Информационные технологии в региональном управлении

Администрация Смоленской области  на деле воплощает в жизнь принцип  открытости своей деятельности. В  частности, на официальном Интернет-сервере  еженедельно обновляется информация о расходовании средств областного бюджета, ежедневно о происшествиях  и чрезвычайных ситуациях, произошедших на территории Смоленской области за сутки.

Организована работа Интернет-приемной Администрации Смоленской области. Любой гражданин может направить  свой вопрос Администрации, заполнив электронную  форму на сайте. Ежедневно все  поступившие от граждан вопросы, независимо от сложности, формы описания, направляются для подготовки развернутых  и полных ответов в соответствующие  органы исполнительной власти Смоленской области.

В администрации области  организован электронный документооборот. В 2005 году продолжалось дооборудование доступом к системе электронного делопроизводства рабочих мест госслужащих  администрации области. Организован  контроль исполнения поручений, пересылка  постановлений и распоряжений в  электронном виде. За счет этого  обеспечена экономия бумаги, повысилась оперативность и качество исполнения поручений.

2.2 Электронный документооборот

Система электронного делопроизводства функционирует в Администрации  Смоленской области c 1999 года в соответствии с Постановлением Главы Администрации  Смоленской области №986 от 31.12.1999 "О  развитии автоматизированной системы  электронного документооборота в структурных подразделениях администрации Смоленской области". На 01.03.2006г. к системе подключено 93 пользователя областной Интранет-сети.

Внедрение системы электронного делопроизводства в администрации  Смоленской области обеспечивает повышение  эффективности работы с документами, улучшает качество их подготовки, позволяет  наладить их быструю регистрацию, учет, поиск и рассылку, оперативно следить  за правильностью и своевременностью исполнения поручений.

Программа “Электронный документооборот” разработана в соответствии с "Типовой  инструкцией по делопроизводству в  министерствах и ведомствах Российской Федерации". Она позволяет регистрировать и сохранять в базе данных различные  виды документов, а также организовать контроль за исполнением документов и поручений. Система позволяет  задавать сложные критерии поиска документов, создавать собственные виды отчетов, определять связность регистрационных  карточек и производить пересылку  документов другим пользователям данной программы по локальной сети, а  также в другие организации с  помощью электронной почты.

Внедряемая система электронного безбумажного документооборота включает в себя следующие основные функции:

• Регистрация и учет всех видов документов на электронных  карточках. При регистрации документа  создается электронная регистрационная  карточка и электронная копия  документа. В карточку вводятся основные реквизиты документа. Электронная  копия бумажного документа может  быть получена по электронной почте  или введена в компьютер с  помощью сканера. Для каждого  вида документа – входящей, исходящей  корреспонденции, писем и обращений  граждан, нормативных правовых актов  – в системе предусмотрена  уникальная нумерация.

• Хранение и просмотр текста документа. Электронные карточки и  электронные копии документов хранятся в базе данных на сервере электронного делопроизводства администрации области. Текст документа можно просмотреть  на экране компьютера по основным ключевым реквизитам.

Поиск документов осуществляется по указанию одного или нескольких основных реквизитов документа (дата регистрации  документа; наименование документа; номер  документа; фамилия подписавшего документ.)

• Контроль за сроками исполнения поручений, резолюций по документу. При исполнении поручения, резолюции  по документу в электронную регистрационную  карточку вводится отметка об исполнении. Предусматривается выдача списка документов: исполненных в срок; исполненных  с нарушением; на исполнении; просроченных.

• Печать отчетов. Отчеты печатаются в формате текстового редактора Word. Система содержит возможности  гибкой настройки отчетов, что позволяет  получить практически любой вид  отчета, например: журнал учета документов; список неисполненных документов, находящихся  на контроле; список документов, порученных конкретному исполнителю; список документов на контроле за указанный период времени; отчет о количестве неисполненных  постановлений, распоряжений по структурным  подразделениям администрации области; отчет о количестве постановлений, распоряжений администрации области  на контроле (за указанный период времени).

• Пересылка документов и  карточек документов по служебной электронной  почте. Эта функция реализована  с использованием почтового сервера  Интранет и позволяет обмениваться электронными документами не только пользователям, находящимся в здании администрации и включенным в  локальную сеть, но и удаленным  пользователям автоматизированной системы электронного делопроизводства.

2.3 Проблемы развития информатизации  региона и возможные пути их  решения

К числу проблем относятся:

• несовершенная областная  нормативная правовая база в сфере  информационных и коммуникационных технологий;

• недостаточно эффективное  применение ИКТ органами государственной  власти Смоленской области, органами местного самоуправления в своей деятельности и в организации взаимодействия с гражданами и организациями;

• недостаточный уровень  развития коммуникационной инфраструктуры органов государственной власти Смоленской области и органов  местного самоуправления;

• недостаточная обеспеченность органов местного самоуправления, областных  и муниципальных учреждений культуры, здравоохранения, образования современными компьютерными технологиями;

• неравные возможности доступа  различных категорий населения  Смоленской области к открытым информационным сетям, в том числе к сети Интернет;

• отсутствие целостной информационной и коммуникационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки  рынков товаров и услуг, в том  числе в сфере электронной  торговли;

• недостаточный уровень  подготовки кадров в сфере создания и использования ИКТ.

На преодоление указанных  проблем направлены мероприятия  областной целевой программы  «Электронная Смоленщина» на 2004-2010 годы. Реализация данной программы  послужит повышению качества жизни  населения Смоленской области, преодолению  информационного неравенства среди  различных категорий населения  Смоленской области, повышению эффективности  функционирования экономики Смоленской области и деятельности органов  государственной власти Смоленской области.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационные и коммуникационные технологии, используемые местными и  региональными органами власти, должны обеспечивать следующее:

§ создание «электронного правительства» (совершенствование внутренних процессов и оказание услуг более высокого качества, в том числе предоставляемых через Интернет);

§ способность быстро адаптироваться к изменяющимся правилам работы, требованиям к деятельности и управлению;

§ необходимость создания новых функциональных возможностей, увеличивающих отдачу от вложений в информационные и коммуникационные технологии;

§ необходимость перехода от ориентации на интересы собственной деятельности на ориентацию на интересы пользователя (гражданина/организации/посредника).

Проблемы в области  информационных и коммуникационных технологий, которые необходимо решить, чтобы обеспечить реализацию поставленных целей, состоят в следующем:

§ возможность объединения систем в рамках всей организации;

§ существующие системы не предназначены для совместной работы;

§ безопасность имеет первостепенное значение, поэтому необходимой является разработка всеобщего плана по обеспечению безопасности во всей организации (например, общая процедура проверки подлинности и авторизации);

§ интеграция может оказаться дорогостоящим, требующим много времени и усилий мероприятием;

§ возможность быстро и эффективно адаптироваться к изменению стратегических целей и организационных структур;

§ создание новых функциональных возможностей на базе существующих систем с минимальными вложениями.