Автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам

Содержание

Введение …………………………………………………………….3

1.      Описание предметной области ………………………………....6

1.1 Описание предприятия ….…………………………………………6

1.1.1 Общие сведения …..……….………………………… ..…… …  6

1.1.2 Описание деятельности специалистов  кадровой службы ОАО «Доверие» …………………………………………….……………………9

1.2 Обзор существующей информационной системы ……..……… 11

1.3   Обзор рынка существующей ИС ………………………..………17

2.     Разработка автоматизированной ИС …………………………22

2.1.  Описание автоматизированной ИС …………………………..22

2.2.   Проектирование автоматизированной ИС ………………….29

2.2.1 Техническое задание на разработку АИС …………………..29

2.2.2 Технический проект системы ………………………………..39

3. Результат реализации проекта …………………………………..45

        3.1.Программный продукт АИС ……………………………………45

         3.2 Расчет экономической эффективности от внедрения системы.46

         3.3 Оценка конкурентоспособности ………………………………..55

Заключение ………………………………………………………………...56

Список литературы ………………………………………………………..58

Приложения ………………………………………………………………..59

Введение

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в организациях различного рода деятельности. Необходимость автоматизации управления современным предприятием и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно  на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

В данной курсовой работе мы закрепим теоретические аспекты автоматизированного рабочего места, более подробно остановимся на понятии автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам. Объектом исследования будет отдел кадров управляющей компании ОАО «Доверие», г.Барнаул. Предмет исследования – использование информационных технологий в работе специалистов по кадрам.

Цель данной работы – оптимизация работы специалистов по кадрам через разработку информационной системы в соответствии со спецификой работы исследуемой организации, автоматизация процессов ведения документации, получения отчетности по запросу руководства, а также приведение в соответствие номенклатурных форм, используемых в работе специалистов.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- анализ организационно-правовых вопросов технологии работы управляющей компании ОАО «Доверие»;

- изучение входной и выходной информации;

- создание базы данных кадрового учета, декомпозиция бизнес-процессов;

- автоматизация ведения справочной информации по должностям, сотрудникам, организациям-контрагентам;

- автоматизация ведения документации по движению кадров,  командировкам, отпускам и больничным листам;

-  возможность получения статистической отчетности по базе данных.

Ожидаемым эффектом от внедрения разработанной информационной системы будет уменьшение временных затрат на поиск нужной информации, поиск данных для отчетных форм, ведение кадровой документации в электронном виде, автоматизация выдачи справок по запросу сотрудников, что оптимизирует использование рабочего времени специалиста по кадрам.

В главе 1 рассмотрены организационно-правовые вопросы деятельности управляющей компании ОАО «Доверие», дано описание использования информационных технологий в работе организации, проанализировано текущее программное обеспечение специалиста по кадрам. Также рассмотрены существующие аналоги разрабатываемой информационной системы. В главе 2  приведена постановка задачи автоматизации рабочего места специалиста по кадрам, разработано техническое задание и технический проект. В главе 3 приведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной информационной системы специалиста по кадрам, оценен срок окупаемости проекта и его конкурентоспособность.

При написании работы использовалась литература по кадровому законодательству, справочная литература по языкам программирования и базам данных.

Разработанный программный продукт прошел опытную эксплуатацию в отделе кадров ОАО «Доверие» и был рекомендован к эксплуатации в небольших организациях.

1. Описание предметной области

1.1 Описание предприятия

1.1.1 Общие сведения

Организация, по данным которой выполнялась данная работа, является управляющей компаний в сфере управления жилищным фондом. В данном разделе приведем организационно-правовые аспекты деятельности предприятия.

Согласно проводимой в России жилищно-коммунальной реформе жители многоквартирных домов должны выбрать одну из трех форм управления жилым фондом:

- договор с управляющей компанией (частной организацией, имеющей лицензию на управление жилым фондом);

- непосредственное управление (форма, при которой все вопросы управления осуществляются непосредственно собранием жильцов без создания юридического лица, подходит для небольших домов)

- товарищество собственников жилья (форма, при которой жильцы сами создают юридическое лицо по обслуживанию своего дома, определяют тарифную, управленческую политику и направления работ)

Согласно ст. 135 Жилищного кодекса РФ (далее - ЖК РФ) управляющая компания - это коммерческая организация, обслуживающая жилые помещения, работающая на основании заключенных договоров с  собственниками помещений в многоквартирном доме, решающая задачи обеспечения эксплуатации этого комплекса. Положение об управляющей компании принимается её собственниками договор на обслуживание заключается на основании решения собрания жильцов, которое проводится в порядке, установленном ст. 45 - 48 ЖК РФ, большинством голосов от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме. Управляющая компания является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет печать со своим наименованием, расчетный и иные счета в банке, другие реквизиты.

