Аудит денежных средств

     - Демьяновой Ольги Николаевны  – главный бухгалтер;

     - Лесуновой Елены Николаевны- бухгалтер;

     - Шапошникова Наталья Евгеньевна – член ревизионной комиссии. 

     В присутствии кассира Костина  А.А. и аудитора Заика Е.Г. была проведена  инвентаризация кассы:

     - проверены приходные и расходные  кассовые ордера- нарушений нет;

     - кассовый отчет- нарушений нет;

     - документы по операциям последнего дня- нарушений нет;

     -пересчитаны  наличные денежные документы-  излишков и недостач нет.

     По  окончании ревизии составлен  Акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение № 15), акт передан руководителю Батлук В.А. и главному бухгалтеру - Демьяновой О.Н.

     При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить:  заключен ли с  кассиром договор о материальной ответственности или имеется  ли в личном деле кассира обязательство  о материальной ответственности, предусмотренное  Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение  кассы требованиям, установленным для работы кассира; обеспечены ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

     Согласно  п.12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, кассовые операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным банком РФ и Министерством финансов РФ.

     Затем аудитор переходит к проверке  правильности документального оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

     Все приложенные к приходному кассовому  ордеру и расходному кассовому ордеру, первичные документы, погашены штампом «ПОЛУЧЕНО» и «ОПЛАЧЕНО».

     В ООО «ЭФКО-Семена» заполнены не все реквизиты кассовых документов:

     Расходный кассовый ордер № 147 от 16.01.2009 года на сумму 1400,00 рублей Александрову Г.Г. –  не заполнена строка «Получено» (Приложение № 16);

     -расходный  кассовый ордер № 517 от 29.05.2009 года  на сумму 2000,00 рублей Бондарь  А.И.- отсутствует расшифровка подписи  кассира (Приложение № 17).

     На  следующем этапе проверки следует  установить: ведут ли в данной организации  по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров; наличие и правильность ведения кассовой книги, которая должна быть пронумерована , прошнурована о опечатана сургучной печатью, а количество листов должно быть заверено подписями руководителя главного бухгалтера; действительно ли одну кассовую книгу ведут в данной организации (особенно это касается многопрофильных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

     В ООО «ЭФКО-Семена» нарушений не выявлено. Отчет кассира  за ноябрь 2008 года (Приложение № 18), нумерация не нарушена, составлено 17 приходный кассовых ордеров и 46 расходный кассовых ордеров. 

     Кассовая  книга за 27 ноября 2008 года нарушений не содержит (Приложение № 19), все реквизиты, росписи и расшифровки росписей имеются, арифметическая проверка нарушений не выявила, приложенные ордера: расходный кассовый ордер № 963 от 27.11.08 на сумму 1500-00 рублей заполнен правильно, недочетов нет, приходный кассовый ордер № 341 от 27.11.2008 года на сумму 18227-31 рублей исправлений и помарок не содержит (Приложение № 20).

     После выяснения соблюдения установленных  требований необходимо переходить к  проверке законности совершения кассовых операций, соответствия их Порядку ведения кассовых операций. Проверке подлежат все приходные и расходные денежные документы за ревизуемый период. При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Денежные средства могут поступать из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Тщательной проверке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить законность поступления денег в кассу по существу. [ 14, 290 ]

     Лимит хранения денежных средств в кассе, а так же порядок расчетов наличными  денежными средствами соблюдаются  и соответствуют Указу Президента РФ № 1006 от 23.05.2006 года «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательств платежей» (с изменениями и дополнениями), и составляет 20 000 рублей, установлено Сбербанком РФ № 1815/047 от 31.01.2007 года.

     В соответствии с п.19 Порядка ведения кассовых операций в РФ подчитки и помарки в кассовых документах не допускаются, так как данные формы являются формами строгой отчетности.

     Следует тщательно проверить также полноту  оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищно-коммунального, обслуживающих производств и хозяйств. При проверке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и выписках банка с отчетными, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

     Аудитор должен помнить, что в настоящее  время в некоторых организациях умышленно скрывают денежные доходы от государственного налогообложения. Так, например, наличной денежной выручки отражают проводками: дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство» и т.д. В таких ситуациях необходимо провести встречные сверки дебетовых записей по перечисленным счетам на проверяемые суммы с кредитовыми записями на счете 90 «Продажи», и если на кредите счета 90 данных контрольных сумм не окажется, то это представляет собой сокрытый объект (выручка) налогообложения. В таких случаях аудитор должен немедленно сообщить об этом руководителю организации и предупредить о том, к каким последствиям могут привести эти нарушения налогового законодательства. Кроме того, подобные нарушения и ошибки искажают соответствующие показатели бухгалтерской отчетности организации, а, как известно, основная цель аудита – подтверждение достоверности годовой бухгалтерской отчетности организации.

