Информационные системы управления бизнесом

Как видно из рисунка, управление основано на получении, переработке и использовании информации, которая циркулирует в каналах связи системы управления.

Информация о внешней среде — нормативно-законодательная информация, создаваемая государственными учреждениями, информация о конъюнктуре рынка, создаваемая конкурентами, поставщиками, потребителями.

Потоки управляющей информации, направляемой от субъекта к объекту управления, и учётно-отчётной информации о достигнутых показателях в обратном направлении, представляют собой информационные связи между субъектом и объектом управления.

Эффективность управления достигается с помощью обратной связи — получения информации о текущем состоянии управляемого объекта. На основе анализа потоков информации принимаются соответствующие управленческие решения.

Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчётная финансовая информация — для государственных органов, инвесторов, кредиторов и т.д.; маркетинговая информация — для потенциальных потребителей.

К базовым элементам, на которых строится система управления организации (рис.1.2), можно отнести:

• цели и стратегии;
• бизнес - процессы;
• организационную структуру (структура управления);
• способы взаимодействия (потоки и коммуникации);
• регламенты и мотивацию (сотрудники).

Задача развития системы управления, повышения её эффективности и всего бизнеса в целом заключается в поддержке каждого её элемента в требуемом состоянии.

С развитием компьютерных технологий менялся смысл, вкладываемый в понятие информационной системы. Современная информационная система — это набор информационных технологий, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающего три основных процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями. В условиях резкого увеличения объёмов информации переход к работе со знаниями на основе искусственного интеллекта является альтернативой информационного общества.

С позиций управления информационная система (ИС) — это организационно-упорядоченная, взаимосвязанная совокупность средств и методов ИТ, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

 

Рис. 1.2. Базовые элементы системы управления организацией

Внедрение информационных систем повышает эффективность производственно-хозяйственной деятельности предприятия за счёт не только обработки и хранения информации, автоматизации рутинных работ, но и принципиально новых методов управления.

Последние основаны на моделировании действий специалистов при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т. п.), использовании современных средств телекоммуникации (электронная почта, телеконференции), глобальных и локальных вычислительных сетей.

Основные способы построения ИС:

• разработка системы "под себя";
• использование прототипов - вместо полной системы создаётся прототип, отвечающий основным потребностям пользователей:
• определение основных запросов;
• создание рабочего прототипа;
• использование рабочего прототипа;
• пересмотр и улучшение прототипа;
• работа с окончательной версией прототипа;
• использование готовых решений - рекомендуется в максимальной степени использовать стандартные технологии и автоматизации бизнеса;
• использование услуг сторонней организации для передачи функций управления ИС - организация использует специализированную фирму, которая выполняет управляющие функции по функционированию и развитию ИС компании.

Плюсы:

• гарантийное качество обслуживания;
• экономия денежных средств;
• человеческие ресурсы.

Минусы:

• не дёшево;
• утечка информации;
• зависимость;
• потеря контроля за ИТ.

Структурные технологии анализа ИС

В 70 - 80-х гг. при разработке ИС была разработана структурная методология, предоставляющая в распоряжение разработчиков строгие формализованные методы описания ИС и принимаемых технических решений. Она основана на наглядной графической технике: для описания различного рода моделей ИС используются схемы и диаграммы.

Под структурным анализом принято называть метод исследования системы, который начинается с её общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со всё большим числом уровней.

Суть его в разбиении системы на функциональные подсистемы, которые, в свою очередь, делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны.

Все методологии структурного анализа базируются на ряде общих принципов, в качестве двух базовых принципов используются следующие:

• декомпозиции системы, который является принципом решения трудных задач путём разбиения их на множество меньших независимых задач, лёгких для решения;
• и принцип иерархического упорядочивания, который заключается в организации составных частей задачи в иерархические структуры.

Кроме того, важными принципами являются:

• принцип абстрагирования - заключается в выделении существенных аспектов системы и отвлечения от несущественных;
• принцип формализации - заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы;
• принцип непротиворечивости - заключается в обоснованности и согласованности элементов;
• принцип структурирования данных - заключается в том, что данные должны быть структурированы и иерархически организованы.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными.

Перечисленные средства в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой.

CASE-средства

CASE(Computer Aided Software Engineering) - технология представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. Большинство существующих CASE - средств основано на методологиях структурного (в основном) или объектно-ориентированного анализа и проектирования, использующих спецификации в виде диаграмм или текстов для описания внешних требований, связей между моделями системы, динамики поведения системы и архитектуры программных средств.

