговорено в учетной политике.

Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос.

Список использованной литературы

I  Нормативно-правовые материалы:

  1. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая / Федеральный закон РФ от 30 ноября 1994 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1994. - № 51.

  2. Налоговый кодекс РФ. Часть первая / Федеральный закон РФ от 31 июля 1998 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. – № 31.

  3. Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129. ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.). // Финансовая газета. – 2005. - № 49.

  4. План и корреспонденция счетов: 10 000 типовых проводок: прокт руководство / Е.С. Сидорова. 2-е изд, стер. – Москва: Омега – Л, 2007. – 526с.: табл.- (практическая бухгалтерия). – ISBN 5-365-00769-7.- ISBN 978-5-365-00769-7.

II Специальная литература:

   5. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Ю.А. Бабаев.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.- 476с.- ISBN 5-86225-725-8.

   6. Бабаев Ю.А., Комиссарова В.А., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов / Ю.А. Бабаев, В.А. Комиссарова, В.А. Бородин. – 2 – изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 527с.- ISBN 5-4566-677-7.

   7. Богаченко В М., Кириллова Н.А., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет : Учебное пособие / В.М. Богаченко, В.А. Кириллова, Н.Н. Хахонова. – Ростов н/Д: Феникс, 2004.- 576с. – ISBN 5-222-0405751-8.

   8. Бочкарева И.И., Быков В.А. Бухгалтерский учет: учебник / И.И. Бочкарева, В.А. Быков. - ТК Велби, Проспект, 2004.-768с.-ISBN 5-7014-003-9.

   9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. / Н.П.Кондраков. – М.: ИНФРА -  М, 2006. – 592с. ISBN 5-16-001615-5.

  10. Ланина И.Б. Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете: учебник / И.Б. Ланина. – М.: Омега-Л,  2006. - 220с. - (В помощь бухгалтеру и руководителю).- ISBN 5-67587-628-7.

  11. Муравицкая Н.К., Лукьяненко Г.И. Бухгалтерский учет: учебник / Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукьяненко. – М.: КНОРУС, 2007. – 544с. ISBN 5-85971-628-1.

  12. Палий В.Ф.Современный бухгалтерский учет: учебник / В.Ф. Палий. – М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2003. – 792с. – ISBN 5-85428-114-7.

  13. Стефанова С.Н., Ткаченко И.Ю. Бухгалтерский учет: 100 экзаменационных отчетов: ИКЦ»МарТ», - 3-е изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. -  336с. ISBN 5-67801-454-5.

  14. Суглобов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит: учебное пособие / А.Е. Суглобов, Б.Т. Жарылгасова. – М.:  КНОРУС, 2005. – 496с. ISBN 5-85971-114 –Х.

  15. Швецкая В.М., Головко М.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие для студентов экономический колледжей и средних специальных учебных заведений / В.М. Швецкая, М.А. Головко.- 2-е изд. -  М.: «Дашков и Ко»,  2004.- 408с. -  ISBN5-7658-003-9.

  16.  Беляева Н.А. Документооборот по командировкам / Н.А. Беляева // Спорт: экономика, управление – 2006 - № 4 – С. 4-9.

  17.  Букач Е. Расчеты с подотчетными лицами / Е. Букач // Бухгалтерское приложение – 2006 № 15 С.5-10.

  18. Долалев С.М. Учет суммовых разниц / С.М. Долалев // Налоговый учет для бухгалтера – 2005 - № 8 – С. 51-52.

  19.  Крюков С.Е. Служебные командировки: учет и налогообложение / С.Е. Крюков // Бухгалтерский учет – 2005 - № 12 – С. 14-17.

  20. Кузнецова В.В., Соколова, И.Н. Учет суммовых разниц / В.В. Кузнецова, И.Н. Соколова // Налоговый вестник – 2006 - № 5- С. 135-149.

  21. Кулаева Н.С. Документальное оформление командировок /Н.С. Кулаева // Все для бухгалтера – 2006 - № 12 –С.9-20.

  22. Колеватова О.А. Учет расходов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях / О.А. Колеватова // Бухгалтерский  учет – 2005 - №20 – С.40-45.

  23. Колеватова О.А. Учет расчетов с поставщиками в бюджетных учреждениях / О.А. Колеватова // Бухгалтерский вестник.- 2005г. - №15 – С. 41-48.

  24.  Мухин  М.С. Сроки хранения и последствия утраты документов / М.С. Мухин // Налоговый учет для бухгалтера – 2005 № 9 – С.64-67.

  25.  Слуцкая Е.А. Учет расходов на зарубежные командировки / Е.А. Слуцкая // Бухгалтерский учет – 2006 - № 17 – С.24-28.

  26. Титова И.М. Служебная командировка / И.М. Титова // Налоговый учет для бухгалтера – 2006 - № 1 – С. 10-29.