Совершенствование работы с персональными данными в кадровой службе ООО «ПСО 2 «АСК»

• если персональные данные являются общедоступными;
• когда персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, а получение согласия работника невозможно;
• если обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
• обработки персональных данных по требованию уполномоченных на то государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;
• когда обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения обращения, запроса самого субъекта персональных данных, трудового или иного договора с ним;
• обработки адресных данных, необходимых для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи;
• обработки данных, включающих в себя только фамилии, имена и отчества;
• когда обработка персональных данных осуществляется в целях однократного пропуска на территорию организации или в иных аналогичных целях;
• обработки персональных данных без использования средств автоматизации.

1.4. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности информации, содержащей персональные данные, все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться специалистами отдела кадров организации, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях, а также закреплено   специальным Приказом.

1.5. Режим конфиденциальности персональных данных отменяется в случаях обезличивания этих данных, в отношении персональных данных, ставших общедоступными, или по истечении 75-летнего срока их хранения, если иное не предусмотрено законом.

1.6. В структурных подразделениях организации, имеющих доступ к информации, содержащей персональные данные, формируются и ведутся перечни персональных данных с указанием регламентирующих документов, мест хранения и лиц, ответственных за хранение и обработку данных.

Осуществлять обработку и хранение конфиденциальных данных, не внесенных  в перечень, не допускается.

2.  Виды  персональной информации. Получение  и обработка персональных данных  работников

Персональные данные работника  работодатель получает непосредственно от работника. Полученная информация  подразделяется  Работодателем на категории, для обеспечения должного  хранения:

1 категория – данные относительно  национальной принадлежности, политических  взглядов, религиозных и философских  убеждений, состояния здоровья, интимной жизни;

2 категория – данные, позволяющие  идентифицировать физическое лицо  – субъекта персональных данных  и получить о нем дополнительную  информацию, за исключением персональных  данных, относящихся к категории  1;

3 категория – персональные данные, позволяющие идентифицировать субъекта персональных данных;

4 категория – обезличенные и  (или) общедоступные персональные  данные.

 Работодатель вправе получать  персональные данные работника  от третьих лиц только при  наличии письменного согласия работника.

       Персональные  данные работника составляют:

а) сведения о фактах, событиях и  обстоятельствах частной жизни  работника, позволяющие идентифицировать его, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах  массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

б) служебные сведения, а также  иные сведения, связанные с профессиональной деятельностью работника, в том  числе сведения о поощрениях и  о дисциплинарных взысканиях;

2.1. Документами, содержащие персональные данные являются:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган и присвоения ИНН;
• документы воинского учёта;
• документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;
• карточка Т-2;
• автобиография;
• личный листок по учёту кадров;
• медицинское заключение о состоянии здоровья;
• документы, содержащие сведения о заработной плате, доплатах и надбавках;
• приказы о приеме лица на работу, об увольнении, а также о переводе лица на другую должность;
• другие документы, содержащие сведения, предназначенные для использования в служебных целях.

2.2. Работник организации при  исполнении своих функциональных обязанностей не вправе требовать от работника предоставления информации о политических и религиозных убеждениях и о частной жизни работника. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.3. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения, предусмотренные законодательством. Работник представляет необходимые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений. Анкета работника хранится в личном деле работника (далее – личное дело). В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел кадров, ответственный за ведение личных дел – начальник отдела кадров.

2.4. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна вестись таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных.

2.5. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе лица, осуществляющие такую обработку по договору с Университетом), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

2.6. Должностным лицам, работающим с персональными данными, запрещается разглашать информацию, содержащую персональные данные, устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью.

2.7. Передача персональных данных допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и действующими инструкциями по работе со служебными документами и обращениями граждан, а также по письменному поручению вышестоящих должностных лиц.

2.8. Передача персональных данных не допускается с использованием средств телекоммуникационных каналов связи (телефон, телефакс, электронная почта и т.п.) без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

2.9. После подготовки и передачи  документа файлы, копии, черновики  документа переносятся подготовившим их должностным лицом на маркированные носители, предназначенные для хранения персональных данных.

2.10. Ответы на запросы граждан и организаций даются в том объеме, который позволяет не разглашать в ответах конфиденциальные данные, за исключением данных, содержащихся в материалах запроса или опубликованных в общедоступных источниках.

2.11. В организации обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели, обработки которых заведомо несовместимы. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, исключающие одновременное копирование иных персональных данных, не подлежащих распространению и использованию.

2.12. При использовании типовых форм документов, характер информации которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых Университетом способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, – при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели, обработки которых заведомо несовместимы.

2.13. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию организации, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена локальным актом организации, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию организации без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию организации.

2.14. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

2.15. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, но с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание). Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

2.16. Лица, имеющие отношение к работе с персональными данными, должны быть в обязательном порядке ознакомлены под расписку с настоящей Инструкцией.

2.17. Лица, осуществляющие обработку и (или) хранение персональных данных в Университете, несут ответственность за обеспечение их информационной безопасности. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и хранение персональных данных, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.