Совершенствование работы с персональными данными в кадровой службе ООО «ПСО 2 «АСК»

       - наименование  подразделения и фамилия исполнителя;

       - количество необходимых  экземпляров проекта документа.

3.  Машинописное оформление документов осуществляется с помощью принтера ЭВМ самим исполнителем или лицами, допущенными к работе с конфиденциальными документами, при условии исключения ознакомления с ними посторонних лиц.
4.  Проект документа печатается в строгом соответствии с количеством экземпляров, указанных на черновике и подтвержденном подписью руководителя подразделения.
5.  Гриф ограничения доступа («Конфиденциально») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Ниже под грифом указывается номер экземпляра документа.

Например:        

 Конфиденциально                                                                                                  Конфиденциально

Экз. единственный                                             или                                              Экз. № 2

6.  На обороте последнего листа каждого экземпляра документа оформляется реквизит «отметка о печатании», который включает в себя:
• количество отпечатанных экземпляров;
• фамилия исполнителя, наименование структурного подразделения, номер телефона;
• дата печатания документа;
7. Отобранные к уничтожению черновики и варианты,     испорченные при  печатании листы уничтожаются. Факт уничтожения подтверждается записью на обороте последнего листа экземпляра документа, подшиваемого в дело: «Черновик и (варианты, испорченные при печатании листы) документа уничтожены», заверяемой подписями сотрудника предприятия и исполнителя с указанием даты.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1 Организация хранения  конфиденциальных документов должна  исключать  возможность несанкционированного  доступа к ним. Основной принцип  хранения конфиденциальных документов  – персональная ответственность  сотрудника предприятия, ответственного за работу с конфиденциальными документами, а также исполнителей за их сохранность. За каждым исполнителем закрепляется сейф, в котором исполнитель хранит  

числящиеся за ним  документы.

Запрещается хранение конфиденциальных документов с какими-либо другими документами. Конфиденциальные документы до завершения исполнения хранятся в сейфах исполнителей.

6.2. Сейфы должны иметь  надежные индивидуальные запоры  и опечатываться. Ко всем сейфам  необходимо иметь по два экземпляра ключей. Один из экземпляров ключей находится у исполнителей, который по окончании рабочего дня он сдает руководителю структурного подразделения. Выносить ключ за пределы служебного помещения не разрешается.

6.3. Руководитель структурного  подразделения хранит ключи исполнителей в своем сейфе. Ключ от сейфа в опечатанном пенале руководитель в конце рабочего дня сдает сотруднику охраны. При вскрытии сейфов должно присутствовать то лицо, которое отвечает за хранение документов. При его отсутствии сейф вскрывается комиссией с составлением акта.

6.4. При отсутствии  возможности обеспечить каждого  исполнителя сейфом, может применяться  сейф на нескольких исполнителей. В этом случае каждая полка  сейфа должна быть снабжена  дверцей с замком, а общий ключ  находится у руководителя структурного подразделения.

6.5. Работа с конфиденциальными  документами выполняется только  в служебных помещениях. При работе  с документами исполнитель должен  иметь на рабочем столе только  те документы, которые необходимы  в данное время. Остальные документы необходимо хранить в сейфе, которые должны быть закрыты, ключи от них убраны.

6.6. Запрещается хранить  конфиденциальные документы, в  том числе и во время работы  с ними, в ящиках стола, шкафах  и т.п. не предназначенных для  хранения подобного рода документов. При временном выходе из рабочей комнаты работник должен убрать все документы в сейф и закрыть его. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь закрывается на замок.

6.7. Открывать окна  во время работы с конфиденциальными  документами возможно, если они оборудованы сетками и, если исключается возможность просмотра документов с улицы.

6.8. Каждый исполнитель  прежде, чем закончить работу  обязан проверить и удостовериться  в наличии всех документов, числящихся  за ним по описи документов, находящихся у исполнителя. Он должен убрать документы в сейф, опечатать его и сдать ключ под расписку руководителю структурного подразделения.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ  И ТЕХНОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ  КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Ведение контроля  исполнения конфиденциальных документов возлагается на сотрудника предприятия, ответственного за работу с конфиденциальными документами.

Сотрудник предприятия  осуществляет следующие функции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• напоминание исполнителям о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа,     которая должна содержать дату проверки и конкретные причины задержки    исполнения;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя.

7.2. При организации  контроля исполнения используются  дополнительные экземпляры учетных  карточек, заполняемые на контролируемые  документы, в процессе их регистрации.  Для перенесения резолюции и  контрольных отметок нужно использовать графу «Примечание». Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека. Карточки в ней систематизируются по видам учета, срокам исполнения, по исполнителям.

8. РАЗМНОЖЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ

8.1. При размножении  конфиденциальных документов необходимо обеспечить:

• предупреждение безучетного размножения документов;
• исключение необоснованного размножения документов
• исключение случаев утраты документов при их копировании;
• исключение безучетного уничтожения или утраты бракованных экземпляров;

8.2. Размножение конфиденциальных документов производиться только по письменному разрешению соответствующих руководителей, которое оформляется на обороте последнего листа документа («размножить в _____ экз. Подпись. Дата.»). Конфиденциальные документы подлежат размножению только в том количестве, которое указано в визе-разрешении руководителя.

Документы с грифом «Конфиденциально»  подлежат размножению только в присутствии  исполнителя.

8.3. После размножения  на обороте последнего листа  подлинника исполнителем делается запись «Дополнительно размножено ______ экз. на ______ листах», которую заверяет своей подписью сотрудник предприятия с указанием даты.

9. УНИЧТОЖЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ

9.1 Уничтожение дел  с истекшими сроками хранения  производиться в архиве и определяется  требованиями государственных архивных органов.

