- наименование
подразделения и фамилия исполнителя;
- количество необходимых
экземпляров проекта документа.
- Машинописное оформление документов осуществляется с помощью принтера ЭВМ самим исполнителем или лицами, допущенными к работе с конфиденциальными документами, при условии исключения ознакомления
с ними посторонних лиц.
- Проект документа печатается в строгом соответствии с количеством экземпляров, указанных на черновике и подтвержденном подписью руководителя подразделения.
- Гриф ограничения доступа («Конфиденциально») проставляется в правом верхнем
углу первого листа документа. Ниже под
грифом указывается номер экземпляра
документа.
Например:
Конфиденциально
Конфиденциально
Экз. единственный
или
Экз. № 2
- На обороте последнего листа каждого экземпляра документа оформляется реквизит «отметка о печатании», который включает в себя:
- количество отпечатанных экземпляров;
- фамилия исполнителя, наименование структурного подразделения, номер телефона;
- дата печатания документа;
- Отобранные к уничтожению черновики и варианты, испорченные при печатании листы уничтожаются. Факт уничтожения подтверждается записью на
обороте последнего листа экземпляра
документа, подшиваемого в дело: «Черновик
и (варианты, испорченные при печатании
листы) документа уничтожены», заверяемой
подписями сотрудника предприятия и исполнителя
с указанием даты.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
6.1 Организация хранения
конфиденциальных документов должна
исключать возможность несанкционированного
доступа к ним. Основной принцип
хранения конфиденциальных документов
– персональная ответственность
сотрудника предприятия, ответственного
за работу с конфиденциальными документами,
а также исполнителей за их сохранность.
За каждым исполнителем закрепляется
сейф, в котором исполнитель хранит
числящиеся за ним
документы.
Запрещается хранение конфиденциальных документов с какими-либо другими
документами. Конфиденциальные документы
до завершения исполнения хранятся в сейфах
исполнителей.
6.2. Сейфы должны иметь
надежные индивидуальные запоры
и опечатываться. Ко всем сейфам
необходимо иметь по два экземпляра ключей. Один из экземпляров ключей
находится у исполнителей, который по
окончании рабочего дня он сдает руководителю
структурного подразделения. Выносить
ключ за пределы служебного помещения
не разрешается.
6.3. Руководитель структурного
подразделения хранит ключи исполнителей в своем сейфе.
Ключ от сейфа в опечатанном пенале руководитель
в конце рабочего дня сдает сотруднику
охраны. При вскрытии сейфов должно присутствовать
то лицо, которое отвечает за хранение
документов. При его отсутствии сейф вскрывается
комиссией с составлением акта.
6.4. При отсутствии
возможности обеспечить каждого
исполнителя сейфом, может применяться
сейф на нескольких исполнителей.
В этом случае каждая полка
сейфа должна быть снабжена
дверцей с замком, а общий ключ
находится у руководителя структурного подразделения.
6.5. Работа с конфиденциальными
документами выполняется только
в служебных помещениях. При работе
с документами исполнитель должен
иметь на рабочем столе только
те документы, которые необходимы
в данное время. Остальные документы необходимо хранить в сейфе,
которые должны быть закрыты, ключи от
них убраны.
6.6. Запрещается хранить
конфиденциальные документы, в
том числе и во время работы
с ними, в ящиках стола, шкафах
и т.п. не предназначенных для
хранения подобного рода документов. При временном выходе
из рабочей комнаты работник должен убрать
все документы в сейф и закрыть его. При
выходе из комнаты всех исполнителей дверь
закрывается на замок.
6.7. Открывать окна
во время работы с конфиденциальными
документами возможно, если они оборудованы сетками и,
если исключается возможность просмотра
документов с улицы.
6.8. Каждый исполнитель
прежде, чем закончить работу
обязан проверить и удостовериться
в наличии всех документов, числящихся
за ним по описи документов,
находящихся у исполнителя. Он должен убрать
документы в сейф, опечатать его и сдать
ключ под расписку руководителю структурного
подразделения.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ
И ТЕХНОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Ведение контроля
исполнения конфиденциальных документов возлагается на сотрудника
предприятия, ответственного за работу
с конфиденциальными документами.
