Автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам

14. Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред.д.э.н., проф. В.В. Евдокимова.- СПб.: Питер, 1997.-592с.: ил.

15. Гореткина Е. Средства подготовки электронных документов. Computer Week, 1995, № 19.

16. Романов А.Г. Автоматизация служб предприятия. – Курск: КПО, 2001.

17. Маклаков, С.В. BPwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2000.

Приложение 1

Описание метода организации входных и выходных данных

Входные данные в разработанной программе представляют собой файл-хранилище данных kadr.mdb в формате Access. Структура и описание таблиц, содержащихся в базе данных, приведены в главе 2. Кроме того, входные данные для запроса отчетов вводятся непосредственно с клавиатуры в экранные формы, описание которых приведено в Приложении 2.

Выходные данные – результаты запросов загружаются в файлы шаблонов, хранящихся в отведенном для них каталоге. После вывода на экран выходные формы могут быть сохранены в формате Excel или SCalc по желанию пользователя.

В таблице 4.1 приведен список файлов шаблонов с их назначением.

Таблица 4.1

Список файлов шаблонов выходных форм

Приложение 2

Руководство пользователя

1.      Установка программы

Для корректной работы программы необходимо наличие установленных программ:

1.      BDE v5.1 и выше

2.      OpenOffice.org 2.2 и  выше

Архив armkdr.exe распаковать на диск C:\. Перед запуском программы необходимо создать ODBC-источник с именем «Kadr» через пункты меню «Администрирование – Источники данных – Системный DSN» с MS Acсess драйвером (рис.4.1) Путь к файлу указать местоположение файла базы данных kadr.mdb

Рис.4.1 Создание ODBC-источника

Запустить файл c:\kadr\kadr.exe

Окно запуска приведено на рис.4.2

Рис.4.2 Окно запуска программы

2.      Заполнение справочника «Сотрудники»

Перед приемом на работу нового сотрудника необходимо занести его данные в базу данных программы. Меню «Справочники – Сотрудники - Новый» (рис.4.3)

Рис.4.3 Окно ввода нового сотрудника

При необходимости корректировки данных по ранее введенным сотрудникам используется режим: Справочники – Сотрудники – Изменить (рис.4.3а). Аналогичным образом корректируются справочники должностей, куда заносятся данные о штатном расписании предприятия (количество ставок по должностям, оклады) и контрагентов (данные о сторонних организациях, с которыми работает кадровая служба предприятия). Также из справочника «Сотрудники» возможна печать формы «Т-2» (рис.4.19).

Рис.4.3а Окно редактирования карточки пользователя

Как видно из рис.4.3а, в окне редактирования доступен просмотр фотографий сотрудников. Возможность просмотра фотографий обеспечивает наличие файла с именем <Табельный номер сотрудника>.bmp в каталоге C:\kadr\foto. В случае, приведенном на рис.4.3а необходимо наличие файла C:\kadr\foto\1.bmp.

Навигация по базе данных осуществляется с помощью стрелок навигатора, расположенного вверху формы, либо щелчком мыши на нужной записи.

Для расчета выслуги лет и льготного стажа необходимо введение данных о предыдущих местах работы сотрудника. Этот режим вызывается нажатием кнопки «Места работы». Форма заполнения приведена на рис.4.3б

Рис.4.3б Ввод предыдущих мест работы

При заполнении данной формы указываются интервалы дат работы, название организации, признаки включения в льготный стаж и зачёта выслуги лет.

3.      Заполнение справочника «Константы»

Для заполнения справочника констант, где находятся данные организации, необходимо вызывать режим «Справочники – Константы». После заполнения или корректировки данных нажать «Запись» (рис.4.3)

Рис.4.3 Окно справочника констант

4.      Документ «Прием на работу»

Заполнение документа «Прием на работу»  возможно после заполнения данных о сотруднике в справочник «Сотрудники» и наличии вакансии в справочнике «Должности», а также корректное заполнение информации о должности, на которую принимается сотрудник.

Заполнение формы «Прием на работу» приведено на рис.4.4. После нажатия кнопки «Приказ» на экран выходит печатная форма приказа о приеме на работу, загруженная в SOOCalc (рис.4.5).

Рис.4.4 Заполнение документа «Прием на работу»

Для просмотра ранее введенных данных используется режим «Журнал кадровых документов» (рис.4.4а)

Рис.4.4а Журнал кадровых документов

Навигация по записям журнала возможна либо щелчком мыши на нужной записи, либо с помощью стрелок навигатора

Режим «Увольнение» доступен через пункты меню «Документы - Увольнение» (рис.4.4б). Форма приказа об увольнении приведена на рис.4.20

Рис.4.4б Увольнение сотрудника

Рис.4.5 Печатная форма приказа о приеме на работу

Только после нажатия на  кнопку «Запись» приказ будет записан в базу данных АРМа.