Управляющая компания отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ей имуществом. Договор на обслуживания жилья управляющей компанией также может быть заключен от имени товариществ собственников жилья (ТСЖ).

К основным функциям управляющей компании относятся:

- обслуживание жилого фонда;

- ведение лицевых абонентской базы;

- прием платежей за предоставленные коммунальные услуги;

- предоставление платных услуг;

- капитальный и текущий ремонт жилых и нежилых помещений;

Кадровый состав управляющей компании, как и в любой другой организации, работающей в сфере ЖКХ, имеет в своем составе: руководство, специалистов по кадрам и бухучету, мастеров участков, обслуживающий персонал.

Управляющая компания имеет в своей структуре подразделения (участки), непосредственно занимающиеся предоставлением коммунальных услуг по обслуживанию жилого фонда. В целях оптимизации управления участками и снижения административных расходов функций бухгалтерского и кадрового учета, юридического обслуживания участки не имеют. Все вышеперечисленные функции находятся в  головном офисе управляющей компании.

В структуре управляющей компании ОАО «Доверие» помимо участков созданы отделы: бухгалтерского учета (с соответствующими функциями), административно-хозяйственный (обслуживание офиса), производственно-технический (решение инженерных вопросов эксплуатации и обслуживанию жилого фонда). Специалисты по кадрам из-за малочисленности объединены в службу без статуса отдела. Схема структуры «ОАО Доверие» приведена на рис.1.1

Рис.1.1 Структурная схема ОАО «Доверие»

Организационная структура управления ОАО «Доверие» является линейно-функциональной. Руководитель напрямую курирует деятельность всех отделов и участков.

Структурная схема видов деятельности ОАО «Доверие» приведена на рис.1.1а

Рис.1.1а Структурная схема видов деятельности ОАО «Доверие»

Как видно из рис.1.1а, поставленная задача автоматизации работы кадровой службы не является для ОАО «Доверие» профилирующей, поэтому ранее ей не уделялось должного внимания.

1.1.2       Описание деятельности специалистов  кадровой службы ОАО «Доверие»

Специалисты кадровой службы ОАО «Доверие» занимаются персональным учетом работников, который  включает прием и выбытие. Основные задачи кадрового учета следующие:

1.      планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка);

2.      планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров;

3.      рациональная расстановка кадров в соответствии с уровнем их квалификации;

4.      аттестация и рационализация рабочих мест;

5.      статистический и оперативный учет и отчетность;

6.      анализ движения кадров;

7.      анализ качественного состава кадров;

8.      Сдача отчетности в Пенсионный Фонд;

9.      ведение архива.

Кадровая служба ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Специалисты кадровой службы также обязаны следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

Кадровая служба наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции  рабочие получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели  оценки трудовой  деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников  (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.).

Специалист по кадрам  ОАО «Доверие» обеспечивает соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству РФ,  контроль за движением персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности. Кадровик подчиняется генеральному директору фирмы.

Специалист по кадрам  должен выполнять следующие функции:

•                     прием и увольнение сотрудников;

•                     ведение справочников сотрудников и должностей предприятия;

•                     ведение документации по отпускам, больничным листам, командировкам;

•                     контроль выслуги лет для начисления надбавок;

•                     получение статистической отчетности по кадровым данным сотрудников.

Специалист по кадрам, осуществляет организацию кадрового учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

–        планирование и осуществление приема и увольнения работников;

–        распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам;

–        расчет численности активной части трудовых ресурсов и управленческого персонала;

Ответственность специалиста по кадрам:

Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика. Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации.

Основные процессы в работе специалистов кадровой службы ОАО «Доверие» приведены на рис.1.2

Рис.1.2 Схема взаимодействия процессов кадровой службы ОАО «Доверие»

Модель процессов «Как есть» в работе специалистов кадровой приведена в Приложении 3.

1.2        Обзор существующей информационной системы

Автоматизированное рабочее место кадровика- это рабочее место,  которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста по кадрам профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся: техническое, информационное, математическое, программное, технологическое, лингвистическое, правовое и эргономическое обеспечение.