Информационные технологии в региональном управлении

Концепция Microsoft по использованию  информационных технологий в «электронном правительстве» состоит в том, чтобы  превратить государственный сектор в лидера, возглавляющего переход  к информационному обществу. Для  достижения этой задачи разрабатывается  разнообразное программное обеспечение, которое позволит гражданам получать доступ к услугам в любое время, в любом месте и с помощью  любого устройства.

Благодаря развитию онлайновых услуг государственные организации  могут расширить свои возможности  по удовлетворению потребностей граждан  в более оперативном и эффективном  отклике на их запросы. Путем переноса множества информационных ресурсов в Интернет и предоставления людям  функций самообслуживания в онлайновой среде, государственные служащие могут  превратиться в специалистов, работающих с информацией. Получив в свое распоряжение гибкую платформу информационных технологий, «электронное правительство» имеет возможность перешагнуть  за рамки традиционной бюрократической  системы и создать новые взаимоотношения  со своими гражданами.

 

1.2 Информационные технологии  в органах государственной власти  и местного самоуправления

Раздел 3 Федеральной Целевой  Программы «Электронная Россия»  – «Система программных мероприятий» – содержит перечень мероприятий  по девяти основным направлениям использования  информационных технологий в органах  государственной власти и местного самоуправления. Одним из направлений  является «Совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий», главные мероприятия которого ориентированы  на «повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем  обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям  органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных  учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных» (пункт 3.3 Программы).

Для достижения данной задачи необходимо:

• развитие систем внутриведомственного электронного документооборота, локальных  информационных сетей, разработка стандартов делопроизводства и документооборота;

• развитие систем межведомственного  электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов;

• повышение качества принимаемых  управленческих решений путем распространения  и использования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развития систем консультирования и  повышения квалификации.

Реализация работ по совершенствованию  деятельности органов государственной  власти и местного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационных  мероприятий, обеспечивающих координацию  деятельности органов власти в сфере  информатизации, разработку и внедрение  стандартных решений, а также  эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств.

1.3 Информационные технологии  как инструмент модернизации  в государственном управлении

Вычислительная техника  и средства связи прочно вошли  в современную жизнь, и удивление  вызывает не их наличие, а, скорее, недостаток или неэффективное использование. С точки зрения оснащения средствами информационно-коммуникационных технологий, российским предприятиям и гражданам  еще далеко до ведущих стран Европы и США, но разрыв уверенно сокращается. А вот ситуация с освоением  государством информационных технологий все больше беспокоит общество. Дело в том, что грамотное использование  информационных технологий – самый  быстрый и экономичный способ повысить отдачу любой организации. В государственном учреждении компьютеры с соответствующим программным  обеспечением позволяют:

• повысить качество подготовки документов;

• укрепить исполнительскую  дисциплину;

• навести порядок в  делопроизводстве;

• ускорить обмен информацией  между учреждениями;

• упростить процедуры  принятие решений;

• сократить число ошибок и злоупотреблений при работе с гражданами и предприятиями;

• поднять авторитет государственных  институтов в глазах общества;

• упрочить позиции государства  на международной арене.

Служащий, вооруженный современными информационными технологиями, выполняет  многие типичные операции в десятки (например, при оформлении или выдаче документов) и даже в сотни (при  поиске необходимых материалов) раз  быстрее, чем с помощью традиционных «бумажных» методов. Повсеместное внедрение  на рабочих местах персональных компьютеров  с офисными программными приложениями на базе Microsoft Office (и прежде всего, Microsoft Word, Excel и Outlook) позволяет повысить общую  производительность типичного учреждения (измеряемую, например, в числе обработанных обращений граждан) в несколько  раз. Развертывание в масштабе всей организации современных решений, построенных на основе серверов Microsoft .NET Enterprise Servers поднимает ее производительность еще в несколько раз, обеспечивая, при интенсивном и правильно  организованном использовании, окупаемость  уже в первый год эксплуатации.

Можно временно отложить внедрение  информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном  секторе, ухудшения условий размещения государственных учреждений… Но это поставит под угрозу выполнение многих государственных функций  и, в конечном итоге, нанесет существенный ущерб репутации и интересам  государства.

1.4 Как устроена современная  информационная система органа  управления

В отличие от информационных систем предыдущих поколений современные  решения отличаются стройностью  своей архитектуры, возможностью реализации реальных процедур делопроизводства, удобством интерфейсов.

Архитектура ИТ-системы министерства, ведомства или подчиненного им учреждения теперь обычно включает портал, предоставляющий  сотрудникам удобный доступ строго к той информации и возможность  исполнения строго тех функций, которые  определены их должностными обязанностями. Портал обеспечивает «доставку» прямо  на рабочие места сотрудников  входящих документов, данных из подведомственных учреждений, новостей из различных  источников, распоряжений руководства  и пр. Взаимодействуя с серверами  почты и коллективной работы, а  также c серверами управления базами данных, портал позволяет контролировать график исполнения работ, назначать  совещания, обмениваться электронной  почтой, обрабатывать структурированную  информацию (показатели производства, данные об уплате налогов, сведения о  регистрации транспортных средств  и многое другое). За корректностью  перемещения документов между органами управления, а также между ними и гражданами и организациями  «следит» сервер маршрутизации и  документооборота. Среди прочего, он «умеет» преобразовывать форматы  документов, исторически принятые в  разных организациях и, иногда, даже в  разных странах .

Документы готовятся в  стандартных офисных приложениях  – текстовом редакторе или  электронной таблице, а портал обеспечивает для них:

• контроль версий;

• сбор и согласование замечаний;

• визирование и утверждение;

• публикацию (размещение в  официальных источниках либо доведение  до заинтересованных лиц);

• надежное архивирование  и быстрый поиск.