     При проверке приходных кассовых документов аудитор должен тщательно изучить (по от дельным не свойственным профилю  организации операциям) договоры, заключенные по данным операциям с юридическими и физическими лицами. Так, зачастую денежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических и физических лиц, отражают в учете в соответствии с выдуманными договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договорами. В подобных ситуациях необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не может заниматься никакими совместными видами деятельности с целью получения прибыли, а трастовыми операциями могут заниматься специальные трастовые компании, имеющие государственное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности. Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части валовой продукции от государственного налогообложения.

     Особое  внимание при проверке кассовых операций необходимо уделить полноте и  правильности учета прочих доходов (процентов и дивидендов по финансовым вложениям, штрафов по хозяйственным договорам, арендной платы, безвозмездно полученных сумм и т.д.), а также начисления налогов от этих доходов. Необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями и физическими лицами – предпринимателями за товарно-материальные ценности. Здесь иногда встречаются нарушения, когда денежные средства приходуют или отдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем оформления на них приходных или расходных кассовых ордеров. Фиктивные лица выявляются путем проверки наличия заключенных договоров с физическими лицами.

     Проверяя  расходование наличных денег из кассы  организации, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются  расходными кассовыми ордерами или  другими надлежаще оформленными документами   (платежными ведомостями, счетами, заявлениями и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными. При проверке необходимо убедиться в юридическом обосновании выдачи из кассы наличных денег (зарплата – есть ли приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, отпусках, поощрениях трудовые договоры, акты приемки выполненных работ и др.; выдача в подотчет – приказы на командировку, о выдаче в подотчет; выдача сторонними лицами – доверенность, если это от организации, счет-фактура или корешок приходного ордера и др.; выдача алиментов – исполнительный лист и др.). Во всех расходных кассовых ордерах должны быть проставлены паспортные данные. Так же аудитор должен проверить соблюдение организацией предельных сумм расчетов наличными денежными средствами (в настоящее время 60 000 руб. по одной сделке).

     Особое  внимание необходимо обращать на оформление кассовых документов: имеются ли в  каждом документе расписки получателей; наличие на титульном листе платежной ведомости разрешения на выдачу денег (заработной платы, пособий, премий и т.д.) руководителя и главного бухгалтера организации с их подписями и указанием сроков выдачи и сумм прописью; составлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме; погашаются ли кассовые документы ( приходные – штампом «получено», расходные – «оплачено») с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

     На  достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения  операции по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. Бывают случаи, когда бухгалтер, принимающий отчеты кассира, умышленно или из-за незнания неправильно составляет корреспонденцию счетов, что необоснованно приводит к вуалированию доходов организации и уменьшению отчислений налогов в бюджет. Поэтому тщательной проверки требует корреспонденция счетов по каждой кассовой операции.

     При оценке корреспонденции счетов аудитор  составляет рабочий документ «Оценка корреспонденции счетов по учету денежных средств» (Приложение № 21)

     При проверке кассовых операций можно использовать такие приемы контроля, как чтение документов, проверка (обследование) документов, встречная сверка документов и записей, счетная проверка арифметических данных. [14,294]

     При аудите исследуются следующие формы  учетной документации по кассовым операциям: № 1 КО-1 «Приходный кассовый ордер», №  КО- 2 «Расходный кассовый ордер», №  КО-3 и № КО-3а «Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», документы безордерного оформления приема и выдачи денег, регистры по счету 50 «Касса», Главная книга, балансы на соответствующие даты, отчеты о движении денежных средств и др.

     В ходе проверки кассовых операций аудитор, должен, кроме того, проверить: периодичность сдачи отчетов кассира в бухгалтерию, расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним; своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств, полученные на организационно-хозяйственные расходы и на оплату труда; сдается ли вся выручка; имеются ли случаи, когда незаполненные чеки были подписаны руководителем и главным бухгалтером организации; имеются ли случаи выдачи наличных денег в подотчет физическим лицам, не являющимся работниками данной организации.

     Необходимо  также установить: имеются ли случаи, когда кассир самостоятельно передоверяет кому-либо выполнение порученной ему работы; оборудовано ли помещение кассы звуковой, сетевой или иной сигнализацией; работает ли кассир только на данной должности или совмещает работу бухгалтера и кассира или, кроме основной работы, по совместительству обслуживает другие организации; имеются ли случаи доступа посторонних лиц в кассу.

     Ответы  на поставленные вопросы можно получить не только путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д., но и путем тестирования. При этом аудитор может использовать тестирование по указанным вопросам в устной форме или в письменной – путем получения ответов на письменный запрос. Наиболее эффективной формой здесь является письменное тестирование, когда в заранее подготовленном аудитором вопроснике кассир и бухгалтерская служба отвечают на поставленные вопросы, а потом данная анкета заверяется подписями главного бухгалтера и кассира.