Сотрудник предприятия
осуществляет следующие функции:
- формирование картотеки контролируемых документов;
- напоминание исполнителям о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа, которая должна содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения;
- снятие документов с контроля по указанию руководителя.
7.2. При организации
контроля исполнения используются
дополнительные экземпляры учетных
карточек, заполняемые на контролируемые
документы, в процессе их регистрации.
Для перенесения резолюции и
контрольных отметок нужно использовать графу «Примечание». Из карточек контролируемых
документов формируется контрольная картотека.
Карточки в ней систематизируются по видам
учета, срокам исполнения, по исполнителям.
8. РАЗМНОЖЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ
8.1. При размножении
конфиденциальных документов необходимо обеспечить:
- предупреждение безучетного размножения документов;
- исключение необоснованного размножения документов
- исключение случаев утраты документов при их копировании;
- исключение безучетного уничтожения или утраты бракованных экземпляров;
8.2. Размножение конфиденциальных документов
производиться только по письменному
разрешению соответствующих руководителей,
которое оформляется на обороте последнего
листа документа («размножить в _____ экз.
Подпись. Дата.»). Конфиденциальные документы
подлежат размножению только в том количестве,
которое указано в визе-разрешении руководителя.
Документы с грифом «Конфиденциально»
подлежат размножению только в присутствии
исполнителя.
8.3. После размножения
на обороте последнего листа
подлинника исполнителем делается запись «Дополнительно размножено
______ экз. на ______ листах», которую заверяет
своей подписью сотрудник предприятия
с указанием даты.
9. УНИЧТОЖЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ
9.1 Уничтожение дел
с истекшими сроками хранения
производиться в архиве и определяется
требованиями государственных архивных
органов.
В делопроизводстве
работа по уничтожению документов
включает:
- уничтожение черновиков, вариантов, бракованных листов бумаги т.п.;
- уничтожение копий, лишних экземпляров документов; описей документов, находящихся у исполнителя;
9.2 Отобранные к уничтожению
документы откладываются в специальную
тару. Уничтожение документов производиться
не позднее, чем через пять
дней после утверждения акта,
а документов с грифом «Конфиденциально»
в тот же день. Неоправданные
накапливание большого количества документов
не допускается. Физическое уничтожение
документов проводят сотрудники, участвовавшие
в отборе документов и составлении акта.
9.3. После сжигания
или переработке документов с
применением технических средств,
сотрудники, выполнявшие эту работу, обязаны оформить
соответствующую запись в акте об уничтожении.
После этого в учетных формах делается
запись об уничтожении документов, например:
«Экз. № 2, № 3 уничтожены. Акт
от «___» __________ № ___________ », заверяемый
подписями с указанием даты. Подписями
этих же лиц в Акте заверяется соответствующая
графа.
Акт подписывается сотрудниками,
принимавшими участие в отборе документов,
составлении акта, физическом уничтожении
документов, и утверждается руководителем.
- ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
10.1. По мере исполнения
документы в соответствии с
номенклатурой группируются и
систематизируются в комплексы
путем формирования дел. Дела
заводиться при помещении в
него первого документа. С момента
заведения дела начинается его
оформление.
10.2. При заведении дела
на обложке указываются:
- гриф ограничения доступа;
- название организации;
- названия структурного подразделения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
Если в деле содержится
плановая и отчетная документация,
то на обложке проставляется год ведения дела. В
течение года на обложке может проставляться
номер тома. (при заведении второго тома).
10.3. На внутреннюю сторону
обложки из номенклатуры дел
переносятся инициалы и фамилии
лиц, которым предоставлено право
пользования делами. Список допущенных к делу заверяется
подписью лица, ответственного за формирование
и хранение дела, с указанием даты. Одновременно
заводится карточка учета выдачи дела,
которая помещается в карман, приклеенный
к внутренней стороне обложки. По заполнении
одной карточки заводиться следующая,
а заполненная вноситься во внутреннюю
опись дела. Карточка не нумеруется, листом
дела не считается. Карточки, заводимые
после закрытия дела, также вносятся во
внутреннюю опись дела.
