Аудит и ревизия обеспеченности и использования товарно-материальных ценностей

По данным регистров аналитического учета ревизоры изучают состав товарно-материальных ценностей и устанавливают к каким классификационным группам они относятся, а также устанавливают величину складских запасов и интенсивность их обновления.

Проверяя организацию материально-технического снабжения ревизор должен установить: заключены ли договоры на весь объем необходимых материальных ресурсов; согласована ли поставка материалов с планами производства; как выполняются договоры на поставку товарно-материальных ценностей каковы последствия нарушения сроков и объемов поставок на производственные программы.

Ревизором проверяется соблюдение условий, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей. Такими условиями являются правильный подбор и расстановка кадров и, прежде всего, материально-ответственных лиц; правильная организация складского хозяйства; наличие действенного и эффективного внутрихозяйственного контроля за наличием и движением товарно-материальных ценностей. При проверке работы материально-ответственных лиц выясняется: не привлекались ли они к уголовной ответственности за расхищение товарно-материальных ценностей, заключены ли с ними договора о материальной ответственности. Далее ревизор устанавливает число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие для условий хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализации, веса измерительными приборами и т.д. Ознакомление с учетной политикой позволяет определить применяемый вариант оценки товарно-материальных ценностей при оприходовании и списании, сроки инвентаризации и другие вопросы.

Устанавливается также своевременность поставки предъявления претензий за нарушение условий договора и погашение задолженности перед поставщиками. Ревизор должен проверить действенность выбранной методики учета поступления товарно-материальных ценностей (с использованием 15,16 счетов). Обязательному контролю подлежит обоснованность возмещения НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям. Особое внимание уделяется проверки выбытия товарно-материальных ценностей: - использование в производстве, - продажа. После этого контролируется своевременность и качество проведения инвентаризации и достоверности отражения в учете ее результатов. Проверке подлежат следующие вопросы:

-   устанавливается обоснованность графика инвентаризации;

-  выясняется проводилась ли внеплановая инвентаризация при смене материально-ответственного лица, при стихийных бедствиях, при обнаружении фактов злоупотреблений и хищений; реорганизации или ликвидации предприятия;

-  устанавливается компетентность инвентаризационных комиссий;

- проверяется качество проведенных инвентаризаций, т.е. анализируются инвентаризационные описи, смотрятся: заполнены ли все строки;

- устанавливается правильность определения и урегулирования выявленных разниц.

После инвентаризации оформленные описи и акты передаются в бухгалтерию фирмы. Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости.

Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме № ИНВ-19 - товарно-материальных ценностей и т.д. В этих документах отражают суммы недостач или излишков.

Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается в бухгалтерии; второй экземпляр передается работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей. Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.

В соответствии с Положением о Министерстве финансов Республики Беларусь «Вопросы Министерства финансов Республики Беларусь», утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1585, Министерство финансов Республики Беларусь.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества, в том числе товарно-материальных ценностей, проверяемых при каждой из них, и другое) определяется руководством аудируемого лица.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится аудируемым лицом для обеспечения достоверности их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, и на ее основе аудиторская организация проверяет надежность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля наличия и учета товарно-материальных ценностей аудируемого лица.

Если стоимость товарно-материальных ценностей существенна для бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица, аудиторская организация должна получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства относительно существования и состояния товарно-материальных ценностей, по возможности, присутствуя при их инвентаризации. Такое присутствие позволяет аудиторской организации инспектировать товарно-материальные ценности, наблюдать за соблюдением установленного руководством аудируемого лица порядка отражения в учете результатов инвентаризации и оценить действенность системы внутреннего контроля.

Если присутствие аудиторской организации при инвентаризации товарно-материальных ценностей не представляется возможным, аудиторская организация должна при проведении аудита выполнить альтернативные аудиторские процедуры, в частности, самостоятельно провести выборочный осмотр и пересчет товарно-материальных ценностей или наблюдать за проведением выборочного пересчета и, в случае необходимости (например, если возникли сомнения в достоверности данных инвентаризации), составить оборотную ведомость движения ценностей в период между датой проведения выборочного осмотра (пересчета) и датой составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Аудиторская организация должна определить, можно ли в ходе выполнения альтернативных процедур получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства относительно существования и состояния товарно-материальных ценностей, а также сделать вывод об отсутствии оснований для включения в аудиторское заключение пункта об ограничении объема аудита, в случае, если:

присутствие аудиторской организации при инвентаризации невозможно в силу таких факторов, как характер и местонахождение товарно-материальных ценностей;

запасы товарно-материальных ценностей несущественны и риск средств контроля в отношении их ниже высокого;

аудиторская проверка проводится после даты представления бухгалтерской (финансовой) отчетности в сроки, установленные законодательством.

Планируя присутствие при инвентаризации товарно-материальных ценностей или выполнение альтернативных аудиторских процедур, аудиторской организации следует:

- проанализировать систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля товарно-материальных ценностей;

- определить внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, риск необнаружения и уровень существенности в отношении товарно-материальных ценностей;

- определить соответствие требованиям нормативных правовых актов и особенностям деятельности аудируемого лица порядка проведения инвентаризации, утвержденного руководством аудируемого лица;

- определить перечень мест хранения товарно-материальных ценностей и их территориальное расположение;

- установить сроки проведения проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей;

- определить необходимость привлечения экспертов.

2. Проверка состояния складского хозяйства и условий сохранности товарно-материальных ценностей.

В обеспечении сохранности и рационального использования товарно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состоянием хранения и сохранности товарно-материальных ценностей в первую очередь следует уделять внимание организации складского хозяйства.

Ревизия хранения  материалов на складе, как правило, начинается с выборочной документальной проверки ведения учета материалов на складе. Источниками информации здесь является журнал учета поступивших грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы на ответственном хранении, карточки складского учета.

Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписи МЦ, которые уполномочены распоряжаться ТМЦ, выводит ли  кладовщик остатки после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточке еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

На следующем этапе ревизор акцентирует свое внимание на вопросах инвентаризации. Прежде всего он определяет наличие или отсутствие  ситуаций, при которых инвентаризация проводится в обязательном порядке. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан изучить результаты инвентаризаций по каждому случаю за проверяемый период. При этом обращается внимание на то, проводятся ли инвентаризации постоянно действующей комиссией, либо она назначается по каждому случаю отдельно. Ревизор оценивает полноту, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность оформления результатов инвентаризации, а также наложенных взысканий.

Неотъемлемой частью проверки является проведение ревизором самостоятельных инвентаризационных процедур. До начала такой проверки ревизору следует получить последние на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или отчеты о движении МЦ. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием надписи «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным. МОЛ дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы  инвентаризационной комиссии и все МЦ, поступление под их ответственность оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица имеющие доверенности на получение имущества. Проверенные на складе партии сырья и материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в которой идет инвентаризация. Записи делают в черновиках, причем ведется, как минимум, два черновика - один составляет МОЛ, другой - один из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи сверяются и лишь по окончании оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи МЦ расположены по наименованию и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинства указанного метода записи (сначала на черновиках, а лишь потом в описи) в том, что записи о МЦ вносятся  в черновики  в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуральном выражении материальных ценностей целесообразно вести  даже по трем лицам: МОЛ, председателю ревизионной комиссии и внешнему ревизору.

Инвентаризационная опись заполняется не менее чем в двух экземплярах, четко и ясно, без помарок. Наименование инвентаризируемых  МЦ, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице указывают прописью число, номер МЦ и общий итог их количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. Запрещено записывать массу товаров по трафарету, указанному на таре без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключения  допускаются лишь в случаях, когда распаковка  может повлечь снижение качества товара либо товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Вместе с тем даже в указанных случаях необходима выборочная проверка.

В описях не допускается оставлять не заполненными строки – они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производящих эту проверку. Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтерского учета либо со слов кладовщика. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе МОЛ. В конце описи МОЛ дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к комиссии нет. На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Ели ТМЦ учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то сумма излишков (недостач) в сличительных ведомостях указывается  в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определят простым делением, а затем сверяют с прейскурантной ценой. Бывают случаи, когда по учетным данным остатки МЦ значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту, или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить соответствует ли учетная цена цене по прейскуранту или документам поставщика. Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За «книжные» остатки  по бухгалтерии  расписывается бухгалтер.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимозачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен за один и тот же проверяемый период у одного и того же МОЛ в отношении МЦ одного  и того же  наименования.