Автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, необходимых для оборудования АРМ кадровика. Кроме средств вычислительной техники АРМ кадровика оснащается оргтехникой. Одним из важнейших факторов, определяющим эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к кадровику средств интерфейса, создающих комфортность работы на машине. 

Техническая база АРМ пользователя непрерывно развивается и совершенствуется. Однако эффективность АРМ прежде всего определяется качеством программного обеспечения.

Программное обеспечение АРМ кадровика включает следующие компоненты :

-   операционные системы;

-   языки и системы программирования;

-         прикладное программное обеспечение (ППП): общесистемные (базовые) ППП и проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения.

Операционная система представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными средствами и предоставляют пользователю возможность общего управления компьютера. Операционная система управляет компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги. Таким образом, выбор ОС для ЭВМ в составе АРМ чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет степень защиты данных, и насколько комфортными и безопасными будут условия работы для специалиста АРМ. Наиболее широко в настоящее время на компьютерах типа IBM PC применяются ОС, разработанные фирмой Microsoft, это существующие версии Windows.

Современная концепция АРМ предъявляет к ОС жесткие требования, направленные на соблюдение безопасности и комфорта (эргономичность) в работе на АРМ, на повышение производительности АРМ в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность синхронизации выполняемых операций и процедур.

Общесистемное (базовое) прикладное программное обеспечение (БППО) позволяет:

-         качественно создавать прикладные программы для решения задач кадровиков;

-         в диалоговом режиме создавать, обрабатывать файлы кадровикам без участия разработчика;

-         расширять круг решаемых задач.

В состав БППО АРМ кадровика включают пакеты, которые подразделяются на три группы: функционально-ориентированные ППП, многофункциональные (интегрированные) ППП, типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения.

Функционально-ориентированные ППП обеспечивают выполнение одной из функций обработки информации: обработка текстов; накопление и хранение, управление и манипулирование данными; графическая обработка, статистическая обработка, поддержка коммуникаций. Накопление и хранение, управление и манипулирование данными выполняются с помощью специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД). Специальные пакеты созданы для статистической обработки экономических данных, которые обеспечивают автоматизированное выполнение разнообразных расчетов и графиков, предоставляют кадровику широкий набор статистических методов: регрессионный, корреляционный,  анализ временных рядов. Эти пакеты весьма эффективно могут использоваться при аналитических работах. Программные средства поддержки коммуникаций обеспечивают обработку и передачу данных в локальных и распределенных сетях ЭВМ.

Интегрированные ППП реализуют несколько функций обработки информации: обработку текстов, создания и ведение базы данных, графическую обработку информации, поддержку коммуникаций.

Типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения ориентированы на решение задач, присущих многим функциональным пользователям. К числу таких программных средств относятся вспомогательные ППП (программные средства форматирования документов, протоколирование ресурсов, сервисные средства и т.д.); ППП оргтехники (электронные календари, средства планирования времени и организации работы); ППП научного применения, среди которых следует отметить средства моделирования ситуаций, принятия решений, экспертные системы, которые должны применяться при создании АРМ кадровика.

Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения   включают две компоненты: типовые ППП для реализации задач кадрового учета и анализа и локальные пакеты, которые создаются для нетиповых задач учета и анализа.

Таким образом, ПО АРМ кадровика предстает перед пользователем в виде двух компонент: проблемно - ориентированные ППП кадрового учета (анализа) и базового (общесистемного) ПО, приспособленных к требованиям конкретных профессиональных пользователей каждого АРМ. Основным преимуществом такого подхода к созданию ПО АРМ является возможность расширения круга задач АРМ самим кадровиком без участия разработчика ПО АРМ путем освоения пакетов базового прикладного программного обеспечения, «дружественных» к непрофессиональному пользователю.

Информационное обеспечение (ИО) АРМ кадровика подразделяется на внемашинное и внутримашинное.  Внемашинное ИО включает классификаторы учетной и технико-экономической информации, совокупность унифицированной документов первичного учета. Особенностью внемашинного ИО АРМ кадровика является то, что данные о хозяйственных операциях из подразделений предприятия и от других АРМ могут поступать как в документальной форме, так и в форме аналогов документов на магнитном носителе, а также передаваться по каналам связи в локальных сетях.

Внутримашинное ИО – это единая централизованная информационная база данных, представленная совокупностью данных, организованных и хранящихся на магнитных носителях в виде информационных файлов и баз данных. Главной составляющей ее является информационный фонд учетных данных, который включает нормативно-справочную, условно-постоянную информацию, данные прошлых отчетных периодов, текущие учетные данные. Кроме него в информационную базу может входить база данных инструктивно-методических и других материалов, необходимых кадровику при работе.

В работе ОАО «Доверие» используется 10 компьютеров с  системным и прикладным программным обеспечением различного характера.

К прикладному программному обеспечению специалиста по кадрам, используемому в работе ОАО «Доверие» относится АРМ «Кадры», разработанный в формате СУБД FoxPro. Окно запуска данной программы приведено на рис.1.3

Рис.1.3 Окно запуска программы «АРМ Кадры»

АРМ кадры решает следующие задачи в работе специалиста по кадрам:

1.      Ведение справочников сотрудников

2.      Оформление кадровых перемещений

3.      Формирование отчетов

На рис.1.4 приведено окно формирования отчетов из «АРМ Кадры». На рис.1.5 приведено окно «Прием на работу». Заполнение документов и перемещение по экранной форме в данной программе происходит только с помощью клавиатуры, переключение между окнами с помощью комбинации клавиш Ctrl-Esc. Программа позволяет формировать отчеты по запросу руководителя,  а также проводить различные выборки по данным сотрудников. Недостаток использования программы – формы приказов отсутствуют, а формы  командировочных удостоверений и некоторых справок, получаемых из АРМа, уже устарели и требуют переработки.