Кроме того, механизм категоризации  автоматически анализирует документы  в указанных папках и архивах  и размещает их в наиболее походящих  рубриках. Сотрудник получает уведомления  о распоряжениях руководства, о  необходимости исполнения поручений  и согласовании документов, ходе исполнения поручений подчиненными, изменениях в рубриках и документах, на которые  он подписан.

Операции делопроизводства реализуются просто и наглядно. Например, чтобы инициировать процесс визирования  документа, уполномоченному исполнителю  достаточно поместить его в специальную  папку , которая «сама выполнит»  все необходимые по регламенту действия – уведомит визирующих и проследит  за результатом (завизирован ли документ или нужно ли его вернуть на доработку).

Естественно, в случаях, предусмотренных  законом, подзаконными актами и/или  служебными инструкциями, документы  могут быть скрыты от читателей, не имеющих необходимых полномочий, надежно зашифрованы для пересылки  и подписаны цифровой подписью для  удостоверения подлинности .

1.5 Сложно ли развернуть  информационную систему в государственном  учреждении

Многие проблемы, по традиции считающиеся трудно преодолимыми препятствиями  на пути внедрения современных ИТ-решений (решения на базе информационных технологий) в государственных органах, таковыми уже не являются. В первую очередь  это относится к преувеличенным оценкам сложности, стоимости и  сроков внедрения. Такие оценки в  значительной мере основываются на негативном опыте 70-80-х годов, когда информационные системы строились на базе дорогостоящих  и сложных в эксплуатации мэйнфреймов , а исполнение проектов поручалось государственным научно-исследовательским  институтам, заинтересованным не в  результате, а в «освоении бюджета».

Иногда высказываются  также опасения, что информационные системы уязвимы для хакеров . Однако, как показывает практика, большинство  инцидентов, имеющих место в органах  государственного управления, связаны  с ошибками в организации труда  или подбора кадров. Их частота  существенно снижается после  внедрения современных ИТ-решений. Кроме того, именно государство, которое  своевременно осваивает самые передовые  информационные технологии, не только само успешно противостоит хакерам  и другим угрозам, но и защищает от них своих граждан.

Вопреки распространенному  мнению, государственные учреждения достаточно хорошо подготовлены к внедрению  современных информационных систем. Этот процесс облегчается наличием нормативной базы, регулирующей их деятельность, и инструкций по делопроизводству, а также опытных специалистов по организации труда. Впрочем, с  использованием информационных технологий многие деловые процессы можно и  нужно организовать новым, более  эффективным образом.

Основные объективные  проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных  ИТ-решений в органах государственного управления, являются, по существу, организационными:

• повышение компьютерной грамотности широкого круга служащих;

• блокирование каналов и  способов некорректного использования  в личных целях

• устранение пробелов в  организации работы государственных  органов;

• тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации ИТ-решения;

• правильный выбор исполнителя  проекта автоматизации, а также  оптимальных аппаратной и программной  платформ.

В результате успешного перехода к использованию современных  информационных технологий государственная  власть экономит бюджет, привлекает на государственную службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего  прогресса России.

1.6 Перспективы повышения  оперативности взаимоотношений  органов власти с гражданами, с частным бизнесом и друг  с другом

У государственного сектора  имеется возможность для более  качественного и оперативного предоставления услуг в каждой из следующих стратегических областей:

• «Электронное правительство». Благодаря использованию Интернет-технологий граждане могут легко получать доступ к огромному объему информации. Как  отдельные люди, так и частные  компании могут непосредственно  взаимодействовать с государственными структурами, заполняя различные формы, подавая налоговые декларации и  даже голосуя по Интернету. В целях  взаимодействия с все большим  числом граждан многие местные и  региональные органы власти развивают  идеи предоставления онлайновых услуг, доступ к которым можно легко  получить разнообразными способами  – с помощью центров телефонного  обслуживания (call centers), веб-узлов, универсальных  учреждений (one-stop shops) , Интернет-киосков  и видеоконференций. Создание решений  на базе открытых стандартов, таких  как XML, упрощает интеграцию разнородных  приложений и имеющихся систем.

• Системы управления взаимоотношениями  с гражданами. Учитывая тот факт, что людям совершенно неинтересно, какая государственная организация  отвечает за выполнение той или иной функции, многие государственные службы используют информационные технологии, с помощью которых они могут  оказывать комплексные услуги и  лучше понимать своих «клиентов».

• Управление знаниями . Автоматизация  и управление документооборотом, совместная работа над документами и Интернет-технологии позволяют снизить объем административной работы и оптимизировать работу государственных  служб.

• Бизнес-информация/хранение данных. Технологии, с помощью которых  можно объединить приложения с информационными  ресурсами, способствуют повышению  оперативности и качества работы государственных служащих, предоставляя им доступ к информации в любое  время и в любом месте.

• Системы управления предприятием (Enterprise Resource Planning, ERP). Годовой бюджет является ключевым элементом выполнения практически всех стратегических задач  государственной организации. В  рамках концепции Microsoft весь бюджетный  цикл – включая планирование, утверждение, реализацию, учет денежных расходов и  поступлений, а также закрытие счетов на конец года – должны поддерживаться единой интегрированной системой управления предприятием.

 

Объединение имеющихся систем с технологиями Microsoft, основанными  на открытых стандартах, дает возможность  государственным учреждениям создать  условия для более эффективной  работы своих служащих и, в то же самое время, повысить уровень их ответственности перед обществом.