Прием иностранных гостей

Для того чтобы обосновать включение тех или иных расходов в состав представительских, организации необходимо самостоятельно разработать порядок и процедуру приема иностранных делегаций и отдельных лиц. К этому вопросу нужно подходить, что называется, творчески. Если гости изза рубежа стали считать вашу организацию «своим вторым домом», т.е. прием иностранных делегаций и отдельных лиц носит у вас систематический характер, то лучше разработать и утвердить отдельное положение об учете представительских расходов организации. В нем должен быть указан порядок решения следующих вопросов:

- приема иностранных  делегаций и отдельных лиц;

- назначения ответственных  за подобный прием работников, в том числе специалистов организации, имеющих право участвовать в переговорах, а также должностных лиц, ответственных за разработку программы пребывания и составление сметы расходов;

- выдачи подотчетных  сумм на представительские расходы  (перечень, работников организации, которые могут получать средства на указанные расходы под отчет);

- расходования средств  на представительские расходы;

- документального оформления  представительских расходов с  указанием срока представления  отчетов и документов, подтверждающих фактические расходы.

В то же время если приезд гостей из-за рубежа для вашей организации - явление из ряда вон выходящее, то в качестве варианта можно предложить издание приказа (распоряжения) руководителя о приеме иностранной делегации и назначении лиц, ответственных за проведение данного мероприятия, разработку программы пребывания и составление сметы расходов.

Кроме положения об учете  представительских расходов организации для обоснованного включения представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) и в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо оформить еще множество других документов, связанных с приемом иностранных гостей. Перечислим наиболее важные из них:

- ходатайство юридического  лица о приглашения членов  иностранной делегации;

- приказ о приеме  иностранной делегации и назначении  лица, ответственного за проведение  этого мероприятия;

- программа пребывания  иностранной делегации;

- смета расходов на  прием и обслуживание иностранной  делегации;

- акт о списании  расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.

Кроме того, в случае необходимости  нужно будет подготовить программу  проведения переговоров, договоры на оказание транспортных услуг и услуг по культурному и бытовому обслуживанию (если для этого привлекаются сторонние организации или индивидуальные предприниматели), услуг по переводу (со специализированной организацией или переводчиком - физическим лицом) и т.д.

Рассмотрим особенности  подготовки некоторых из этих документов.

 

Ходатайство юридического лица о приглашении членов иностранной делегации

 

Для того чтобы иностранные граждане могли к нам приехать, им необходимо получить визы Республики Беларусь на въезд на территорию нашей страны. При этом нужно учитывать нормы Инструкции о порядке выдачи виз Республики Беларусь иностранным гражданам и лицам без гражданства, утвержденной постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 14.06.2006 № 82 (далее - Инструкция № 82). В соответствии с п. 3 этого нормативного акта иностранец может въезжать в нашу страну и выезжать из нее по действительному паспорту или иному заменяющему его документу, предназначенному для выезда за границу, при наличии визы Республики Беларусь (далее - виза). Исключение составляют государства, с которыми международными договорами или решением Президента Республики Беларусь у нас установлен безвизовый режим (пример - Российская Федерация, граждане которой приезжают к нам, когда захотят, не оформляя при этом никаких документов).

Виза представляет собой оформленное  в установленном порядке разрешение, которое дает иностранцу право на пересечение государственной границы Беларуси в целях въезда в нашу страну, пребывания на ее территории и последующего выезда. Действует она в течение указанного в ней срока.

Визы для въезда в Беларусь выдаются дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь, а также консульским управлением Министерства иностранных дел. Услуга эта не бесплатная: за выдачу виз взимается консульский сбор или государственная пошлина.

Визы делятся на однократные, двукратные и многократные. При этом однократная виза дает право на однократный въезд, пребывание и выезд из Республики Беларусь в период указанного в визе срока и в течение указанного количества дней пребывания, но не более 90 суток, что вполне достаточно для проведения любых переговоров.

Поэтому чаще всего члены иностранных  делегаций приезжают в нашу страну по деловым однократным въездным визам. Для осуществления деловой поездки (без права работы по найму) въездная виза выдается на основании ходатайства юридического лица, оформленного на фирменном бланке с указанием его полного наименования, почтового адреса и телефона, а также обязательства данного юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скрепленного его печатью юридического лица, составленного по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 82. Для полноты изложения отметим, что в настоящее время действуют Правила пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.01.2006 № 73.