Каждой группе средств соответствуют определённые виды моделей (диаграмм), наиболее распространёнными среди которых являются следующие:

• SADT (Structured Analysis and Design Technique) (IDEF0 - Integrated DEFinition) модели и соответствующие функциональные диаграммы;
• IDEF3 метод моделирования процессов;
• DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;
• ARIS метод;
• ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь".

Структурные модели

SADT - модель даёт полное, точное и адекватное описание системы, имеющее конкретное назначение. Это назначение, называемое целью модели, вытекает из формального определения модели в SADT. В SADT - моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка - сама методология SADT. Графический язык SADT обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определённым и однозначным образом.

С точки зрения SADT, модель может описывать либо на функции системы, либо её объекты. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы - моделями данных, функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые, в свою очередь, отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных дуальны к функциональным моделям и представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями. Полная методология SADT поддерживает создание множества моделей для более точного описания сложной системы.

Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой.

Результатом применения метода SADT (IDEF0) является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы — главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и стрелки (дуги) соответственно.

 

 

1. Работа (Activity) изображается прямоугольником. Каждый процесс изображает какую-либо функцию или задачу и именуется глаголом или глагольной фразой, обозначающей действие, например «Работа отдела отчетности», «Обслуживание клиента» и т.д.
2. Стрелки сверху Управление (Control) - правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Управление влияет на работу, но не преобразуется работой. Каждая работа на диаграмме должна иметь хотя бы одну стрелку Управления.
3. Стрелки слева Вход (Input) - материал или информация, которые используются или преобразуется работой для получения результата (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа. Зачастую сложно определить, являются ли данные входом или управлением. В этом случае подсказкой может служить то, перерабатываются (изменяются) ли данные в процессе работы или нет. Если изменяются, то скорее всего это вход, если нет - управление.
4. Стрелки справа Выход (Output) - материал или информация, которые производятся работой. Работа без результата не имеет смысла и не должна моделироваться.
5. Стрелки снизу Механизм (Mechanism) - ресурсы, которые выполняют работу, например, персонал предприятия, станки, устройства и т.д. По усмотрению аналитика стрелки механизма могут не изображаться в модели.

Одной из наиболее важных особенностей метода SADT (IDEF0) является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель. Ниже приведена диаграмма и взаимосвязи, показана структура SADT (IDEF0) -модели. Каждый компонент модели может быть декомпозирован на другой диаграмме. Каждая диаграмма иллюстрирует "внутреннее строение" блока на родительской диаграмме.

Взаимосвязи модели

Метод моделирования IDEF3, являющийся частью семейства стандартов IDEF, был разработан в конце 1980-х годов для закрытого проекта ВВС США. Этот метод предназначен для моделирования последовательности выполнения действий и взаимозависимости между ними в рамках процессов. Он приобрел широкое распространение среди системных аналитиков как дополнение к методу функционального моделирования IDEF0. Модели IDEF3 могут использоваться для детализации функциональных блоков IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции.

Основой модели IDEF3 служит так называемый сценарий процесса, который выделяет последовательность действий и подпроцессов анализируемой системы.

Как и в методе IDEF0, основной единицей модели IDEF3 является диаграмма. Другой важный компонент модели — действие, или в терминах IDEF3 "единица работы" (Unit of Work). Диаграммы IDEF3 отображают действие в виде прямоугольника.

Действия именуются с использованием глаголов или отглагольных существительных, каждому из действий присваивается уникальный идентификационный номер. Этот номер не используется вновь даже в том случае, если в процессе построения модели действие удаляется. В диаграммах IDEF3 номер действия обычно предваряется номером его родителя.

 

 

Изображение и нумерация действия в диаграмме IDEF3

 

Диаграммы IDEF3 обычно организуются слева направо таким образом, что стрелки начинаются на правой и заканчиваются на левой стороне блоков.

В отличие от IDF0 – диаграмм IDF3 – диаграмма показывают процесс в динамике. Поэтому IDF3 – диаграмма, кроме элемента «Работа» содержит элементы:

 Связь предшествования, (показывает, что прежде чем начнется работа-приемник, должна завершиться работа-источник. Обозначается сплошной линией.)

Связь отношения - показывает связь между двумя работами или между работой и объектом ссылки. Обозначается пунктирной линией.

Поток объектов– показывает участие некоторого объекта в двух или более работах, как, например, если объект производится в ходе выполнения одной работы и потребляется другой работой. Обозначается стрелкой с двумя наконечниками.

Перекрестки – используются для того, чтобы показать ветвления логической схемы моделируемого процесса и альтернативные пути развития процесса, которые могут возникнуть во время его выполнения. Перекрестки в свою очередь делятся: