Аудит и ревизия обеспеченности и использования товарно-материальных ценностей

МОЛ по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения. Если при зачете недостач излишками по пересортице, стоимость недостающих МЦ выше стоимости МЦ, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу  в стоимости от пересортицы в сторону недостач, образовавшихся не по вине МОЛ, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных  лиц.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ,  не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а разность между учетной стоимостью и ценой возможной реализации относят на виновных должностных лиц либо на финансовые результаты. Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установления недостачи данного вида ТМЦ)

Инвентаризационная опись  по завершении инвентаризации  должна иметь  все необходимые реквизиты  и не содержать несанкционированных исправлений. Работа ревизора по данному участку оформляется протоколом. В протоколе отражаются результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании сличительной ведомости ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленной недостачи. Очень важно правильное составление сличительных ведомостей. Такая работа ведется  в 2 направлениях:

1. Выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать непосредственно в сличительной  ведомости).

2. Данные,  отраженные в описи, подтверждают лица, проводившие проверку по факту. Инвентаризационные описи составляются раздельно по подразделениям предприятия.

Все поступающие в организацию материальные ресурсы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. В журнале регистрируются транспортные, товарные и другие документы по поступившим материальным ресурсам. По мере поступления материальных ценностей на склад организации в журнале записывают: номера приходные ордеров (или актов о приемке) и даты поступления; данные об оплате счетов; сведения об отказе от акцепта или сумме остаточного акцепта.

В инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме №ИНВ-3 заносятся итоги инвентаризации на складах. Она отличается от инвентаризационной описи основных средств разными итоговыми накопительными таблицами.

В накопительной таблице формы №ИНВ-3 содержатся следующие графы:

1) наименование и номенклатурный номер товарно-материальных ценностей

2) наименование и код единицы измерения

3) цена

4) количество и сумма товарно-материальных ценностей по итогам фактической проверки

5) количество и сумма товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета.

Выдача материальных ценностей во время инвентаризации на складе прекращается. Поступление материальных ценностей во время инвентаризации заносится в опись «товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного ордера, наименование товара, количество, цена и сумма. На приходном ордере делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности.

3.                  Аудит и ревизия операций по движению товарно-материальных ценностей.

Каждая операция отпуска, так же, как и приемка, оформляется первичным документом, а количество отпускаемых материалов измеряется, взвешивается, подсчитывается. Отпуск со склада осуществляется только лицами, специально на то уполномоченными, списки и образцы подписей которых заранее сообщаются на склады.

Источниками информации для проверки учета ТМЦ служат следующие документы:

- доверенность (ф. №М-2) или ф. №М-2а - применятся для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации по получению материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не должен превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц;

- приходный ордер ф. М-4 используют для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде;

- сальдовая книга (ведомость учета остатков материалов);

- книга учета остатков материалов проверяется арифметически и сверяется с карточками складского учета;

-   акт о приемке материалов;

- акт приемки материалов применяется на организации для оформления поступивших материалов без платежных документов и в случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов поставщика;

- карточки складского учета.

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру используется карточка учета материалов (ф. №М-12). Карточки выдаются кладовщику под расписку. Кладовщик ежедневно производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении и выводит остатки. Остатки на 1-ое число каждого месяца переносятся из карточек в сальдовую книгу или ведомость, таксируются по учетной цене и подсчитываются по укрупненным группам материалов, складам и балансовым счетам.

Отпуск материалов на внутреннее перемещение оформляется накладной (ф. №М-11), она используется для учета отпуска материальных ценностей. Для отпуска материалов сторонним организациям выписывается типовая форма накладной ТН-2 (ТТН-1 при участии транспорта),  на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Второй экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, первый - получателю:

- лимитно-заборная карта ;

- реестр сдачи документов (реестры сдачи документов сверяют с данными ведомости №10);

- требования на отпуск;

- требование для однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды. Применяют для учета движения материальных ценностей внутри организации, при продаже запасов.

Все первичные документы со склада сдают в бухгалтерию. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании реестра приемки-сдачи документов типовой формы, составленного материально-ответственными лицами в одном экземпляре.

В конце месяца на склад из бухгалтерии передают ведомость учета остатков материалов на складе ф. М-20п               Приложение к постановлению Министерства промышленности Республики Беларусь 29.12.2004 № 21, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета товарно-материальных запасов. После этого ведомость возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам товарно-материальных запасов и в целом по ведомости.

Баланс сверяется с данными главной книги по счету 10, проверяется арифметически и на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам.

Главная книга сверяется с журналом-ордером №6 и ведомостью №10. Ведомость №10 проверяется арифметически, на правильность оформления и составления, на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам и сверяется с книгой учета остатков и реестрами, с журналом-ордером № 6 по графе «Фактическая себестоимость приобретенных материалов» по приходу, с журналом-ордером №10 - по расходу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов проверяются форме, существу и сверяются с договорами поставки и принятыми к оплате счетами-фактурами.

Проверяются договоры поставки. Аудитору необходимо получить дополнительные сведения по счетам 60, 15, 16.

На исследуемом предприятии ООО «ПКБ-Плюс» приход товаров осуществляется напрямую на счет 10 без хранения материала на складах, поэтому в данном случае ревизором будут проверяться соответствующие  записи на счетах и машинограммы (карточки счетов 10, 60), накладные на внутреннее перемещение, которые в свою очередь приложены к работе.

После проведения инвентаризации товаров и выявления ее результатов ревизор начинает документальную проверку товарных операций. Основная цель проверки товарных операций — установить своевременность и полноту оприходования материально ответственными лицами товаров, которые поступили на склад,  и обоснованность и правильность списания в расход отпущенных (отгруженных) товаров.

Ревизию товарных операций начинают с установление реального сальдо на счете «Товары на складе». Путем сравнения ревизору следует установить на ближайшую к ревизии дату тождественность записей об остатках товаров на счете «Товары на складе», указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов материально ответственных лиц (заведующий складом).Ревизор выясняет, не ли значатся товары за уволенными материально ответственными лицами, а потом устанавливает полноту и своевременность оприходования товарно-материальных ценностей, которые поступили на оптовую базу (склад) за период, который подлежит ревизии.

Во время проверки операций относительно поступления товаров следует проанализировать записи по счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В частности, выясняют:

–      наличие счетов поставщиков, которые подтверждают сумму, отнесенную на этот счет;

–      не ли числятся на указанном счете товары, которые продолжительное время находятся в пути (свыше установленного срока пробега). Какие мероприятия употреблены для поиска этих товаров;

–      нет ли на этом счете претенциозных сумм относительно расчетов с

поставщиками или недостатка товаров.

Акты на недостаток товаров при их приеме должны быть проверены полностью, сплошным способом. Особое внимание следует обратить на акты, по которым не являются удовлетворенные претензии, установить причины и виновных лица. Записи в отчетах заведующего складом сравнивают с данными первичных документов и устанавливают правильность бухгалтерской обработки их (проставление корреспондирующих счетов). Записи в отчетах должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Ревизор проверяет в документах правильность таксировки, подсчетов и сумму к расчету. По записям в книге выданных поручений ревизоры проверяют наличие невозвращенных и неиспользованных поручений у материально ответственных лиц, нарушения правил выдачи и оформления поручений. В таких случаях выясняют, не выдавались ли поручения лицам, которые не работают на этом предприятии, а также поручения без заполнения всех реквизитов. Выборочно ревизор должен проверить по отчетам заведующий складом и по отчетам экспедиторов, приходуются ли ценности, полученные по поручениям, являет ли отметки в книге учета выданных поручений про их использование (должны быть указаны название документа, его номер и дата).Сплошным способом проверяют акты об установленном расхождении в количестве и качества на время приема товара вследствие возникновения недостатков, пересортицы и порча.

Ревизор проверяет, своевременно ли и правильно составлены претенциозные и исковые заявления к органам транспорта или поставщиков. Если допущена частичная потеря или повреждение груза, то ревизор устанавливает, приложенные ли к исковым заявлениям (претензий) коммерческие акты и транспортные документы (железнодорожные накладные, грузовые квитанции). Ревизор проверяет, полностью ли возмещены убытки в пользу торговой базы (склада). Кроме того, ревизор проверяет правильность заполнения товарно-транспортных накладных.

Книжки товарно-транспортных накладных следует учитывать как бланки строгой отчетности, они должны быть пронумерованы и иметь штамп торговой базы. Ревизор проверяет соблюдения порядковой нумерации выписанных товарно-транспортных накладных. Отсутствие какого-нибудь номера нацеливает ревизора на выявление бестоварных документов.

Особой проверке подлежит правильность цены, указанной в товарно-транспортной накладной покупателя. В таком случае ревизор пользуется книгой регистрации номенклатурных номеров на товары и устанавливает правильность цен на товары, которые поступают. В отдельных случаях ревизор обращает внимание на обязательное приложение к товарно-транспортным накладным поручениям на получение товаров, копий упаковочных писем, пропусков на вывоз товаров с территории торговой базы.