Более подробную информацию о приглашении  иностранных делегаций и отдельных лиц, а также о документах, которые необходимо подавать для открытия им виз, можно узнать в подразделениях по гражданству и миграции органов внутренних дел по месту расположения вашей организации или в Министерстве иностранных дел.

 

Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия

 

Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия (далее - приказ), должен быть подготовлен заблаговременно, чтобы у назначенных «крайними» сотрудников было время для подготовки. Приказом, вопервых, назначается главное ответственное за прием иностранной делегации должностное лицо, указания которого, связанные с данным поручением, должны выполнять все остальные. Во­вторых, в приказе указывается цель приезда иностранной делегации, время ее пребывания в нашей стране, количество членов делегации, а также работники, сопровождающие делегацию.

Кроме того, в приказе  можно оговорить и некоторые  технические вопросы: место проживания иностранной делегации, организацию питания ее членов с указанием, за чей счет производится оплата, вопросы обеспечения перевода с родного языка зарубежных гостей на русский (напомним, что во время проведения переговоров необходим синхронный перевод), сроки отчета лица, ответственного за прием иностранной делегации, и т.д.

Приведем пример приказа  о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия.

ООО «Лютик»

 

ПРИКАЗ

01.06.2009 № 50

г. Минске

 

О приеме иностранной  делегации из Великобритании

 

Для ведения переговоров  с компанией «Пофигруп лимитед» с целью ____________________________________________________ в ООО «Лютик» прибывает делегация во главе с генеральным директором господином Джоном Литлвиком в количестве 4 (четырех) человек на срок 3 дня с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным  за организацию приема иностранной  делегации коммерческого директора Петрова П.П.

2. Назначить сопровождающими  иностранную делегацию следующих  лиц:

- коммерческого директора  Петрова П.П.;

- начальника отдела  маркетинга Славикова С.С.;

- секретаряреферента  Эшмакунову О.О.

3. Ответственному за  организацию приема иностранной  делегации Петрову П.П. в течение  недели разработать и представить  на утверждение программу пребывания делегации «Пофигруп лимитед».

4. Главному бухгалтеру  Ларионовой М.И. подготовить проект сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации и обеспечить оплату соответствующих договоров, а также выдачу под отчет необходимых наличных денежных средств ответственному за организацию приема иностранной делегации и сопровождающим лицам.

5. Секретарюреференту  Эшмакуновой О.О.:

- обеспечить бронирование  мест для членов иностранной  делегации в гостинице «Европа»;

- организовать питание  членов делегации и сопровождающих  их лиц за счет ООО «Лютик»,  а также их транспортное обслуживание;

- найти переводчика  нужной квалификации (английский  язык, синхронный перевод) и заключить с ним договор подряда на время пребывания иностранной делегации в Республике Беларусь.

6. Ответственному за  организацию приема иностранной  делегации Петрову П.П. в трехдневный срок по завершении приема представить отчет о приеме иностранной делегации.

7. Работникам, получившим  наличные денежные средства на  представительские расходы, в трехдневный срок по завершении приема иностранной делегации представить в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных расходах и вернуть неиспользованные денежные средства в кассу ООО «Лютик».

Генеральный директор ООО  «Лютик» Иванов       И.И. Иванов

 

Программа пребывания иностранной делегации

 

Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.

Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.

Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.

Второй вариант программы  является рабочим документом для  организаторов приема иностранной  делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:

• - лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их;
• - дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия;
• - ответственное за данное мероприятие лицо (лица);
• - количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия;
• - места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц;
• - вопросы транспортного и бытового обслуживания;
• - организация культурной программы;
• - вопросы, связанные с работой переводчика (если кто­то из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д.

В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей  организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).

Приведем пример приказа  об утверждении общей программы  пребывания иностранной делегации.

ООО «Лютик»                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                                     Генеральный директор

                                                                      ООО «Лютик»

                                                                      18 июня 2009 г.

                                                                      И.И. Иванов

 

ПРОГРАММА

18.06.2009 № 1

г. Минск

 

пребывания иностранной  делегации из Великобритании

Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.