Рис.1.4 Режим «Отчеты» в «АРМ Кадры»

Рис.1.5 Режим «Прием на работу» в «АРМ Кадры»

Справки и отчеты, выводимые на печать из данной программы, не могут использовать Windows-шрифтов или сохраняться в формате MSOffice (рис.1.6).

Рис.1.6 Вид отчета «Справка об образовании»

Данная программа используется в работе в работе специалистов по кадрам с основания ОАО «Доверие» - 2001г. Для работы тогда использовался персональный компьютер IBM PC 486. К настоящему времени DOS-технологии морально устарели  и для работы был приобретен компьютер с установленной операционной системой Windows XP Professional. Работа данного АРМа была оптимизирована для новой операционной системы, однако всех проблем совместимости решить не удалось: для печати на лазерном принтере была куплена программа DosPrn. Нередко при работе возникают сбои, приводящие к необходимости перезапуска программы, а в некоторых случаях, к восстановлению файлов базы данных из копий и последующего ручного восстановления потерянной информации.

Все вышесказанное понижает функциональность используемого АРМа, повышает расходы на его обслуживание и делает необходимой разработку нового приложения.

1.3        Обзор рынка существующей ИС

В настоящий момент создано большое количество программ разной сложности и ценовой категории, решающих задачи кадрового учета на предприятиях. Так как кадровая служба существует в любой организации и  программа автоматизации рабочего места специалиста по кадрам всегда будет востребована.

Среди существующих аналогов разрабатываемой информационной системы отметим наиболее распространенные программы на базе 1С. «Камин - Зарплата» (разработчик – фирма «Камин», г. Калуга) и «1С- Зарплата и Кадры» (разработчик - 1С).

Обе приведенные программы являются интегрированными системами для работы кадровика и бухгалтера – расчетчика заработной платы.

Достоинство программы «Камин-Зарплата» - максимально простой интерфейс. Доступ ко вводу кадровых документов реализован вместе с блоком бухгалтерской информации (рис.1.5).

Данный способ ввода документов позволяет отслеживать ход начисления зарплаты по цепочке – от ввода документов по приему на работу до формирования бухгалтерских проводок и, в случае обнаружения ошибок в начислениях, можно быстро проследить всю цепочку документов - от кадровых до бухгалтерских и быстро выявить  неточности ввода.

На рис.1.6 приведена форма ввода кадрового документа «Прием на работу». После заполнения данной формы возможна печать приказа о приеме на работу сотрудника, а также формирования анкеты для передачи сведений в Пенсионный Фонд в случае отсутствия у сотрудника страхового свидетельства.

Недостатком использования программы «Камин-Зарплата» в работе специалиста по кадрам является недостаточная реализация задач специалиста по кадрам (например, отсутствуют: справки о стаже работника,  отчеты об уровне образования работников, отчетов о наличии вакансий, нет программы учета командировок, а учет больничных листов реализован как чисто бухгалтерская задача).

Рис.1.5 Окно ввода документов в программе «Камин-Зарплата»

Рис.1.6 Окно ввода документа «Прием на работу» в программе «Камин-Зарплата»

Многих реквизитов сотрудников, необходимых в работе кадровой службы, как видно из рис.1.6, в программе «Камин-Зарплата» просто нет.

Подводя итог, можно сказать, что в программе «Камин-Зарплата» задачи специалиста по кадрам реализованы лишь как сопутствующие бухгалтерским, что сильно ограничивает возможности кадровой службы при её использовании.

Программа «1С-Зарплата и Кадры» решает поставленные задачи. Кроме того, имеет интерфейс «Кадровик» (определение интерфейса пользователя реализовано в режиме «Конфигуратор»), где открыт доступ только для данных, необходимых в работе специалиста по кадрам.

На рис.1.7 и 1.8 приведены меню режимов работы специалиста по кадрам в «1С – Зарплата и Кадры». Как видим, задачи, стоящие в работе кадровой службы организации, полностью в данной программе решены. Доступ к режимам работы кадровика осуществляется из пунктов меню «Документы – Прочие кадровые приказы» и «Документы – Отклонения»

Рис.1.7 Меню «Кадровые документы» в программе «1С-Зарплата и Кадры»

Рис.1.8 Меню «Документы - Отклонения» в программе «1С-Зарплата и Кадры»

Программа «1С – Зарплата и Кадры» представляет собой технологически завершенный программный продукт, готовый к эксплуатации на рабочем месте специалиста по кадрам любой организации. Факторами, которые могут ограничить рынок применения данной программы, могут быть лишь некоторая сложность настройки системы, что требует обучения персонала на курсах пользователя, и цена лицензии, которая необходима кроме самой конфигурации 1С, ещё и на её компоненты. Учитывая это, в разрабатываемой программе будем максимально упрощать интерфейс пользователя, и снижать стоимость программы.

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний день создано большое количество программ кадрового учета различной сложности и стоимости, и в рамках данной работы физически невозможно превзойти параметры работы заводских программ, при этом мы дополнительно ставим перед собой учебную цель написания программы и расчета экономической эффективности её применения.

2.     Разработка автоматизированной ИС

2.1.          Описание автоматизированной ИС

К области применения информационных технологий в работе специалиста по кадрам следует отнести:

- ведение базы данных сотрудников;

- учет кадровых приказов о приеме на работу, увольнениях, кадровых перемещениях;

- учет командировок;

- учет больничных листов;

- составлении табеля;

- учет отпусков;

- учет уровня образования сотрудников, подготовку аттестаций и повышения квалификации;

- выдача справок и отчетности по запросу.

Определим структуру экономических показателей, используемых в работе специалистов кадровой службы.

Анализ реквизитов представим в таблице 2.1