5.      Заполнение командировок

Введение данных по командировкам происходит в режиме «Документы - Командировка» (рис.4.6). Ввод командировки возможен только при наличии данных об организации, куда направляется сотрудник, в справочнике контрагентов.

Рис.4.6 Окно ввода командировки

После заполнения данной формы возможно распечатать: приказ на командировку (рис.4.17) и командировочное удостоверение (рис.4.18), печатные формы которых загружаются в приложение SOOCalc. Запись данных о командировке возможна только при нажатии кнопки «Запись».

6.      Ввод отпусков

В базу АРМа вводятся данные о текущих и планируемых отпусках сотрудников. Для ввода отпусков используется режим «Документы - Отпуск». Окно ввода отпусков приведено на рис.4.7

Рис.4.7 Окно ввода документа «Отпуск».

Фамилия сотрудника выбирается из списка, далее выбираются даты начала, окончания отпуска, записывается номер приказа, выбирается вид отпуска. После заполнения реквизитов может быть распечатан приказ на отпуск. Пример печатной формы приказа на отпуск приведен на рис.4.7

Рис.4.7 Форма Т-6 «Приказ на отпуск»

После нажатия кнопки «Запись» происходит запись данных отпуска в базу, о чем выходит сообщение пользователю.

Для просмотра ранее введенных отпусков используется режим «Журнал отпусков» из меню «Документы». Некорректно введенная запись в этом режиме может быть удалена.

Рис.4.8 Журнал отпусков

7.      Ввод больничных листов

Ввод больничных листов в базу данных АРМа осуществляется с использованием меню «Документы – Больничный лист» (рис.4.9)

Рис.4.9 Окно ввода больничного листа

Сотрудник выбирается из справочника, после выбора дат начала и окончания необходимо нажать кнопку «Запись».

8.      Отчеты, формируемые программой

В данной программе реализовано формирование следующих отчетов:

- об уровне образования;

- табель отработанного времени;

- отчет по отпускам;

- отчет по больничным листам;

- отчет по дням рождения

Отчет об уровне образования запрашивается руководителем для оценки уровня профессиональной подготовки сотрудников. Пример формирования данного отчета приведен на рис.4.10

Рис.4.10 Пример формирования отчета об уровне образования

Также из АРМа возможно формирование табеля отработанного времени. На рис.4.11 приведено окно запроса отчета, на рис.4.12 – пример сформированного отчета

Рис.4.11 Окно запроса отчета «Табель отработанного времени»

Рис.4.12 Пример формирования табеля отработанного времени

Отчет по отпускам формируется при необходимости получить данные о нахождении сотрудников в отпуске в указанном интервале дат. На рис.4.13 приведено окно его запроса, на рис.4.14 пример сформированного отчета

Рис.4.13 Окно запроса отчета по отпускам

Рис.4.14 Пример отчета по отпускам

Отчет по больничным листам формируется при необходимости получить данные о нахождении сотрудников на больничном в указанном интервале дат. На рис.4.15 приведено окно его запроса, на рис.4.15а пример сформированного отчета

Рис.4.15 Пример запроса отчета по больничным листам

Рис.4.15а Пример отчета по больничным листам

Все отчеты формируются загружаются  в приложение  SOOCalc, откуда могут быть сохранены в формате MSExcel и открыты в последствии на других компьютерах.

Отчет о выслуге лет необходим для контроля назначения надбавок за выслугу лет, а также, при наличии льготного стажа, данных о праве на льготную пенсию.

Отчет вызывается из пунктов меню «Отчеты – Выслуга лет». После указания даты актуальности на экран выходит результат расчета (рис.4.16)

Рис.4.16 Отчет о выслуге лет

9.      Устранение возможных проблем

Ошибка вида:

Причина: не создан или некорректно создан ODBC – источник

Устранение: Проверьте создание ODBC – источника.

Ошибка вида:

Причина: ошибка шаблонов.

Устранение: проверьте наличие файлов в папке c:\kadr\xlt и при необходимости, восстановите их из установочного пакета.

Рис.4.17 Форма приказа на командировку

Рис..4.18 Печатная форма командировочного удостоверения

Рис.4.19 Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Рис.4.20 Приказ на увольнение

30

Приложение 3

30

30