Прием иностранных гостей

Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

Ответственный за прием  иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:

Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.

Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:

 

Дата, день недели	Время	Мероприятие	Ответственные лица
22 июня, понедельник	12.00	Встреча в аэропорту	Петров П.П.     Славиков С.С.   Эшмакунова О.О.
	13.30	Размещение в гостинице  «Европа»
	15.00	Обед в ресторане  гостиницы «Европа»
	16.30	Экскурсия по г. Минску	Эшмакунова О.О.
	19.00	Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П.
23 июня, вторник	9.00	Завтрак в ресторане  гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	10.00	Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»	Славиков С.С.
	12.00	Переговоры	Петров П.П.
	14.00	Обед в ресторане  «Журавинка»	Эшмакунова О.О.
	16.00	Продолжение переговоров	Петров П.П
	19.00	Концерт во Дворце Республики	Эшмакунова О.О.
24 июня, среда	9.00	Завтрак в ресторане  гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	10.00	Завершение переговоров. Подписание итоговых документов	Петров П.П
	12.00	Фуршет в офисе ООО  «Лютик»	Эшмакунова О.О.
	14.00	Свободное время
	17.00	Официальный обед с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П
	19.00	Проводы в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.

 

Ответственный за организацию  приема

иностранной делегации Петров          П.П. Петров

 

Смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации

 

Понятно, что такое  мероприятие, как прием иностранной делегации, обойдется принимающей стороне «в копеечку». Для того чтобы заранее спланировать денежные затраты, необходимо составить смету расходов на прием и обслуживание иностранной делегации (далее - смета).

Смета с указанием конкретных статей расходов разрабатывается на основе утвержденной руководителем программы пребывания иностранной делегации. И хотя поручают ее составление чаще всего главному бухгалтеру или экономисту, значительную часть информации (в том числе стоимость проживания и питания в гостинице, тарифы на транспортные услуги и работу переводчика, расходы на культурное и бытовой обслуживание) чаще всего «добывает» секретарь.

Утвержденная руководителем  смета является основанием для оплаты заключенных со сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями договоров на обслуживание иностранной делегации, выставленных ими счетов, а также для выдачи наличных денежных средств под отчет работникам организации для оплаты товаров и услуг, оказываемых за наличный расчет.

При этом следует помнить, что в соответствии с порядком расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь расчеты наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования в нашей стране допускаются в размере не более 50 базовых величин в месяц. На сегодняшний день эта величина составляет 1 750 000 руб. (чуть больше 600 долларов США), что не так и много для оплаты расходов на прием зарубежных гостей, особенно если число членов делегации и сроки ее пребывания достаточно велики. Кроме того, для их осуществления придется еще и брать разрешение у руководителя обслуживающего банка.

Таким образом, расчеты  наличными во время приема иностранной делегации должны производиться в исключительных случаях, что является дополнительным поводом для того, чтобы подготовку к данному событию начинать заблаговременно, по возможности заключая договоры, в которых предусмотрена безналичная форма оплаты.

Если же от расчетов наличными  «не уйти», то нужно производить их, не забывая о действующих ограничениях в данной сфере. Согласно п. 27 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (далее - Инструкция о кассовых операциях), подтверждением приема наличных денег являются следующие первичные учетные документы, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»:

• - квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1 (далее - кассовый ордер формы КО-1);
• - второй экземпляр квитанции формы КВ-1 (далее - квитанция формы КВ-1);
• - квитанция к талону формы 20-фс (далее - квитанция формы 20-фс);
• - другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

А знание п. 37 Инструкции о кассовых операциях позволит вам  избежать многих поводов для конфликтных  ситуаций с бухгалтерией. В соответствии с ним документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

• - кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ1, квитанция формы 20-фс и другие разрешенные приходные документы, в которых заполнены все необходимые (вспомним ст. 9 Закона о бухучете!) реквизиты;
• - кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

Получив у продавца кассовый чек, внимательно изучите его. Если какой­то из перечисленных реквизитов в нем отсутствует, то смело требуйте в дополнение к нему выписку еще одного документа - так называемого товарного чека, в котором должен содержаться номер, наименование юридического лица (инициалы и фамилия индивидуального предпринимателя), дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (выполнения работы, оказания услуги) и оплаченная сумма. Товарный чек должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Есть свои особенности при покупке товаров, выполнении работ и оказании услуг в случае, когда работники получают денежные средства под отчет посредством зачисления на свой картсчет или расходуют их с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек. Однако о них мы расскажем в другой раз.

Приведем пример предварительной  сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.

 

СМЕТА

расходов на прием  и обслуживание делегации из Великобритании

Основание: приказ о приеме иностранной делегации от 01.06.2009 № 50;

Программа пребывания иностранной делегации от 18.06.2009 № 1.

Количество членов иностранной  делегации: 4.

Количество сопровождающих иностранную делегацию лиц: 3.

Время пребывания в г. Минске: с 22.06.2009 по 24.06.2009 включительно.

Цель пребывания: проведение переговоров по ___________________________________________________________________________________________________________________________________

 

№ п/п	Статья расходов	Сумма, руб.	Примечание
1	Оплата 4 одноместных номеров в гостинице «Европа» 22–24 июня (с завтраками)	5 800 000	Безналичная форма оплаты
2	Оплата питания 22–24 июня (4 члена делегации плюс 1–3 сопровождающих лица)	8 500 000	Безналичная форма оплаты
3	Услуги транспортной организации (микроавтобус с водителем) 22–24 июня	750 000	Безналичная форма оплаты
4	Услуги переводчика (по договору подряда) 22–24 июня	1 200 000	Оплата наличными через кассу
5	Культурное обслуживание:
5.1	экскурсия по г. Минску 22 июня	200 000	Наличный расчет
5.2	посещение концерта во Дворце Республики 23 июня	400 000	Безналичная форма оплаты
6	Прочие расходы (фуршет и т.д.)	500 000	Наличный расчет
Итого по предварительной  смете		17 350 000
в т.ч. за наличный расчет		700 000

 

 

Коммерческий директор Петров               П.П. Петров

Главный бухгалтер Ларионова                   М.И. Ларионова

 

Что касается отчета о  приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это  мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день

Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной  делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.

 

Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций

 

Как и любые другие, документы, связанные с приемом  и обслуживанием иностранных  делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.

В хорошо известном вам  Перечне типовых документов органов  государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий  Республики Беларусь по организации  системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:

 

Номер статьи	Вид и название документа	Срок хранения документов
		в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов	в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
924	Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц:
924.1	по месту разработки	Пост.	До замены новыми
924.2	в других организациях	До замены новыми	-"-
925	Предложения посольств  к визитам	Пост.
926	Протоколы совещаний  по подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц	-"-	3 г.
928	Планы приема иностранных  делегаций и официальных лиц	5 л. ЭПК	-"-
930	Отчеты о результатах  визитов иностранных делегаций и официальных лиц	Пост.	-"-
932	Списки членов иностранных  делегаций	-"-
933	Письма с сообщениями  о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц	Пост.	3 г.
934	Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами	5 л. ЭПК	-"-
935	Переписка по организации  приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций	-"-	-"-
936	Журналы учета встреч с представителями иностранных  государств и юридических лиц	Пост.	5 л.
952	Стенограммы и протоколы  переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества	Пост.	10 л.
954	Справки и сведения о  подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах	-"-	3 г.
956	Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах)	-"-	-"-
957	Программы переговоров	-"-	-"-
958	Списки полномочных  представителей и экспертов на переговорах	-"-
960	Переписка о ходе и  результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами	-"-	-"-