Аудит учета расчетов с покупателями и заказчиками

 

     Проверка  реальности дебиторской и кредиторской задолженности на предприятии ОГУ Любинский лесхоз» (табл. 5). Целью данной процедуры является достижение уверенности в том, что задолженность контрагентов и задолженность перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Табличные данные сформированы по остаткам следующих счетов: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     На  предприятии ОГУ «Любинский лесхоз»  производится инвентаризация расчетов один раз в полугодии,  этого  не достаточно, чтоб проанализировать информацию о дебиторской и кредиторской задолженности.  Акты сверок на предприятии ОГУ Любинский лесхоз» с покупателями и заказчиками производятся один раз в квартал. Полученная информация не анализируется и не отражается в бухгалтерской отчетности. 
 

Таблица 5

Проверка  реальности дебиторской и кредиторской задолженности на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз», руб.

 

     Проверка  соответствия данных аналитического учета  оборотам и остаткам по счетам синтетического учета в организации ОГУ Любинский лесхоз». Поскольку на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» бухгалтерский учет автоматизирован, то несложно проследить все операции, которые группируются в различных ведомостях аналитического и синтетического учета по каждому контрагенту.

     Как видно из таблицы 6 данные аналитического учета совпадают с данными синтетического учета. К данному разделу учета замечаний нет. При проверке корреспонденции счетов замечаний не было обнаружено, каждая хозяйственная операция отражается на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

     В целях повышения производительности труда и эффективности организации налогового учета на предприятии «ОГУ Любинский лесхоз» разработан учетные регистры, обобщающие информацию о величине выручки и позволяющие сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием ОГУ «Любинский лесхоз» за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты. 

     Таблица 6

     Проверка  соответствия данных аналитического учета  оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз», руб.

 

     На  предприятии используются формы  учетных регистров, приведенные  в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных. На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период. Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.

     Регистры  бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для  сохранности  данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров бухгалтерского учета.

     Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера. 
 

     3.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации учета расчетов с покупателями и заказчиками 

     Основные  виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения расчетов с покупателями и заказчиками:

     -  отсутствие договоров на поставку  продукции (выполнение работ,  оказание услуг), первичных документов, подтверждающих возникновение дебиторской  (кредиторской) задолженности;

     - не корректное составление договоров на поставку продукции или выполненные работы;

     -  нарушение порядка составления  бухгалтерской отчетности в части  формирования показателей о размере  дебиторской (кредиторской) задолженности, нарушения в части составления первичных документов, подтверждающих формирование показателей о дебиторской (кредиторской) задолженности;

     -  отсутствие или ненадлежащее  ведение аналитического учета, инвентаризации дебиторской (кредиторской) задолженности;

     -  несоблюдение порядка оформления  и предъявления претензий по договорам;

     -   неправомерное применение налоговых  вычетов, но НДС в части расходов, понесенных подотчетными лицами.

     По результатам выполненного исследования на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» было установлено, что хозяйственные договора составляются надлежащим образом, их условия выполняются своевременно и в полном объеме. Первичный учет имеет ряд недостатков: не всегда заполняются обязательные реквизиты и не всегда соблюдается форма документов. Остатки по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками в полной мере соответствуют реальной задолженности. Также отсутствует утвержденный график документооборота. В остальном замечаний обнаружено не было.

     В целом учет расчетов организации ОГУ «Любинский лесхоз» поставлен достаточно четко и эффективно, состояние расчетов характеризуется как удовлетворительное, соблюдается законность совершаемых операций и операции своевременно и в полном объеме отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Расчеты с покупателями и заказчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

     На  предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» открыты следующие субсчета: 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях» и 62.2 «Предоплата». К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыт следующий субсчет: 68.3 «НДС за отгруженную продукцию». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

     Оценивая  данную ситуацию руководству предприятия ОГУ «Любинский лесхоз» можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию организацию учета расчетов с покупателями и заказчиками:

     1) К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

     - 62.1 «Расчеты с покупателями»,

     - 62.3 «Расчеты с заказчиками»

     - 62.4 «Неотфактурованные поставки»;

     2) К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» добавить следующие субсчета:

     - 68.3.1 «НДС по отгруженным товарам»,

     - 68.3.2 «НДС по оказанным услугам»,

     - 68.3.3. «НДС по неотфактурованным поставкам».

     Данные  рекомендации позволят сделать учет расчетов с покупателями и заказчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов. Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем учетной работы существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее. Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.

     На  предприятии ОГУ «Любинский лесхоз»  часто допускают ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами. Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

     В целях повышения производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» рекомендуется проводить инвентаризацию расчетов с покупателями и заказчиками один раз в квартал, полученную информацию анализировать и отражать в бухгалтерских отчетах. При возникновении дебиторской или кредиторской задолженность устанавливать причину возникновения и применять меры по устранению. 

     На  предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» отсутствует график документооборота и не соблюдаются сроки хранения первичной документации. Для улучшения ситуации разработан график документооборота, представлен в приложении 7. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации и главный бухгалтер. Порядок хранения первичных документов предоставлен в приложении 8.

      Некорректное  оформление документов, на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» подтверждающих произведенный взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

      В части совершенствования системы внутреннего контроля на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз» рекомендуются следующие мероприятия:

     - создать комиссию по работе  с дебиторской задолженностью  расчетов с покупателями и заказчиками, в обязанности, которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

     - необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным покупателям и заказчикам, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию.

     - постоянно следить за соотношением расчетов с покупателями и заказчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;