Аудит затрат автопарка

Статья «Налоги, сборы  и другие платежи» выделена для учета  затрат по налогам и другим платежам.

По статье «Прочие затраты» учитывают списание мелкого инвентаря, спецодежды, спецобуви, другие расходы, не вошедшие в предыдущие статьи.

Статья «Общепроизводственные  расходы» выделена для учета затрат по содержанию цехового персонала гаража и других общегаражных расходов, которые  предварительно накапливаются постатейно (3).

Первичный учет работы грузового  автотранспорта ведут в путевом листе грузового автомобиля. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, для списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю. Его выдают шоферам, как правило, на один день или смену при условии сдачи шофером предыдущего путевого листа. По мнению Матвеева С. Ю. правильное оформление путевых листов имеет большое значение для плательщиков сельхозналога, а также для «упрощенцев», которые применяют объект «доходы минус расходы» (9).

Имеются несколько форм путевого листа автомобиля: путевой лист грузового автомобиля при сдельной оплате шоферов (ф. № 4с), при повременной оплате (ф. № 4п) и путевой лист легкового автомобиля (ф. № 3). На сельскохозяйственных предприятиях преимущественно применяется форма путевого листа при сдельной оплате и в отдельных случаях — при повременной оплате.

При наличии в хозяйстве  автобусов может применяться  специализированный путевой лист автобуса необщего пользования (ф. № 6-спец.), а при междугородних перевозках грузов автотранспортом — специализированная форма путевого листа № 4м.

Согласно письму Минфина  России от 20.09.2005 №03-03-04/1/214 унифицированные  формы обязательны только для  автотранспортных организаций. Что  касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму  путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные  п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ, а именно:

- наименование документа; 

- дата составления документа; 

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении; 

- наименования должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

- личные подписи указанных  лиц. 

Согласно Либерману К. А. новую форму путевого листа  следует утвердить приказом об учетной  политике организации и привести в приложении к этому приказу (6).

Согласно п. 49 Методических указаний №91н посредством начисления амортизации погашается стоимость  основных средств, находящихся в  организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления, включая объекты основных средств, переданные в аренду, безвозмездное  пользование, доверительное управление (18).

В бухгалтерском учете  амортизация автотранспортных средств  начисляется в общеустановленном  порядке в соответствии с требованиями ПБУ 6/01. Начисление амортизации по автотранспорту осуществляют в Ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный  фонд по основным средствам № 48-АПК.

Восстановление свойств  автомобилей производится посредством  ремонта, а также посредством  реконструкции или модернизации. По мнению Шустровой Н.Ш. мероприятия по содержанию автотранспорта в зависимости от сложности работ подразделяются на техническое обслуживание, текущий, средний и капитальный ремонты, модернизацию, и для достоверного отражения этих хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете необходимо закрепить в учетной политике предприятия порядок их учета и признаки, которые характеризуют каждый из видов ремонта (33).

При ремонте хозяйственным  способом затраты по ремонту учитываются  на счете 23 «Вспомогательные производства». Согласно общим правилам бухгалтерского учета МПЗ по мере отпуска материалов со складов они списываются со счетов учета материальных ценностей  и зачисляются на соответствующие  счета учета затрат на производство (п. 93 методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н). Первичными документами при списании различных МПЗ служат накладная внутрихозяйственного назначения, лимитно-заборная ведомость (ф. №261-АПК).

Данные из путевых листов переносят в накопительную ведомость учета затрат (ф. № 301-АПК). Согласно Кистеревой Е.В. накопительные ведомости открывают на каждого водителя. Она состоит из 3-х разделов. В первом разделе отражаются данные о производственных показателях и выполненных работах, необходимые для управленческого анализа, который заполняется на основании путевых листов. Во втором разделе отражают данные о сумме затрат в постатейном разрезе, который также заполняется на основании путевых листов. В третьем разделе накопительной ведомости отражается распределение затрат по видам грузов или потребителям транспорта при выполнении работ на сторону (4).

В конце месяца в накопительной  ведомости подводят итоги затрат и выполненной работы автотранспорта, при необходимости составляют сводную ведомость (по той же форме), а затем лицевой счет (производственный отчет) подразделения (по автотранспорту), в котором отражают постатейно (с набором по корреспондирующим счетам) затраты автотранспорта. В приложении к лицевому счету (производственному отчету) отражают распределение затрат автотранспорта по потребителям услуг. По грузовому автотранспорту это распределение делают пропорционально выполненному объему работ в тонно-километрах; по пассажирскому транспорту и машинам специального назначения — пропорционально количеству машино-дней работы (31).

Данные лицевого счета (производственного  отчета) являются основанием для записей в журнал-ордер № 10-АПК. При рассредоточении автотранспорта в подразделениях хозяйства из лицевых счетов (производственных отчетов) подразделений данные переносят в сводный лицевой счет (производственный отчет) по автотранспорту хозяйства в целом.

Согласно Панфилову В.В. при равномерном использовании  автотранспорта в течение года по кредиту счета возможно ежемесячное  списание фактических затрат. По кредиту счета 23 «Вспомогательные производства», субсчет 4 «Автомобильный транспорт», кроме списания выполненных работ отражают стоимость оприходованного отработанного масла от автомашин, изношенной авторезины, металлолома в корреспонденции с соответствующими счетами по учету материальных ценностей (счет 10, субсчета 3, 5, 6), удержания за перерасход нефтепродуктов - в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Изношенные запасные части, непригодные для восстановления, приходуют как металлолом на счет 10 «Материалы», субсчет 6 «Запасные части» (28).