10.4. Все листы документов
подшиваемых в дело нумеруются. Листы внутренней
описи нумеруются отдельно. Нумерация
листов осуществляется по каждому тому
отдельно. При изъятии документов из дел
старая нумерация листов сохраняется.
10.5. Документы с грифом
«Конфиденциально» категорически
запрещается формировать в дела с документами
без грифа ограничения доступа.
10.6. Закрытое дело подлежит
дальнейшему оформлению. На обложке
проставляются крайние даты документов
в деле, которые должны соответствовать
датам подписания (утверждения) самого
раннего и самого позднего документа, в
не зависимости от расположения этих документов
в деле.
11. ПРОВЕРКА
НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
11.1. Основными задачами
проверки наличия документов
являются:
- Проверка наличия всех полученных и подготовленных документов, правильности оформления учетных данных, а также наличия оправдательных документов, на отсутствующие документы (отправленные, уничтоженные и др.), с целью устранения ошибок, нарушений, излишних операций при ведении учета.
- Своевременное выявление фактов возможных недостач, неучтенных документов и их безучетного движения;
- Осуществление постоянного контроля за наличием и движением документов.
11.2. Проверки наличия
проводятся в плановом порядке
(квартальные проверки документов
с грифом «Конфиденциально» и исполнителей, годовые проверки),
и по мере необходимости (при смене руководителей
и сотрудников, отвечающих за учет, обработку
и хранение конфиденциальных документов).
11.3. Результаты проверок
оформляются актом, в котором
указывается вид проверки; основание для ее проведения; состав
комиссии и сроки проведения; название
подразделения, где она проводилась; общее
количество, взятых на учет документов
за проверяемый период по видам учета;
количество документов, не состоящих на
учете, и фамилии лиц, у которых они были
обнаружены, и по какой причине не учтены;
количество и учетные номера документов,
не предъявленных в ходе проверки, за кем
они числятся и причины не предъявления;
другие выявленные нарушения с указанием
фамилий, должностей и конкретных фактов
нарушений; выводы и предложения по результатам
проверки и мероприятия по устранению
выявленных нарушений. Акт проверки подписывается
членами комиссии и утверждается руководством
банка.
11.4. При проведении
проверки документов с грифом
«Конфиденциально» проводятся следующие операции:
- Проверяются соответствие учетных данных документа и данных на него в учетной карточке;
- Проверяются наличие номеров и дат оправдательных документов за отправление или уничтожение документа или его частей (экземпляров, листов);
- Просчитываются количество экземпляров и листов документа;
- Проверяются соответствие фактического количества экземпляров и листов документа количеству, числящемуся по учету.
- Выявляют позиции по контрольному журналу, по которым документы не были предъявлены к проверке;
- Разыскиваются документы, не предъявленные при проверке, и проводят проверку соответствия их учетных данных данным на них в учетных карточках;
- Производят установленные отметки о произведенной проверке в контрольных журналах. Например, «Квартальная проверка документов с грифом «Конфиденциально» проведена». Если в журнале имеются незакрытые позиции, она вписывается в итоговую запись: «Квартальная проверка документов с грифом «Конфиденциально» проведена, №№___ не закрыты. Документы в наличии». Запись заверяется подписями лиц, проводившими проверку, с проставлением даты.
- Просчитывают поединично дела с грифом «Конфиденциально», учтенные по номенклатуре, сверив их количество с количеством дел по номенклатуре;
- Проверяют наличие отметок в номенклатуре и оправдательных документов на отсутствующие дела. Выборочно следует проверить полистно дела, наиболее часто выдаваемые исполнителям, а также аккуратность оформления и ведения всех дел с грифом «Конфиденциально», числящиеся по номенклатуре. Против каждой проверяемой позиции в номенклатуре делается условная отметка карандашом. Результаты квартальной проверки наличия документов с грифом «Конфиденциально» оформляются актом.