 В делопроизводстве  работа по уничтожению документов  включает:

• уничтожение черновиков, вариантов, бракованных листов бумаги т.п.;
• уничтожение копий, лишних экземпляров документов; описей документов, находящихся у исполнителя;

9.2 Отобранные к уничтожению  документы откладываются в специальную  тару. Уничтожение документов производиться  не позднее, чем через пять  дней после утверждения акта, а документов с грифом «Конфиденциально»  в  тот же день. Неоправданные  накапливание большого количества документов не допускается. Физическое уничтожение документов проводят сотрудники, участвовавшие в отборе документов и составлении акта.

9.3. После сжигания  или переработке документов с  применением технических средств,  сотрудники, выполнявшие эту работу, обязаны оформить соответствующую запись в акте об уничтожении. После этого в учетных формах делается запись об уничтожении документов, например: «Экз. № 2, № 3 уничтожены. Акт от «___» __________ № ___________ », заверяемый подписями с указанием даты. Подписями этих же лиц в Акте заверяется соответствующая графа.

Акт подписывается сотрудниками, принимавшими участие в отборе документов, составлении акта, физическом уничтожении  документов, и утверждается руководителем.

10. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

10.1. По мере исполнения  документы в соответствии с  номенклатурой группируются и  систематизируются в комплексы  путем формирования дел. Дела  заводиться при помещении в  него первого документа. С момента  заведения дела начинается его  оформление.

10.2. При заведении дела  на обложке указываются: 

• гриф ограничения доступа;
• название организации;
• названия структурного подразделения;
• индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

Если в деле содержится плановая и отчетная документация, то на обложке проставляется год ведения дела. В течение года на обложке может проставляться номер тома. (при заведении второго тома).

10.3. На внутреннюю сторону  обложки из номенклатуры дел  переносятся инициалы и фамилии  лиц, которым предоставлено право  пользования делами. Список допущенных к делу заверяется подписью лица, ответственного за формирование и хранение дела, с указанием даты. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая помещается в карман, приклеенный к внутренней стороне обложки. По заполнении одной карточки заводиться следующая, а заполненная вноситься во  внутреннюю опись дела. Карточка не нумеруется, листом дела не считается. Карточки, заводимые после закрытия дела, также вносятся во  внутреннюю опись дела.

10.4. Все листы документов  подшиваемых в дело нумеруются. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Нумерация листов осуществляется по каждому тому отдельно. При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется.

10.5. Документы с грифом  «Конфиденциально» категорически  запрещается формировать в дела с документами без грифа ограничения доступа.

10.6. Закрытое дело подлежит  дальнейшему оформлению. На обложке  проставляются крайние даты документов  в деле, которые должны соответствовать  датам подписания (утверждения) самого  раннего и самого позднего документа, в не зависимости от расположения этих документов в деле.

11. ПРОВЕРКА  НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

11.1. Основными задачами  проверки наличия документов  являются: 

• Проверка наличия всех полученных и подготовленных документов, правильности оформления учетных данных, а также наличия оправдательных документов, на отсутствующие документы (отправленные, уничтоженные и др.),  с целью устранения ошибок, нарушений, излишних операций при ведении учета.
• Своевременное выявление фактов возможных недостач, неучтенных документов и их безучетного движения;
• Осуществление постоянного контроля за наличием и движением документов.

11.2. Проверки наличия  проводятся в плановом порядке  (квартальные проверки документов  с грифом «Конфиденциально» и исполнителей, годовые проверки), и по мере необходимости (при смене руководителей и сотрудников, отвечающих за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов).

11.3. Результаты проверок  оформляются актом, в котором  указывается вид проверки; основание для ее проведения; состав комиссии и сроки проведения; название подразделения, где она проводилась; общее количество, взятых на учет документов за проверяемый период по видам учета; количество документов, не состоящих на учете, и фамилии лиц, у которых они были обнаружены, и по какой причине не учтены; количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины не предъявления; другие выявленные нарушения с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений; выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений. Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководством банка.

11.4. При проведении  проверки документов с грифом  «Конфиденциально» проводятся следующие операции:

• Проверяются соответствие учетных данных документа и данных на него в учетной карточке;
• Проверяются наличие номеров и дат оправдательных документов за отправление или уничтожение документа или его частей (экземпляров, листов);
• Просчитываются количество экземпляров и листов документа;
• Проверяются соответствие фактического количества экземпляров и листов документа количеству, числящемуся по учету.
• Выявляют позиции по контрольному журналу, по которым документы не были предъявлены к проверке;
• Разыскиваются документы, не предъявленные при проверке, и проводят проверку соответствия их учетных данных данным на них в учетных карточках;
• Производят установленные отметки о произведенной проверке в контрольных журналах. Например, «Квартальная проверка документов с грифом «Конфиденциально» проведена». Если в журнале имеются незакрытые позиции, она вписывается в итоговую запись: «Квартальная проверка документов с грифом «Конфиденциально» проведена, №№___ не закрыты. Документы в наличии». Запись заверяется подписями лиц, проводившими проверку, с проставлением даты.
• Просчитывают поединично дела с грифом «Конфиденциально», учтенные по номенклатуре, сверив их количество с количеством дел по номенклатуре;
• Проверяют наличие отметок в номенклатуре и оправдательных документов на отсутствующие дела. Выборочно следует проверить полистно дела, наиболее часто выдаваемые исполнителям, а также аккуратность оформления и ведения всех дел с грифом «Конфиденциально», числящиеся по номенклатуре. Против каждой проверяемой позиции в номенклатуре делается условная отметка карандашом. Результаты квартальной проверки наличия документов с грифом «Конфиденциально» оформляются актом.