В зависимости от количества автотранспортных средств и их принадлежности учет работы автотранспорта можно вести  одним из двух способов:

1. Специализированная программа  для учета деятельности автотранспорта. В этом случае происходит оптимизация  и, при необходимости, разработка новых форм отчетности для учета и анализа деятельности автотранспорта;

2. Отчетность, сделанная  «вручную». В данном случае  составление отчетности — весьма  трудоемкий процесс. Он основан  на полной выборке из путевых  листов и, как правило, ограничивается  минимальным количеством учетных  данных.

Кистерева Е.В. отмечает, что  внедрение специализированной программы  оправдывает себя только при наличии  большого автопарка, а ведение отчетности «вручную», наоборот, возможно при минимальном  количестве транспортных средств. Таким  образом, есть вариант «максимум» и  вариант «минимум», между которыми колоссальный разрыв, пропасть, а «средний слой» выпадает из поля зрения. И  единственное, что остается в этом случае, — разработка основных форм отчетности в Excel. Это позволит автоматически  проводить расчеты, переносить данные, внесенные однажды, в отчетность других периодов, уменьшит затраты  труда и снизит вероятность ошибок (4).

Плановый аудит автопарка эффективно проводить ежегодно - это помогает предприятиям планы сделать более реальными, а бюджет на транспорт более прозрачным. Внеплановый транспортный аудит рекомендую проводить при комплексной оценке предприятия, смене ответственных лиц за транспорт предприятия, при снижении операционных и экономических показателей, а также перед плановой проверкой контролирующих государственных органов.

Таким образом, управление автотранспортом и затратами на его содержание одна из необходимых и непростых задач для любого предприятия. Бюджет на автотранспорт в зависимости от сферы деятельности порой является основной частью всего бюджета затрат предприятия. Аудит автотранспорта для предприятия может стать эффективным инструментом саморегулирования, позволяющим исключить потери и улучшить экономические результаты  его работы.

1.2. Нормативно правовое  регулирование учета затрат автопарка

В соответствии с национальной системой нормативного регулирования  бухгалтерского учета, основным нормативным  документом, регулирующим ведение бухгалтерского учета затрат автотранспорта является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ. Отдельные нормы, регулирующие бухгалтерский учет, содержатся в иных законодательных актах: Гражданском, Налоговом кодексах Российской Федерации.

Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» и разработанное на его основании Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяют правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность (27).

Учетные стандарты определяют основные правила, касающиеся порядка учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Учетные стандарты (положения) призваны конкретизировать закон «О бухгалтерском учете».

Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 6/01) «Учет основных средств» устанавливает порядок принятия автотранспортных средств к учету, отражения расходов на ремонт автотранспорта в бухгалтерском учете, начисления амортизации по автотранспортным средствам и т.д. (23).

Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 10/99) «Расходы организации» определяет,  какие затраты на содержание служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией, признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (22).

К числу важных документов второго уровня относится также  План счетов бухгалтерского учета и  инструкция по его применению.

Методические указания и  инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Министерством Финансов Российской Федерации и различными ведомствами.

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов принимаются к  бухгалтерскому   учету и списываются любые  материально-производственные   запасы, в т.ч. шины (18).

Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте определяет в целях бухгалтерского учета порядок  признания  и учета расходов  и доходов при перевозке грузов и пассажиров  автомобильным  транспортом,  а  также  других  работах   и услугах (15).

Положение о техническом  обслуживании и ремонте  подвижного состава автомобильного транспорта регламентирует принципиальные  основы  технического  обслуживания  и ремонта   и   устанавливает   нормативы,  обеспечивающие  реализацию установленного для подвижного состава ресурса (29).

Постановление «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» утверждает согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте (25).

Документы, которые формируются  непосредственно в организациях составляют систему внутренних норм и инструкций. Их назначение – определить правила рациональной организации бухгалтерского учета с применением прогрессивных форм и способов ведения учета.

2. АУДИТ ЗАТРАТ  АВТОПАРКА

2.1. Финансово-экономическая характеристика организации

Основной деятельностью  ООО Агрофирмы «Сараевская» является производство и реализация сельскохозяйственной продукции. В организации используется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. При этой форме в ООО  Агрофирме «Сараевская» на основании  сгруппированных первичных, а также  сводных документов составляют Проводки. Сводный синтетический учет ведут  в книге «Журнал-Главная».

Хозяйство расположено на юге Рязанской области и граничит с Тамбовской областью. В состав организации входят три отделения: Мордово, Ягодное, Троицкое. Для ведения  своей деятельности в хозяйстве  имеется 29 тракторов различных марок, в том числе два Челленджера  и Джон Дир, 7 комбайнов, 15 грузоперевозящих автомобилей и т.д. Всего энергетических мощностей 9202 л.с. Основной задачей  ООО Агрофирмы «Сараевская» является производство зерна. Хозяйство реализует  произведенную продукцию хлебопекарным  предприятиям, находящимся на территории Рязанской области, а также частным  лицам.